Технологии управления документационным обеспечением

Направления автоматизации документооборота

Автоматизация документооборота предполагает автоматизацию процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов. В технологиях, реализующих названные процедуры, используются системы

1. Обработки изображений документов - предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов, сканирования документов для записи на сервер, классификации документов по различным критериям, передачи изображений на рабочую станцию для просмотра, модификации или печати документов. Их целесообразно применять в организациях с большим объемом документооборота.

2. Оптического распознавания символов - позволяют решить проблему перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла, позволяют получать электронную копию документа с печатного листа, либо копию документа, пришедшего по факсу. С помощью сканирующего устройства считывается изображение документа, в результате распознавания текста изображение документа преобразуется в текстовый файл и бумажный документ автоматически преобразуется в электронную форму.

3.Управления документами - обеспечивают автоматизацию хранения, поиска, и управления электронными документами разнообразных форматов, в том числе и изображениями документов. Такие системы облегчают заполнение полей форм документов, избавляя сотрудников от ручного труда, в них реализована функция контроля, предназначенная для передачи заданий исполнителям работ, уведомления о заданиях, требующих выполнения, получения сведений об исполнении заданий. Развитые системы управления документами осуществляют функции индексирования документов, поиска документов по ключевым словам, организации доступа к документу независимо от места его хранения, организации выдачи и возврата документа, рассылки документов и другие функции.

4.Автоматизации деловых процедур - предназначены для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов. Существующие системы автоматизации деловых процессов позволяют производить обработку документов по принятому алгоритму и заранее определенным маршрутам, описывать документопоток в виде диаграмм с указанием сроков и форм представляемых отчетов. При жесткой маршрутизации движение документа по всем рабочим местам определяется заранее, при свободной маршрутизации путь движения документов исполнитель может определить сам.

5. Программное обеспечение для рабочих групп - разрабатывается для предприятий, сотрудникам которых требуется постоянный обмен документами. С его помощью осуществляется хранение, просмотр и совместное использование документов, их маршрутизация, календарное планирование, управление изображениями документов и другие виды работ. Хранение электронных документов осуществляется во внешней памяти ЭВМ в базах данных. Для хранения и поиска данных может быть использован бумажный журнал регистрации входящих и исходящих документов. Некоторые фирмы предлагают электронную регистрацию и поиск документов. Манипулирование электронными документамипредполагает организацию работы с ними, контроль исполнения, электронное распространение, распечатку и тиражирование.

В части 5 настоящей работы - «Банковские информационные системы» рассматриваются системы автоматизации документооборота применительно к указанной сфере, определяются соответствующие нормативные документы, ГОСТы, называются преимущества систем электронного документооборота.

В данном разделе речь будет идти об информационных технологиях управления документационным обеспечением предприятий (Electronic Document Management). Такие системы отличаются различной сложностью, и в их числе выделяют:

- корпоративные ИСУД (Enterprise – centric EDM);

-системы управления информацией (порталы) – (Information Management);

системы управления образами (Imaging);

-системы, ориентированные на бизнес-процессы (Business-process EDM);

-системы управления потоками работ ( Workflow Management);

-системы для автоматизации управления документооборотом.

Характеристики существующих систем управления документационного обеспечения приведены в [Троф ]:

-информационные системы, ориентированные на бизнес – процессы – предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями, потоками работ и др.;

-корпоративные системы – обеспечивают потребности корпоративной инфраструктуры, обеспечивая создание, совместную работу над документами и их публикацию доступную всем пользователям организации;

-системы управления информацией (порталы) обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, Intranet, Extranet. Технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов, позволяют применять статические и динамические публикации для обеспечения большей интерактивности и средств совместн6ой работы;

-системы управления образами – преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, после чего документ может быть использован для работы в электронной форме;

-системы управления потоками работ – обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес – процессов.

Информационные системы управления документами (Electronic Document Management -EDM) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, контроль над потоками документов в организации, преобразование и безопасность документов.

Информационные системы управления делопроизводством обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно - контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства. Системы предназначены для документальной регистрации свершившихся действий в соответствии с принятыми правилами. При этом реализуются функции – обработка и хранение документов регистрации, работа со взаимосвязанными документами, передача документов между исполнителями, контроль исполнительской дисциплины, списание документов в дело, поиск документов по атрибутам, интеграция с внешними системами электронной почты.

На российском рынке представлении достаточно широкий выбор программ для автоматизации управления документами. Например, программа «1С: Электронный документооборот» обеспечивает автоматизацию движения потоков документов в организации, их обработку, хранение и позволяет :

-разрабатывать шаблоны документов и устанавливать правила их заполнения пользователями;

-формализовать жизненные циклы документов;

-устанавливать маршруты прохождения документов;

-контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков обработки документов;

-автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов;

-вести хранилища документов и обрабатывать их и др.

Программа «1-С: Электронная почта» позволяет принимать и отправлять обычные сообщения, осуществлять перенос папки с документами в базу данных.

Система автоматизации документооборота «Документ -2000» является основой для создания корпоративных информационных систем.

Значительные изменения в документообороте происходят в результате использования вычислительных сетей, систем электронной почты, электронной подписи и др.

.

Поиск по сайту: