Подготовка к участию в выставке/ярмарке

Каждая выставка/ярмарка является своеобразным срезом вполне конкретной рыночной ситуации, поэтому она предоставляет возможность не только осуществлять поиск соответствующих рынков, но и позиционировать на этих рынках. Правильно выбранная выставка/ярмарка, тщательно организованная работа на ней и использование достигнутых результатов – незаменимый и относительно недорогой комплекс инструментов маркетинга для любого предприятия. Сегодня участие в торговых ярмарках и выставках имеет глобальные цели и стоит на службе всех составляющих комплекса маркетинга.

Весь процесс участия предприятия в выставочно-ярмарочном мероприятии условно можно разделить на три этапа: предвыставочный (этап подготовки участия), выставочный (стадия работы ярмарки, выставки)и послевыставочный [7, c. 119].

Выставочно-ярмарочный бизнес — это громадный, яркий, эффектный спектакль с одной стороны; и тяжелая, кропотливая, ежедневная работа с другой. Руководителю нужно учитывать все факторы: где проводиться выставка; когда; кем. Масштабы и количество выставочно-ярмарочных мероприятий неуклонно растут, поэтому не так легко разобраться в огромном потоке предложений и сделать правильный выбор.

Правильно спланированная выставка/ярмарка является залогом успеха участия предприятия.

Технология принятия решения об участии в выставке/ярмарке, представленная в приложении А, поможет решить настолько ли необходимо участие в выставочно-ярмарочном мероприятии и стоит ли принимать в нем участие вообще. Облегчить данную задачу можно с помощью разработанных критериев, на которые следует обратить внимание:

· размер общей экспозиционной площади;

· степень известности именно этой выставки/ярмарки;

· тематику выставки или ярмарки и ситуацию в отрасли в целом;

· список экспонентов выставки/ярмарки предыдущих лет;

· список экспонентов, уже заявивших о своем участии;

· время проведения выставки/ярмарки и ваш календарный план производства и сбыта;

· цену аренды экспозиционной площади;

· условия участия в общем каталоге [15, c. 40-41].

Учитывая, что конечной целью участия в выставке/ярмарке, помимо оценки позиции предприятия на рынке, возможности изучить политику конкурентов и привнести в свою деятельность рациональные идеи, является продажа, то действия по реализации этой цели должны быть систематизированы.

На предвыставочном этапе предприятие составляет смету стоимости участия, которая представляет собой способ определения расходов, необходимых для его осуществления. Смета устанавливает пределы, в которых должны проводиться расходы, чтобы обеспечить достижение целей, продиктовавших необходимость участия в ярмарке/выставке.

Правильное и своевременное изучение фасада выставочного зала помогает фирме в ее стараниях добиться подходящего размещения стенда и суметь воспользоваться большим стечением посетителей к “знаменитым” стендам, от способности показать товар “лицом” зависят и результаты участия. Стенд – это образ предприятия в миниатюре, воплощающий его общую предпринимательскую культуру. Это уже само по себе действует как средство передачи и приема сообщений и выражает предприятие как единое целое.

В связи с этим стенд должен:

· выделять предприятие;

· привлекать, не будучи вызывающим;

· пробуждать интерес [25, c. 211].

Следует назвать несколько конфигураций стендов, которые используют в практике выставочно-ярмарочного бизнеса на закрытой территории:

Линейный стенд: располагает лишь одной лицевой стороной и является наиболее распространенным типом стендов. Преимуществу использования трех “стен” противостоит целый ряд недостатков, заключающихся в том, что он выходит лицом только на один проход, не способствует созданию мощных точек концентрации внимания.

Угловой стенд: является идеальным решением, в особенности, для мелких и средних фирм, поскольку он легко проектируется и обеспечивает удобный доступ к двум проходам.

«Полуостров»: этот стенд открыт с трех сторон и позволяет экспоненту легко “контролировать” прилежащую территорию.

«Визави»: состоит из двух расположенных друг против друга стендов, обычно линейных, и представляет собой, пожалуй, вынужденное решение для экспонента. Преимущество этого типа – в наличии двух «фасадов», выходящих в один и тот же проход, однако для обслуживания такого стенда требуется больше работников [25, c. 212].

В сфере ярмарок и выставок особое место занимают реклама и связь с общественностью (PR) при этом они так тесно связаны между собой в плане использования коммуникаций, что между ними часто невозможно провести границу. Объяснением этого своеобразия служит тот факт, что участие в таких мероприятиях обычно используется предприятием как удобный случай продвинуться в осуществлении генеральных целей предприятия.

Реклама участия фирмы-экспонента в выставочно-ярмарочном мероприятии - это проводимая в рамках участия в той или иной ярмарке/выставке рекламная компания, целью которой является популяризация имиджа экспонента, ознакомление посетителей с разнообразием его экспонатов и осведомление их о расположении стенда на территории экспозиции.

Стадия работы выставки/ярмарки представляет собой некое красочное шоу с раздачей бесплатных образцов товаров, организацией различных специальных мероприятий (конкурсы, дегустации), передача музыкальных программ, демонстрация видеофильмов, слайдов, проведение пресс-конференций, коктейлей для журналистов и клиентов. В этот период связи с общественностью являются одним из наиболее действенных механизмов поддержки участия, который дает предприятию возможность, параллельно усовершенствовать свой имидж и развить деловые отношения в широком плане. Роль персонала в этот период невозможно переоценить, к принципам его подбора следует отнестись с должным вниманием. Существует три категории работников, которые должны присутствовать на экспозиции:

· технические работники раздают рекламные материалы у входа, разносят их по стендам, обслуживают переговоры и следят за стендом;

· специалисты по «public relations» и стендисты, которые должны легко входить в контакт, останавливать, «завлекать» посетителей на стенд;

· специалисты, глубоко знающие технические и маркетинговые особенности предлагаемой продукции [21, c. 254-259].

Организация работы во время выставки/ярмарки направлена наработу с персоналом, для устранения недочетов; распределение ролей в команде, и их обязательное исполнение; реализацию задач, стоящих перед персоналом и экспонентом; регистрацию бизнес–контактов: анкетирование, выявление целей и потребностей посетителей, заключение контрактов. Особая роль в обеспечении успеха принадлежит стендистам – сотрудникам фирмы, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы. В наиболее общем виде их функции следует определить как работу «на широкую публику», они должны выделять из общей массы посетителей лиц, представляющих интерес для фирмы-экспонента, и обеспечить дальнейший их контакт с менеджерами фирмы.

На послеярмарочной (послевыставочной) стадии начинающейся с момента закрытия выставки и длящейся затем не один месяц, выполняется анализ контактов, осуществленных за период работы стенда, проверка результатов участия, составление отчета об участии, анализ ошибок и удачных решений, регистрация бизнес-контактов, учет и фиксация собранной информации, систематизация информации о клиентах. Оценка участия обозначает методическое проведение сравнения между целями и полученными результатами проверки того, что сделано, что необходимо было сделать, что еще нужно сделать, и представляет собой длительную и многостороннюю процедуру, которая охватывает все маркетинговые цели.

Итак, при планировании любого этапа выставки/ярмарки необходимо применять системный подход, рассматривая ситуацию с разных сторон. На выставке важен любой нюанс, не учитывая который можно постичь неудачу в достижении своих целей. Поэтому планирование, координация и контроль всего процесса организации выставки, ярмарки очень важны.

Поиск по сайту: