Представництво у цивільному процесі - це правовідношення, в силу якого представник здійснює процесуальні дії від імені та в інтересах особи, яка бере участь у справі, з метою захисту її прав.
Представників в процесі можуть мати: сторони, треті особи (з самостійними вимогами чи без таких), особи, які відповідно до закону захищають права чи інтереси інших осіб.
Процесуальний інститут представництва є відносно самостійним щодо представництва, яке є в цивільному праві. Процесуальне представництво, зокрема, відрізняється наступним:
а) процесуальне представництво здійснюється в межах цивільної справи, що розглядається судом;
б) метою процесуального представництва є надання особі, яка бере участь у справі, допомоги у захисті прав та інтересів та реалізації її процесуальних прав;
в) допускається так зване "подвійне представництво", коли, наприклад, законний представник доручає ведення справи договірному;
г) в процесі поряд із представником може брати участь, а іноді повинен довіритель (у справах щодо усиновлення - ст. 223 Сімейного кодексу України);
д) повноваження представника визначаються процесуальним законом, але можуть бути обмежені довіреністю.
Тобто цивільно-процесуальне представництво відрізняється від цивільного функціями і змістом правовідносин, підставами їх виникнення.
ЦПК України відносить представника до числа осіб, що беруть участь у справі, і цим підтверджує, що він наділений юридичною заінтересованістю і є самостійною процесуальною фігурою.
Особиста участь у справі особи не позбавляє її права мати в цій справі представника. Процесуальний представник не заступає сторону у цивільному судочинстві (за винятком законних представників - батьків, опікунів, піклувальників), а діє поряд з нею, на захист її суб'єктивних прав і охоронюваних законом інтересів. Особиста участь у справі громадянина чи органу управління юридичної особи не є перешкодою для реалізації ними права мати у цій справі представника.
Захист у суді прав та інтересів недієздатних чи обмежено дієздатних громадян їхніми батьками, усиновителями, опікунами чи піклувальниками не позбавляє таких громадян права мати субпредставника (договірного представника), оскільки вони самі є законними представниками зазначених осіб (ч. 5 ст. 39 ЦПК України).
Юридичних осіб представляють їхні органи, що діють у межах повноважень, наданих їм законом, статутом чи положенням, або їх представники.
Державу представляють відповідні органи державної влади в межах їх компетенції через свого представника. Наприклад при представництві держави у Європейському Суді з прав людини участь у справі приймає Міністерство юстиції України.
За ступенем обов’язковості представництво в цивільному процесі можна умовно поділити на два види:
1. обов’язкове – виникає на підставі закону, адміністративного чи судового акту;
2. факультативне – виникає на підставі цивільно-правової угоди.
За підставами виникнення розрізняють законне та договірне представництво:
1. договірне – підставою його виникнення є волевиявлення сторін, при якому представника і особу, чиї інтереси він представляє, пов'язує договір доручення або трудовий договір (таке представництво здійснюється адвокатами, юрисконсультами по справах своїх організацій тощо);
2. законне представництво – підстави його виникнення передбачені законом (наприклад, ст. 172 СК передбачає, що повнолітні мають право звернутися за захистом прав та інтересів непрацездатних, немічних батьків як їх законні представники).
За ознаками особи, в інтересах якої здійснюється представництво, його можна поділити на такі види:
1. представництво фізичних осіб – підставою такого представництво є закон або цивільно-правова угода;
2. представництво юридичних осіб – таке представництво базується, як правило на трудовій угоді.
Права, свободи та інтереси малолітніх осіб віком до чотирнадцяти років, а такожнедієздатних фізичних осіб захищають у суді відповідно їхні батьки, усиновлювачі,опікуни чи інші особи, визначені законом.
Права, свободи та інтереси неповнолітніх осіб віком від чотирнадцяти до вісімнадцяти років, а також осіб, цивільна дієздатність яких обмежена, можуть захищати у суді відповідно їхні батьки, усиновлювачі, піклувальники чи інші особи, визначені законом. Суд може залучити до участі в таких справах неповнолітню особу чи особу, цивільна дієздатність якої обмежена. Права, свободи та інтереси особи, яка визнана безвісно відсутньою, захищає опікун, призначений для опіки над її майном. Права, свободи та інтереси спадкоємців особи, яка померла або оголошена померлою, якщо спадщина ще ніким не прийнята, захищає виконавець заповіту або інша особа, яка вживає заходів щодо охорони спадкового майна. Законні представники можуть доручати ведення справи в суді іншим особам.
Представником у суді може бути адвокат або інша особа, яка досягла вісімнадцяти років, має цивільну процесуальну дієздатність і належно посвідчені повноваження на здійснення представництва в суді
Одна й та сама особа не може бути одночасно представником іншої сторони, третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору або беруть участь у справі на другій стороні.
Не можуть бути представниками в суді особи, які діють у цьому процесі як секретар судового засідання, перекладач, експерт, спеціаліст, свідок.
Судді, слідчі, прокурори не можуть бути представниками в суді, крім випадків, коли вони діють як представники відповідного органу, що є стороною або третьою особоюв справі, чи як законні представники.
