«Одно из преимуществ неорганизованности заключается в постоянных приятных откры-гиях». Английский писатель Алан А. Милн, автор «Винни-Пуха», сказавший эти слова, был прав, но к неорганизованным людям приятные открытия, как правило, приходят слишком поздно, и в результате теряется благоприятная возможность. Когда вас, лидера, начинают считать неконтролируемым и неорганизованным, в среде последователей возникает чувство неуверенности и нестабильности.
Организованный человек приобретает особую силу. У него есть твердое чувство целенаправленности, он ясно понимает, что ему нужно, и способен мастерски дирижировать сложными событиями. Когда он объявляет о своих планах, все расставляется по своим местам как будто само по себе. Не тратя лишних сил, он плавно переходит от одного дела к следующему. Люди верят его обещаниям, так как он всегда держит слово. Он готов ко многим неожиданностям. Он становится победителем.
Из всех определений процесса организации я больше всего люблю то, которое дал Кристофер Робин, герой книги «Винни-Пух»: «Прежде чем приступить к делу, надо все организовать, и тогда все получается, как надо».
Моя «золотая десятка» организованности
Установите приоритеты
Людей очень трудно заставить делать две вещи: во-первых, браться за дела в порядке их важности, и, во-вторых, продолжать делать дела в порядке их важности. Четырехкратный премьер-министр Великобритании во второй половине XIX столетия Уильям Глад-стон говорил: «Мудр тот, кто не тратит сил на дело, для которого не годен; но еще мудрее тот, кто из многих дел, на которые он способен, решительно выбирает и делает лучшее».
Важные события в моей жизни (например, выступления на семинарах) расписаны на год-два вперед. В последнюю неделю каждого месяца я трачу два часа на планирование своего расписания на следующий месяц. Я составляю список своих обязанностей, оцениваю их важность и предполагаемые затраты времени на их выполнение. Это позволяет мне без задержек продвигаться вперед и не сбиться с пути. Когда задание выполнено в намеченное время, я вычеркиваю его из месячного плана.
Занесите намеченные мероприятия в деловой календарь
Когда список готов, я даю его своему секретарю Барбаре, заносящей мероприятия в мой деловой календарь. Это позволяет мне противостоять давлению множества посторонних дел, каждый день требующих моего внимания и времени. Помимо этого, месячный план работы повышает мою ответственность за их выполнение, так как в планируемых мероприятиях принимают участие и другие люди.
Предусмотрите время для неожиданных дел
Время, предусматриваемое для неожиданных дел или преодоления проблем, зависит от характера вашей работы. Чем в большей степени ваша работа связана с контактами с людьми, тем больше времени следует предусмотреть «про запас». Я выделяю на неожиданные дела полчаса в неделю, и это время заносится в мой деловой календарь.
Выполняйте дела по одному
Хороший генерал не будет вести битву на несколько фронтов одновременно. То же самое можно сказать и о хорошем лидере. Если сразу несколько дел будут требовать вашего внимания, вы можете почувствовать, что вот-вот утонете под ними.
На протяжении многих лет я использую следующие принципы:
■ Составьте список необходимых дел.
■ Проранжируйте их по степени важности.
■ Отведите для каждого дела отдельную папку.
■ Делайте все дела по очереди.
Организуйте рабочее пространство
Мое рабочее пространство разделено на два: административное и творческое. Административное пространство — кабинет, где стоит мой рабочий стол и стол моего секретаря, есть место для совещаний с ведущими членами моей организации. Здесь висит мой план работы на месяц, стоят компьютеры, хранятся папки с документами. Мое творческое пространство — уединенный кабинет, где стоят книги и копировальный аппарат, хранятся мои рукописи. Доступ сюда ограничен. В этом кабинетике я могу спокойно читать, работать или просто думать.