Помощничек
Главная | Обратная связь


Археология
Архитектура
Астрономия
Аудит
Биология
Ботаника
Бухгалтерский учёт
Войное дело
Генетика
География
Геология
Дизайн
Искусство
История
Кино
Кулинария
Культура
Литература
Математика
Медицина
Металлургия
Мифология
Музыка
Психология
Религия
Спорт
Строительство
Техника
Транспорт
Туризм
Усадьба
Физика
Фотография
Химия
Экология
Электричество
Электроника
Энергетика

Организация работы секретаря-референта



 

Главная фигура делопроизводственного процесса — секретарь-референт.. Его важнейшая задача, которая реализуется при выпол­нении многих функций, — оказание максимальной помощи руко­водителю и экономия его времени.

Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря-референта, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь-рефе­рент либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроиз­водство аппарата управления или крупного структурного подраз­деления в целом, выполняя при этом функции секретаря руководи­теля, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип секретарско-референтской деятельности. Труд секретаря-референта характеризуется широтой и разнооб­разием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретар­ская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные пе­реговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь-референт в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь-референт помимо поручений непосредственного руководителя по роду сво­ей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе сек­ретаря-референта, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инст­рукции.

Наличие должностной инструкции — важнейшая предпосылка рациональной организации секретарской деятельности. Рассмот­рим особенности должностной инструкции секретаря-референта (см. прилож. 1.4).

В разделе «Общие положения» должен быть строго ограничен круг лиц, которым непосредственно подчинен секретарь. Оптималь­ное решение — непосредственное подчинение секретаря-референта одному лицу. Должен быть приведен максимально полный пере­чень инструктивно-методических документов, которыми руковод­ствуется секретарь-референт в своей деятельности, справочных и иных пособий.

Следует определить требования не только к профессиональной грамотности секретаря-референта, но и к его профессиональному умению (например, печатать, оформлять документы, пользоваться множительной техникой, владеть компьютером и т.д.).

В разделе «Функции и задачи секретаря-референта» необходимо в общем плане изложить главные направления деятельности секре­таря-референта. Например: прием и регистрация документов; пред­варительное рассмотрение документов; контроль за исполнением документов; доставка документов; отправка всех видов служебной корреспонденции; прием и передача телетайпограмм; прием и пере­дача телефонограмм; учет явки сотрудников на работу; выполнение машинописных работ; организация приема посетителей; ведение протоколов (стенограмм) совещаний у руководителя; оформление листов временной нетрудоспособности; оформление и регистрация командировочных удостоверений; контроль за формированием дел в подразделениях; контроль за состоянием рабочего места руково­дителя; выполнение поручений руководителя и т.д.

С исчерпывающей полнотой должны быть определены обязан­ности секретаря по каждой из выполняемых им функций (делопро­изводство, машинопись, связь, прием посетителей, обслуживание ру­ководителя и т.д.). При перечислении обязанностей, которые долж­ны излагаться ясно, четко и недвусмысленно, целесообразно указывать действия, вытекающие из тех или иных условий или ре­зультатов выполнения установленных обязанностей.

В разделе «Ответственность секретаря-референта» следует ука­зать ответственность, которую несет секретарь за неполное или неправильное выполнение своих обязанностей, за неправильное использование или неиспользование своих прав. При этом следует иметь в виду, что в аппарате управления не бывает работ, за вы­полнение которых никто не несет ответственность.

Помимо работы с документами секретарь в большинстве слу­чаев выполняет функции, связанные с организацией приема посе­тителей, подготовкой и участием в проведении совещаний и засе­даний, ведет телефонные переговоры, занимается машинописью и' ксерокопированием документов.

Организация приема посетителей — одна из важнейших функ­ций секретаря. При ее выполнении секретарь обязан проявлять так­тичность, умение вступать в контакт с посетителями, самостоятель­но решать некоторые вопросы. Следует различать три группы лиц, с которыми руководитель поддерживает постоянные или разовые контакты, — это сотрудники учреждения, представители других организаций, граждане, которых руководитель принимает при ре­шении вопросов, относящихся к компетенции возглавляемого им учреждения.

Организуя прием сотрудников, целесообразно придерживаться следующих рекомендаций.

Руководитель должен информировать секретаря-референта о лицах, которые могут быть им приняты в любое время без предва­рительной договоренности. Прием остальных работников руково­дитель, как правило, осуществляет в установленные часы, о кото­рых секретарь-референт обязан информировать соответствующий контингент сотрудников. По желанию руководителя секретарь-ре­ферент может вести предварительную запись работников, что по­зволит сократить время ожидания приема; с этой же целью секре­тарь-референт может пригласить работника по телефону.

Если работник настаивает на необходимости встречи с руково­дителем в не отведенное для приема время, секретарь-референт обязан доложить об этом руководителю, сообщив фамилию работ­ника и существо интересующего его вопроса; в дальнейшем сек­ретарь-референт действует согласно указаниям руководителя, ин­формируя о них сотрудника.

