Помощничек
Главная | Обратная связь


Археология
Архитектура
Астрономия
Аудит
Биология
Ботаника
Бухгалтерский учёт
Войное дело
Генетика
География
Геология
Дизайн
Искусство
История
Кино
Кулинария
Культура
Литература
Математика
Медицина
Металлургия
Мифология
Музыка
Психология
Религия
Спорт
Строительство
Техника
Транспорт
Туризм
Усадьба
Физика
Фотография
Химия
Экология
Электричество
Электроника
Энергетика

Документы оперативной информации



 

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организации и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. (см. #M12293 0 941850042 2028685173 82 24256 398143096 3675456991 233011288 2294407021 996174788прилож. 6.12-6.19#S). Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

 

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это - справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п. Например:

 

#G0 Новомосковское производственное объединение "Азот"       Детский сад № 2
СПРАВКА 10.08.2000 № 113 г. Новосибирск      
Тов. ВАСЮКЕВИЧ Оксана Станиславовна работает техником-конструктором проектно-конструкторского отдела объединения. Оклад - 600 рублей в месяц.  
Начальник отдела кадров Подпись А.В.Иванов
         

 

 

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

 

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога "о" ("об"). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

 

 

Пример оформления внутренней докладной записки:

 

#G0Общий отдел ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА     Генеральному директору объединения
10.05.2000 № 36 г. Новосибирск   О замене пишущих машин     Н.К.Иванову
Довожу до Вашего сведения, что машбюро в настоящее время оснащено пишущими машинками устаревшего образца, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества.   Прошу рассмотреть вопрос о приобретении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.  
Зав.машбюро Подпись Г.Н.Колбина
       

 

 

Пример оформления внешней докладной записки:

 

#G0Министерство образования РФ   Новосибирское областное управление народного образования Октябрьский отдел народного образования   ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА   19.05.2000 № 15   г. Новосибирск   О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха для детей     Генеральному директору Завода точного машиностроения И.И.Петрову
Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 1998 г., мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.   Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте.   Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.  
Зав. районо Подпись Н.И.Пирогова
         

 

 

Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

 

Приведем образцы оформления объяснительных записок:

 

#G0ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 10.04.2000 № 34     О срыве занятий в группе секретарей-референтов     Директору центра "Кадры" Н.И.Иванову
09.04.2000 на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек.   В результате этого занятия пришлось отменить.  
Преподаватель Подпись Г.И.Григорьева

 

 

#G0Наименование организации Производственный отдел   ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 12.01.2000 № 46     Генеральному директору объединения А.А.Зуеву
Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за 1999 г. не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.  
Начальник отдела Подпись Ю.П.Елкин

 

#G0Производственное объединение по добыче железной руды "Крымчермет" шахта "Юзовская"   ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 24.01.2000 № 87   О нарушении производственной дисциплины     Начальнику шахты К.Е.Матвееву
11 января 2000 г. во второй смене во время моего дежурства был разорван силовой кабель, питающий освещение штреков.   Вследствие плохой закрепленности передвижной установки МА-45 произошел ее отрыв от несущей конструкции и наезд на кабель, что привело к разрыву. Ответственный за технику безопасности при экплуатации передвижной установки - рабочий Егоров С.К.   Егоров С.К. ранее также нарушал правила техники безопасности, за что имел взыскания.   Считаю необходимым принять строгие меры дисциплинарного воздействия к Егорову С.К.  
Горный матер Подпись П.Г.Потапов
         

 

 

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

 

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.

 

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (других нормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.

 

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документы. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.

 

Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия*, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел** и т.п.

 

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом "Основание", которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова "Основание" ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:

 

Основание: приказ директора завода от 24.05.2000 № 89 "О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе".

 

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово "Составлен" и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии. Например:

 

#G0Составлен:
Председатель __________________________________________ Должность, фамилия, инициалы
Члены комиссии: 1. ________________________________________ Должность, фамилия, инициалы 2. 3.
Присутствовали: 1. ________________________________________ Должность, фамилия, инициалы 2. +

 

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

 

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна - акт может заканчиваться и констатацией фактов.

 

После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна). Например:

 

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экз. направлен в Минэкономики России

2-й экз. направлен в МПС России

3-й экз. - в дело 05-24.

 

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Например:

 

#G0Председатель комиссии Подпись К.Я.Лакин
Члены комиссии: _____________ Подпись В.Н.Кириллов
  _____________ Подпись И.Н.Потапов
  _____________ Подпись Н.Н.Ламшина

 

Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога "о" ("об") и формулируемый с помощью отглагольного существительного "О проверке",

 

"О приеме-передаче", "О списании", "Об уничтожении" и т.п.

 

Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел - руководителем учреждения. Утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

 

Приведем пример оформления акта:

 

#G0Министерство культуры России Комитет по культуре Администрации _______________________ Наименование области   АКТ 18.05.2000 № 12 г. Новосибирск     УТВЕРЖДАЮ председатель комитета Подпись Н.И.Петров __________________ Дата
О проверке сохранности документов в комитете   Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2000 № 102 "О проверке сохранности управленческих документов".   Составлен комиссией в составе:
Председатель: зам.председателя комитета Сидоров Г.В.
Члены комиссии: 1. Зав.общим отделом Григорьева Н.И.
  2. Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г.
  3. Зам.главного бухгалтера Мышкина С.И.
  4. Референт Прокудина М.В.  
В период с 16 по 18 мая 2000 года комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе.   Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Новосибирским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.   Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета.   Составлен в 2-х экземплярах: 1-й - в дело № 1-23 2-й - в областной архив.  
Председатель комиссии Подпись Г.В.Сидоров
  Подпись Н.И.Григорьева
  Подпись Г.Г.Михайлова
  Подпись С.И.Мышкина
  Подпись М.В.Прокудина
           

 

Телеграмма - документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.

 

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: "внеочередная", "правительственная", "срочная" и т.д. Категория телеграммы указывается перед адресатом.

 

В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения их обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес: Например:

 

#G0КЕМЕРОВО КОЛОС ПЕТРОВУ
КРАСНОЯРК КОБРА МАХИНУ
ТОМСК ГРАНИТ ПАХОМОВУ

 

В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента - заключения. Лишь в исключительных случаях допускают краткое доказательство.

 

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, кавычки - квч, скобки - скб.

 

Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), - (минус), + (плюс), ! (восклицателный знак), ? (вопросительный знак), % (проценты), : (деление) и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.

 

Приведем пример телеграммы:

 

#G0ТОМСК 25 ОБЪЕДИНЕНИЕ ОКСИД   ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ПИЛОМАТЕРИАЛОВ тчк ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ АНДРОН ПЕТРОВ   _______________________________________________________________ 630012, Новосибирск-12, ул. Крылова, 5. Тел. 24-02-83. Р/счет ___________________________ Директор Н.И.Петров Исх. № ___________ Дата _____________

 

 

Пример шифрованной телеграммы:

 

#G0КЕМЕРОВО АГАТ ГРУЗ СТРОИТЕЛЬСТВА ОБЪЕКТА ОТПРАВЛЕН САМОЛЕТОМ ВТОРОГО ФЕВРАЛЯ тчк ПОДТВЕРДИТЕ ПОЛУЧЕНИЕ ДИРЕКТОР КАСКАД СОМОВ _______________________________________________________________ 630070, г. Новосибирск-70, ул. Горького, 24. Каскад. Тел. 24 02 50 Р/счет __________________ Директор К.П.Сомов Исх. № _____________ Дата ________________

#G0Приложения

Приложение 6.1

 




Поиск по сайту:

©2015-2020 studopedya.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.