Помощничек
Главная | Обратная связь


Археология
Архитектура
Астрономия
Аудит
Биология
Ботаника
Бухгалтерский учёт
Войное дело
Генетика
География
Геология
Дизайн
Искусство
История
Кино
Кулинария
Культура
Литература
Математика
Медицина
Металлургия
Мифология
Музыка
Психология
Религия
Спорт
Строительство
Техника
Транспорт
Туризм
Усадьба
Физика
Фотография
Химия
Экология
Электричество
Электроника
Энергетика

Технологии управления документационным обеспечением



Направления автоматизации документооборота

Автоматизация документооборота предполагает автоматизацию процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов. В технологиях, реализующих названные процедуры, используются системы

1. Обработки изображений документов - предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов, сканирования документов для записи на сервер, классификации документов по различным критериям, передачи изображений на рабочую станцию для просмотра, модификации или печати документов. Их целесообразно применять в организациях с большим объемом документооборота.

2. Оптического распознавания символов - позволяют решить проблему перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла, позволяют получать электронную копию документа с печатного листа, либо копию документа, пришедшего по факсу. С помощью сканирующего устройства считывается изображение документа, в результате распознавания текста изображение документа преобразуется в текстовый файл и бумажный документ автоматически преобразуется в электронную форму.

3.Управления документами - обеспечивают автоматизацию хранения, поиска, и управления электронными документами разнообразных форматов, в том числе и изображениями документов. Такие системы облегчают заполнение полей форм документов, избавляя сотрудников от ручного труда, в них реализована функция контроля, предназначенная для передачи заданий исполнителям работ, уведомления о заданиях, требующих выполнения, получения сведений об исполнении заданий. Развитые системы управления документами осуществляют функции индексирования документов, поиска документов по ключевым словам, организации доступа к документу независимо от места его хранения, организации выдачи и возврата документа, рассылки документов и другие функции.

4.Автоматизации деловых процедур - предназначены для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов. Существующие системы автоматизации деловых процессов позволяют производить обработку документов по принятому алгоритму и заранее определенным маршрутам, описывать документопоток в виде диаграмм с указанием сроков и форм представляемых отчетов. При жесткой маршрутизации движение документа по всем рабочим местам определяется заранее, при свободной маршрутизации путь движения документов исполнитель может определить сам.

5. Программное обеспечение для рабочих групп - разрабатывается для предприятий, сотрудникам которых требуется постоянный обмен документами. С его помощью осуществляется хранение, просмотр и совместное использование документов, их маршрутизация, календарное планирование, управление изображениями документов и другие виды работ. Хранение электронных документов осуществляется во внешней памяти ЭВМ в базах данных. Для хранения и поиска данных может быть использован бумажный журнал регистрации входящих и исходящих документов. Некоторые фирмы предлагают электронную регистрацию и поиск документов. Манипулирование электронными документамипредполагает организацию работы с ними, контроль исполнения, электронное распространение, распечатку и тиражирование.

В части 5 настоящей работы - «Банковские информационные системы» рассматриваются системы автоматизации документооборота применительно к указанной сфере, определяются соответствующие нормативные документы, ГОСТы, называются преимущества систем электронного документооборота.

В данном разделе речь будет идти об информационных технологиях управления документационным обеспечением предприятий (Electronic Document Management). Такие системы отличаются различной сложностью, и в их числе выделяют:

- корпоративные ИСУД (Enterprise – centric EDM);

-системы управления информацией (порталы) – (Information Management);

системы управления образами (Imaging);

-системы, ориентированные на бизнес-процессы (Business-process EDM);

-системы управления потоками работ ( Workflow Management);

-системы для автоматизации управления документооборотом.

Характеристики существующих систем управления документационного обеспечения приведены в [Троф ]:

-информационные системы, ориентированные на бизнес – процессы – предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями, потоками работ и др.;

-корпоративные системы – обеспечивают потребности корпоративной инфраструктуры, обеспечивая создание, совместную работу над документами и их публикацию доступную всем пользователям организации;

-системы управления информацией (порталы) обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, Intranet, Extranet. Технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов, позволяют применять статические и динамические публикации для обеспечения большей интерактивности и средств совместн6ой работы;

-системы управления образами – преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, после чего документ может быть использован для работы в электронной форме;

-системы управления потоками работ – обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес – процессов.

Информационные системы управления документами (Electronic Document Management -EDM) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, контроль над потоками документов в организации, преобразование и безопасность документов.

Информационные системы управления делопроизводством обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно - контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства. Системы предназначены для документальной регистрации свершившихся действий в соответствии с принятыми правилами. При этом реализуются функции – обработка и хранение документов регистрации, работа со взаимосвязанными документами, передача документов между исполнителями, контроль исполнительской дисциплины, списание документов в дело, поиск документов по атрибутам, интеграция с внешними системами электронной почты.

На российском рынке представлении достаточно широкий выбор программ для автоматизации управления документами. Например, программа «1С: Электронный документооборот» обеспечивает автоматизацию движения потоков документов в организации, их обработку, хранение и позволяет :

-разрабатывать шаблоны документов и устанавливать правила их заполнения пользователями;

-формализовать жизненные циклы документов;

-устанавливать маршруты прохождения документов;

-контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков обработки документов;

-автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов;

-вести хранилища документов и обрабатывать их и др.

Программа «1-С: Электронная почта» позволяет принимать и отправлять обычные сообщения, осуществлять перенос папки с документами в базу данных.

Система автоматизации документооборота «Документ -2000» является основой для создания корпоративных информационных систем.

Значительные изменения в документообороте происходят в результате использования вычислительных сетей, систем электронной почты, электронной подписи и др.

.

 




Поиск по сайту:

©2015-2020 studopedya.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.