Помощничек
Главная | Обратная связь


Археология
Архитектура
Астрономия
Аудит
Биология
Ботаника
Бухгалтерский учёт
Войное дело
Генетика
География
Геология
Дизайн
Искусство
История
Кино
Кулинария
Культура
Литература
Математика
Медицина
Металлургия
Мифология
Музыка
Психология
Религия
Спорт
Строительство
Техника
Транспорт
Туризм
Усадьба
Физика
Фотография
Химия
Экология
Электричество
Электроника
Энергетика

Организационное построение службы делопроизводства



 

Существует три формы организации делопроизводства: цент­рализованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизу­ются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структур­ными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них вы­полняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму орга­низации делопроизводства, при которой делопроизводственные опе­рации выполняются в различных структурных подразделениях учреж­дения, с организационной структурой службы делопроизводства, име­ющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполня­ют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение до­кументов) и децентрализованно (справочно-информационное обслужи­вание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом раз­мера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в тер­риториально разобщенных (расположенных, например, в различ­ных районах большого города) выбирают централизованную фор­му. В большинстве же учреждений и организаций используют сме­шанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных дело­производственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

• снизить стоимость делопроизводственных операций;

• улучшить организацию труда делопроизводственного персо­нала и, в частности, внедрить его нормирование;

• обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

• использовать прогрессивные и производительные техничес­кие средства;

• обеспечить единство организационного и методического ру­ководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроиз­водственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесо­образной централизации отдельных функций делопроизводства, та­ких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль ис­полнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отде­лов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осу­ществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация или учреждение имеют большой объем доку­ментов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за де­лопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении (см. прилож. 1.1).

С целью регламентации делопроизводственного процесса, оп­ределения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководите­ля учреждения (см. прилож. 1.2).

2. Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями

 

Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразде­лениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных доку­ментах — положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.

Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель это­го подразделения совместно, с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель дру­гого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизвод­ства.

Положение об отделе или его структурном подразделении вклю­чает следующие разделы:

• общие положения;

• основные функции и задачи;

• обязанности, права и ответственность руководителя (этот пункт имеет место в том случае, если не разрабатывается долж­ностная инструкция руководителя);

• организация работы;

• управление подразделением.

Положение должно содержать четкие формулировки, не допус­кающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимо­отношения отдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с этими подразделениями.

При разработке положения об отделе делопроизводства исполь­зуют типовое положение. Его дополняют (при необходимости — сокращают) и корректируют в соответствии с конкретными усло­виями работы данного аппарата управления и его делопроизвод­ственной службы.

Для каждого работника отдела делопроизводства разрабатывает­ся должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обес­печивает условия для его эффективной работы (см. прилож. 1.3).

Инструкция состоит из следующих разделов.

Общая часть. Устанавливаются основные задачи работника (на­пример, осн9вная задача делопроизводителя — регистрация доку­ментов), порядок замещения должности (т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник), профессиональ­ные требования к работнику (уровень образования, стаж работы, должен знать..., должен уметь...), лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

Функции работника. Определяются предмет ведения или учас­ток работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (на­пример, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.).

Обязанности работника. Указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей ин­формации, предполагающие обязательное использование опреде­ленных форм и методов работы (например, периодический конт­роль за формированием дел в структурных подразделениях, прове­дение инструктажей и т.д.), требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок испол­нения поручений, этические нормы, которые необходимо соблю­дать в коллективе. Иногда в этом разделе описываются элементы технологии выполняемых работ.

Права работника. Определяются права работника по реализа­ции порученных ему функций.

Взаимоотношения (связи по должности). Указываются подраз­деления и работники, от которых исполнитель получает и кото­рым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.

Оценка работы. Перечисляются критерии, позволяющие оце­нить степень выполнения работником своих функций и обязаннос­тей, использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения.

Должностную инструкцию подписывает начальник отдела де­лопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, ку­рирующий отдел делопроизводства.




Поиск по сайту:

©2015-2020 studopedya.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.