Организуя прием работников других учреждений, секретарь-референт обязан выяснить, согласована ли заранее (письменно или по телефону) встреча данного лица с руководителем. Если встреча согласована, то секретарь информирует руководителя о прибытии данного лица, при необходимости напоминает ему об этом и в дальнейшем поступает в соответствии с его указаниями. Если предварительной договоренности не было, секретарь выяс­няет, из какой организации прибыло данное лицо, его фамилию, существо вопроса и, оценив полученную информацию, может направить это лицо в структурное подразделение. Если же воп­рос может решить только руководитель, секретарь-референт док­ладывает руководителю и действует в дальнейшем в соответствии с его указаниями.

Ни при каких обстоятельствах секретарь-референт не должен направлять прибывших лиц к руководителю без предварительного уведомления. Представляя посетителя, секретарь-референт должен четко назвать его фамилию, должность, организацию.

Во время приема следует переключить телефон руководителя на секретаря-референта.

Если в заранее назначенное для приема время руководитель от­сутствует по причинам, известным секретарю-референту, то сек­ретарь-референт обязан от имени руководителя извиниться, объяс­нить причину его отсутствия (задержки) и согласовать время сле­дующей встречи.

Существенно отличны от изложенных обязанности секретаря по организации приема граждан. В большинстве случаев он вы­полняет следующие функции:

• ведет регистрацию граждан, желающих быть принятыми руководителем, при этом в регистрационной форме (карточке) ука­зываются сведения о посетителе и представленные им документы. Опытный секретарь-референт может указать на отсутствие доку­ментов, необходимых для рассмотрения дела;

• обеспечивает порядок в приемной во время приема (регули­рует очередность, подбирает по требованию руководителя необхо­димые документы, приглашает работников аппарата и т.д.);

• при необходимости ведет запись беседы руководителя с ли­цом, прибывающим на прием, делает отметки о ходе рассмотрения дела в карточке или журнале.

Значительную часть рабочего дня секретаря-референта зани­мают телефонные переговоры. При этом для экономии рабочего времени руководителя секретарь-референт должен переадресо­вывать телефонные вызовы, если это возможно, другим работни­кам аппарата управления. Весьма живуча тенденция обращаться к руководителям с второстепенными вопросами. Секретарю-ре­ференту требуется опыт, такт и авторитет, чтобы четко и, глав­ное, с пользой для дела регулировать телефонные обращения к руководителю.

При отсутствии руководителя секретарь-референт записывает должность, фамилию, телефон абонента и при возможности инте­ресующие его вопросы, а затем докладывает руководителю.

Секретарь-референт по телефону обязан дать исчерпывающую информацию о часах приема, наличии или отсутствии руководите­ля на рабочем месте, а в некоторых случаях — о месте его пребы­вания и времени возвращения.

В каждом учреждении может быть круг сведений, которые по телефону не сообщаются. В этом случае секретарь-референт рекомендует абоненту обратиться к руководителю письменно или лично.

Стиль телефонного разговора должен быть кратким и тактич­ным, а содержание — исчерпывающим, не допускающим двойно­го или превратного толкования.

При подготовке и проведении совещания функции секретаря-референта могут быть следующими:

• информирование приглашаемых о месте, времени, повестке дня, докладчиках и т.д. (с этой целью используются телефон, ра­дио, личные контакты, громкоговорящая связь, объявления, при­глашения, лист оповещения и т.п.);

• подготовка списка участников и обеспечение приглашен­ных необходимыми материалами и письменными принадлежно­стями;

• оформление доклада руководителя, подготовка иллюстра­тивных материалов;

• регистрация участников и доклад руководителю о количестве участников, опоздавших, отсутствующих, причинах неявки и т.п.;

• ведение протокола или стенограммы совещания;

• подбор материалов для руководителя;

• выполнение оперативных поручений руководителя, получен­ных в ходе совещания;

• оформление протокола (стенограммы), его размножение и рассылка участникам совещания, контроль за исполнением приня­тых решений.

Качество секретарского обслуживания прямо зависит от уровня подготовки секретаря-референта. В России создана и развивается сеть учебных заведений начального профессионального образования, осуществляющих подготовку этой категории работников.

Задания

1. Расскажите о трех формах организации делопроизводства в учреждениях.

2. Расскажите о целях и задачах службы делопроизводства, фун­кциях, правах и ответственности.

3. Объясните, для чего нужна инструкция по делопроизводству в организации. Составьте приказ об утверждении инструкции по делопроизводству в организации.

4. Какие основные требования предъявляются секретарю-рефе­ренту в современных условиях?

5. Составьте формуляр-образец должностной инструкции, рас­кройте основные разделы инструкции, расскажите об обязаннос­тях руководителя службы делопроизводства.

 

Приложения

Приложение 1.1




Поиск по сайту:

©2015-2020 studopedya.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.