Обробка документів з грифом секретності

Вихідна кореспонденція, що має гриф секретності, пересилається тільки через режимно-секретний орган.

Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.

Заголовок до тексту, незалежно від виду документа, повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким та ємким, точно передавати зміст тексту.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

При отриманні документів на відправку необхідно перевірити наявність усіх примірників та аркушів надрукованих документів і чернеток, відповідність реєстраційних номерів на документах номерам у журналах обліку, правильність адресування, оформлення та наявність додатків, правильність оформлення документа (наявність на документі підпису та адреси (кому направляється документ, його поштова адреса), точність даних про додатки, наявність вказівки про місце знаходження копії, помітки “Особисто”, якщо документ підлягає врученню особисто адресату, наявність літери “М” на мобілізаційних документах. Звірити гриф секретності і реєстраційні номери на кожному аркуші документа, перерахувати аркуші в документі і чернетці та списати документ і чернетку у внутрішньому описі документів, які знаходяться у виконавця.

Гриф секретності супроводжувального листа повинен відповідати найвищому ступеню секретності відомостей, які містяться як у самому листі, так і в додатку до нього.

При розробці документів без грифа секретності дозволяється посилання на дату і номер документа з грифом секретності.

Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. При цьому обов’язково зазначаються посадова особа, яка підписала документ, її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або друкується, наприклад: “в.о.”, “Заст.”). Не допускається підписання документа з прийменником “За” або написання косої риски перед найменуванням посади.

Документи, що надійшли на підпис з інших установ чи структурних підрозділів режимно-секретних органів та підписані керівництвом міністерства або іншою, вищестоящою установою, можуть бути надіслані адресатам за реєстраційними номерами згідно з журналом обліку документів, які отримані на підпис керівництвом і на розсилання адресатам.

Примірник вихідного документа, який залишається у справі, може оформлятися не на бланку, але повинен мати всі необхідні реквізити, у тому числі реєстраційний (обліковий) номер, дату і засвідчену виконавцем позначку про те, ким підписаний документ. Всі службові документи мають бути датовані.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, – дата його прийняття; для документа, що затверджується, – дата затвердження. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні проставлятися цифровим засобом.

Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 12 січня 2002 року слід писати: 12.01.02. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 квітня 2002 року слід писати: 03.04.02. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч.

Документи з обмежувальною позначкою “Особисто” направляються із зазначенням посади та прізвища адресата.

Облік підготовлених документів здійснюється у журналі обліку підготовлених документів.

При направленні великої кількості додатків до супровідного листа, якщо перелічити їх номери у картці чи в журналі неможливо, у графі “Вид та короткий зміст” журналу обліку підготовлених документів чи в картці обліку підготовлених документів вказується прописом тільки загальна кількість аркушів додатків.

При направленні документів із супровідним листом на пакеті проставляється реєстраційний номер супровідного листа. Документи можуть бути направлені адресатам за своїми реєстраційними номерами без супровідних листів, якщо призначення цих документів не вимагає пояснень. При направленні документів без супровідного листа на пакетах, в яких містяться такі документи, проставляються реєстраційні номери усіх документів із зазначенням номерів примірників, а до журналів обліку заноситься номер реєстру та дата відправлення.

При складанні опису на матеріали, що входять у документ, вказуються реєстраційні номери, гриф секретності, вид матеріалу, порядкові номери аркушів кожного матеріалу в документі.

Поиск по сайту: