Введение в процессно-ориентированное управление организацией
Цель работы: построение процессов верхнего уровня компании.
Описание компании
Некая торгово-производственная компания пригласила консультантов для того, чтобы «описать и оптимизировать бизнес-процессы компании» — формулировка одного из акционеров компании. Акционеры компании имеют несколько таких компаний, разделенных по видам бизнеса и регионам. Консультанты были приглашены в одну из них.
Численность компании.
Общая численность сотрудников компании составляет около 550 человек.
Руководство компанией.
Компанией управляет наемный генеральный директор и четыре исполнительных директора по направлениям. Эти пять человек и представитель акционеров составляют высший орган руководства компании — Совет директоров. Собрания Совета директоров проводятся не реже одного раза в месяц, но регулярность собраний не установлена. Над Советом директоров существует орган управления под названием Совет акционеров. Совет акционеров собирается еженедельно. На Совете акционеров генеральный и исполнительные директоры компании отчитываются перед акционерами об итогах работы за прошедшую неделю.
Характер деятельности компании.
Компания ведет торгово-закупочную и производственную деятельность на рынке товаров повседневного спроса. Примерно половину дохода компания получает от производственной деятельности. Произведенные товары компания продает оптом в торговые сети. Своих розничных магазинов компания не имеет. Вторая половина дохода поступает от торгово-закупочной деятельности в том же сегменте рынка. Компания закупает и продает как товары повседневного спроса, так и сырьё и полуфабрикаты для их производства.
Компания существует на рынке более семи лет. Имеет устойчивый спрос на свою продукцию и услуги. Стремление компаний повысить свою конкурентоспособность требует не только увеличения ассортимента предлагаемых товаров и услуг с лучшими потребительскими свойствами и минимальными затратами на их производство, поиска новых сегментов рынка, но и пересмотра основных принципов менеджмента компании. До недавнего времени компаниями использовался функциональный способ управления деятельностью.
Основные функции, выполняемые подразделениями, приведены в таблице.
№
Подразделение
Числ.
Кому подчиняется
Основные функции
Аппарат генерального директора
1.1
Отдел развития
Начальник отдела развития
1. Анализ информации о ходе работ и подготовка данных для совета директоров
2. Анализ и подготовка заключений по проектам и бизнес-планам
3. Документирование и контроль выполнения планов, мероприятий и решений совета директоров
4. Подготовка предложений о реорганизациях и поддержание структуры компании в актуальном виде
5. Выпуск корпоративной интранет-газеты
1.2
Юридический отдел
Главный юристкон-сульт
1. Юридическая поддержка деятельности компании
2. Участие в претензионной и рекламационной работах с потребителями и поставщиками
3. Участие в работах по оптимизации налоговых и таможенных платежей
4. Представление интересов компании в судебных и других государственных органах
1.3
Секретариат
Административный директор
1. Секретари на рецепшен
2. Ведение внешней деловой переписки
3. Курьерская служба
4. Организационные вопросы деятельности директората
Коммерческий директор
2.1
Отдел маркетинга
Начальник отдела маркетинга
1. Исследование и анализ рынков сбыта продукции
2. Поиск клиентов на производимую и продаваемую продукцию
3. Проведение рекламных кампаний и выставок
4. Разработка и представление на совет директоров планов и мероприятий по новым видам продукции и материалам
5. Планирование продаж
2.2
Отдел закупок
Начальник отдела закупок
1. Закупки сырья и материалов для производства
2. Закупки сырья, материалов и продукции для перепродажи
3. Закупки вспомогательных материалов для обеспечения деятельности компании
2.3
Отдел логистики
Начальник отдела логистики
1. Организация перевозок закупленных товаров и готовой продукции внешними перевозчиками
2.4
Таможенный отдел
Начальник таможенногоотдела
1. Таможенное оформление поступающих и отправляемых грузов
2.5
Отдел продаж
Начальник отдела продаж
1. Продажи производимой продукции
2. Продажи закупленных материалов и продукции
3. Поиск клиентов и заключение договоров
2.6
Складская служба
Начальник складской службы
1. Приемка, хранение и отпуск сырья и материалов (2 склада)
2. Приемка, хранение и отгрузка готовой продукции и закупленной продукции (1 склад)
Производственный директор
3.1
Производство
Начальники цехов
1. Планирование производства по заказам отделов продаж и маркетинга
2. Производство продукции (3 цеха)
3.2
Служба главного инженера
Главный инженер
1. Обеспечение работоспособности производственного оборудования
2. Обеспечение производства энергоресурсами
3. Обеспечение реконструкции, ремонтных и строительных работ для компании
4. Метрологическое обеспечение производства
3.3
Отдел главного технолога
Главный технолог
1. Разработка, внедрение и контроль за исполнением технологии производства продукции, а также хранения и транспортировкой материалов
2. Участие в разработке новых продуктов.
3. Выпуск документации на продукцию
3.4
Служба качества
Начальник ОТК
1. Контроль качества продукции
2. Входной контроль сырья и материалов
3. Сертификация продукции
Финансовый директор
4.1
Бухгалтерия
Главный бухгалтер
1 Ведение бухгалтерского учета
2. Учет движения материальных средств
3. Проведение инвентаризации
4. Составление отчетности для налоговых органов
5. Инкассация наличного оборота (з/плата, командировки и т.д.)
4.2
Финансовый отдел
Начальник финансового отдела
1. Финансовый анализ деятельности компании.
2. Составление проекта бюджета и контроль исполнения бюджета
3. Финансовая оценка проектов и бизнес-планов
4. Контроль финансово-хозяйственной деятельности подразделений
4.3
Отдел IT-обеспечения
Начальник отдела IT- обеспечения
1. Обеспечение функционирования средств связи
2. Обеспечение поддержки функционирования учетных программ
3. Проведение доработок в программном и аппаратном обеспечении по заявкам служб и подразделений
Административный директор
5.1
Транспортный отдел
Начальник транспортного отдела
1. Обеспечение локальных перевозок готовой продукции и материалов клиентам
2. Обеспечение деятельности компании автотранспортом
5.2
Администра-тивно-хозяй-ственный отдел
Начальник администра-тивно-хозяй-ственного отдела
1. Обеспечение функционирования офисного помещения в головном офисе
5.3
Отдел кадров
Начальник отдела кадров
1. Обеспечение подбора и подготовки персонала
2. Кадровый учет
Задание
1. Изобразите организационную структуру компании на момент принятия решения об описании и оптимизации бизнес-процессов.
2. Выделите бизнес-процессы компании, классифицируйте их по видам (управления, развития, основные, вспомогательные, обеспечивающие) и изобразите корневую модель (модель процессов верхнего уровня) компании.
3. Для всех выделенных процессов назовите
a) владельцев,
b) входы (объекты которые преобразовываются в ходе БП),