Основные положения по документированию

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носи­телях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Доку­ментирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефоно­граммы, машинограммы), а также на искусственных языках с ис­пользованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнит­ные ленты, карты, дискеты и др.).

Состав управленческих документов определяется компетенци­ей и функциями организации, порядком решения вопросов, объе­мом и характером взаимосвязей с другими организациями и за­крепляется в табеле документов. Единство правил документирова­ния управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицирован­ных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации — это комплекс вза­имоувязанных документов, созданных по единым правилам и тре­бованиям, содержащих информацию, необходимую для управле­ния в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным до­кументам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управ­ления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, ин­струкции.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, ког­да необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Совместные распорядительные документы организаций, изда­ющих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет пра­вовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, струк­турных подразделений документов вышестоящих органов или до­кументов других организаций осуществляется в форме, установ­ленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения кол­легиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоя­щей. Действие распорядительного документа может быть приос­тановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающих интересы других органи­заций, должны предварительно согласовываться с этими организа­циями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседа­ниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основа­нии записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов; выступлений, справок, проектов постановления или ре­шений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход засе­дания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, печатается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

В пределах своей компетенции организации всех уровней управ­ления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органа­ми, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том слу­чае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен инфор­мацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи ин­формации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: пла­ны работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положе­ния, правила и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

Внутреннее согласование проекта документа должно проводить­ся в следующей очередности:

• с отраслевыми, функциональными, территориальными под­разделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;

• с работниками, ответственными за разрешение функцио­нальных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);

• с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);

• с юридической службой;

• со службой документационного обеспечения;

• с заместителем председателя коллегиального органа или за­местителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания докумен­та осуществляют в следующей очередности:

• с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотноше­ниях, возникающих вследствие издания правового акта, или ког­да содержание документа затрагивает их непосредственные ин­тересы;

• с организациями и научно-производственными объедине­ниями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

• с общественными организациями — при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов;

• с органами, осуществляющими государственный надведомтвенный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.);

• с вышестоящими органами общей или отраслевой компетен­ции в случае, когда законодательством предусматривается возмож­ность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной право­выми актами: уставом или положением об организации, структур­ном подразделении, должностной инструкцией, приказом о рас­пределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколь­ко должностных лиц.

Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-мате­риальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают

руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер). Со­вместные документы нескольких организаций подписывают руко­водители всех организаций.

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов под­писываются председателем и секретарем. Распоряжения, издавае­мые руководителем коллегиального органа в единоначальном по­рядке, имеют одну подпись.

Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководите­ля, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.

Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подго­товку.

Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы ин­формационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

Существуют также документы-приложения. Они могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответству­ющим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение); поясняющие или до­полняющие содержание другого документа; направляемые с письмом в другие организации.

На приложениях к распорядительным документам и приложе­ниях, дополняющих или поясняющих содержание другого доку­мента, в правом верхнем углу печатают:

Приложение

к___________________

(указывается документ)

__________№________

Дата

Если приложений несколько, они нумеруются.

При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наи­менования распорядительного документа, его даты и номера. Со­став реквизитов и порядок оформления документов-приложений должны соответствовать требованиям унифицированной системы документации, к которой относится документ-приложение.

В целях сокращения количества применяемых форм докумен­тов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как тради­ционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утвер­ждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспе­чения. Составление документов, не указанных в табеле, запреща­ется.