Процесуальний представник має право вчиняти всі процесуальні дії, що і особа, інтереси якої він представляє. Тобто фактично у ч. 1 ст. 44 ЦПК йдеться не лише про передбачені ст. 27 ЦПК загальні права і обов'язки осіб, які беруть участь у справі, а й про спеціальні права і обов'язки сторін, передбачені статтями 31, 175 ЦПК України. Єдиною умовою у даному випадку є наявність повноважень на ведення справи у суді.
При цьому доцільно враховувати, що довіритель вправі обмежити повноваження представника у суді вчиненням лише певного обсягу процесуальних дій, наприклад, здійснити представництво лише у суді першої інстанції без права укладати мирову угоду, відмовлятися від позову або визнавати його повністю чи частково тощо. Такі застереження можуть бути висловлені у довіреності або договорі.
Представництво можливе лише за умови прийняття судом повноважень представника на ведення справи у суді, які належним чином підтверджені. Зокрема, якщо під час розгляду справи буде встановлено, що заяву від імені заінтересованої особи подано особою, яка не має повноважень на ведення справи, то застосовуватиметься п. 2 ч. 1 ст. 207 ЦПК і вона буде залишена без розгляду.
Повноваження процесуального представника можуть бути посвідчені декількома способами:
-відповідними документами, оригінали або копії з яких мають бути подані до суду та приєднані до матеріалів справи;
Перелік документів, що посвідчують повноваження представника у цивільному процесі, визначено ст. 42 ЦПК:
1) довіреність фізичної особи - це письмовий документ, який має бути посвідчений нотаріально або з урахуванням положень ст. 40 Закону України «Про нотаріат», який надає право представнику на вчинення процесуальних дій від імені та в інтересах довірителя. Згідно з нормами ЦПК довіреність на представництво у суді може бути посвідчена особою за місцем роботи, навчання або проживання;
2) довіреність юридичної особи або документ, що посвідчують службове становище і повноваження її керівника. Така довіреність видається за підписом посадової особи, уповноваженої на це законом, статутом або положенням з прикладенням печатки юридичної особи. Як правило, іншими документами можуть бути наказ про призначення керівника або витяг з рішення загальних зборів засновників тощо. Разом з тим при оформленні повноважень представника, який діє від імені та в інтересах юридичної особи, особливо слід звертати увагу на організаційно- правову форму відповідної юридичної особи та враховувати положення норм ЦК. У ЦК встановлені певні особливості використання довіреностей для підтвердження повноважень представників юридичних осіб. Зокрема, за ст. 122 ЦК, якщо ведення справ повного товариства доручено окремим учасникам повного товариства, інші учасники можуть вчиняти правочини від імені товариства за наявності у них довіреності, виданої учасниками, яким доручено ведення справ товариства. Статтею 136 ЦК встановлено, що вкладники командитного товариства можуть діяти від імені товариства тільки за довіреністю;
3) свідоцтво про народження дитини або рішення про призначення опікуном, піклувальником чи охоронцем спадкового майна.
Оскільки патронатний вихователь прирівнюється до опікунів та піклувальників, то для представництва ним у цивільному процесі останній повинен подати рішення органу опіки та піклування про призначення його патронатним вихователем (ст. 255 СК). Якщо інтереси безвісно відсутньої особи у процесі представляє опікун, призначений для опіки над його майном, то подається рішення про призначення його опікуном. А ось щодо особи, яка є охоронцем спадкового майна, то таку особу призначає нотаріус, який для ствердження його повноважень за аналогією з виконавцем заповіту (ч. 4 ст. 39 ЦПК) видає цим особам свідоцтва, які й повинні подаватися суду для посвідчення їхніх повноважень як представників;
4) ордер, виданий відповідним адвокатським об'єднанням або договором. З урахуванням положень Закону України «Про адвокатуру», поняття «ордер, виданий відповідним адвокатським об'єднанням» є лише застарілою нормою, яка не повинна мати місце у нормах чинного ЦПК. Отож зазначимо, що правовідносини між адвокатом і довірителем виникають з моменту посвідчення договору доручення, який укладається з адвокатом або адвокатським об'єднанням, фірмою тощо. Даний договір доручення та свідоцтво про право на заняття адвокатською діяльністю слід подавати до суду у разі здійснення представницьких функцій адвокатом.
Слід зазначити, що наявність представника у справі не звільняє особу від обов'язку надати особисті пояснення у справі, якщо суд визнає це за необхідне (п. 4 ч. 1 ст. 169 ЦПК). Дане положення пов'язане з тим, що сторони і треті особи, як правило, є безпосередніми учасниками спірних правовідносин, а представники - лише їх процесуальними представниками, тому вони не повинні висловлювати відомості про обставини справи від власного імені, якщо не були безпосередніми учасниками відповідних подій. Зокрема, поширеними є випадки, коли представництво прав декількох позивачів на підставі довіреності надається одному із співпозивачів, тоді він є одночасно і стороною, і представником інших осіб.