Помощничек
Главная | Обратная связь


Археология
Архитектура
Астрономия
Аудит
Биология
Ботаника
Бухгалтерский учёт
Войное дело
Генетика
География
Геология
Дизайн
Искусство
История
Кино
Кулинария
Культура
Литература
Математика
Медицина
Металлургия
Мифология
Музыка
Психология
Религия
Спорт
Строительство
Техника
Транспорт
Туризм
Усадьба
Физика
Фотография
Химия
Экология
Электричество
Электроника
Энергетика

В ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИИ



 

1. Организация документооборота (общие положения)

2. Регистрация и учет поступающих в организацию документов

3. Подготовка и регистрация отправляемых документов

4. Прохождение внутренних документов

5. Учет объема документооборота

6.Контроль за исполнением документов

 

1. Организация документооборота (общие положения)

1. Документооборот — это движение документов в организа­ции с момента их получения или создания до завершения исполне­ния или отправки. Правильная организация документооборота спо­собствует оперативному прохождению документов в аппарате уп­равления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

2. Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обра­ботки информации (руководителями учреждения и структур­ных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множитель­ной службой и т.д.).

По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступаю­щие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руково­дителям, в структурные подразделения и отдельным исполните­лям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, — отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения — внутрен­няя документация.

3. При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой дело­производства и совершенствования организации управленческо­го труда.

При движении документов следует руководствоваться принци­пом однократного пребывания документа в одном структурном под­разделении или у одного исполнителя.

Различные операции по обработке документа следует выпол­нять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Напри­мер, копирование документа, в исполнении которого должны при­нимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.

Копии с документа снимают после рассмотрения его руководи­телем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует ко­личеству исполнителей; подлинник передается ответственному ис­полнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возврат­ного движения документа.

4. Схемы движения всех документов в организации разраба­тываются руководителем службы делопроизводства (общего от­дела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письмен­ные и устные обращения граждан и т.д.). Движение документов в организации, учреждении, где есть служба документационного обеспечения управления, например канцелярия, показано на схеме 3.1.

 

 

 


Схема 3.1. Движение документов в учреждении

- поступающие документы,

- документы, отправляемые из организации,

- внутренние документы.




Поиск по сайту:

©2015-2020 studopedya.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.