Додатки до вихідного документа

Додатки доповнюють окремі питання, що висвітлюють у документі, або документ

загалом.

Види додатків:

ü додатки, які є самостійними документами та які надсилають разом із супровідним листом;

ü додатки, які пояснюють або доповнюють зміст основного документа, наприклад, договору чи угоди;

ü додатки, які затверджують або вводять у дію розпорядчими документами підприємства чи рішеннями колегіальних і дорадчих органів.

Про наявність додатків до вихідних документів, передусім до службових листів, свідчить відповідна відмітка, яку оформлюють нижче тексту документа, перед підписом посадової особи, без відступу від межі лівого берега.

У свою чергу, у самому додатку має бути зафіксовано посилання на документ, до якого оформлюють цей додаток [6].

Комп’ютерне оформлення документів

Підготувати проект документа в електронному вигляді за допомогою комп’ютера

може працівник, відповідальний за організацію діловодства в структурному підрозділі.

Для оформлення текстів службових документів використовують гарнітуру Times New Roman, шрифт розміром 12–14 друкарських пунктів. Текст документів на папері формату А4 (210 × 297 мм) рекомендовано друкувати через 1–1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 (148 × 210 мм) — через 1 міжрядковий інтервал.

Заголовок до тексту документа оформлюють без відступу від межі лівого берега, максимальна довжина рядка становить 73 мм (приблизно 28 знаків, надрукованих гарнітурою Times New Roman із розміром шрифту 14 друкарських пунктів [1].

Погодження і (або) візування документів

У разі потреби в оцінці доцільності видання документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюють зовнішнє погодження проекту документа зі сторонніми підприємствами чи іншими юридичними особами і (або) внутрішнє погодження (візування) цього проекту всередині самого підприємства (зі структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до своєї компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа).

Для того щоб уникнути почергового погодження (візування) проекту й скоротити

час цієї процедури, копії підготовленого проекту слід одночасно направити всім посадовим особам і стороннім юридичним особам, які беруть участь у погодженні (візуванні) документа. Копії можна надсилати як в електронному, так і в паперовому вигляді, залежно від прийнятої на підприємстві системи організації документообігу.

Наприклад, якщо на підприємстві запроваджено систему електронного документообігу, посадовим особам цього підприємства на візування надсилають електрон ні

копії проекту документа.

Визначення кола посадових осіб, які повинні завізувати проект вихідного

документа, залежить від змісту цього документа. Якщо в ньому порушено юридичні питання,

зокрема ті, що стосуються прав, обов’язків підприємства, його керівництва, виконання договірних зобов’язань, є посилання на законодавчі, інші нормативно-правові акти, то такий документ має обов’язково завізувати юридична служба (юрисконсульт) підприємства. Якщо вихідний документ містить фінансові зобов’язання підприємства чи іншу інформацію фінансового характеру, такий документ візує фінансова служба (головний бухгалтер) підприємства. Зокрема, це стосується гарантійних листів.

На підставі зауважень і пропозицій, отриманих відповідальним виконавцем за результатами погодження (візування) проекту документа, до нього вносять відповідні зміни й доповнення.

Підписання документа

Остаточно підготовлений проект документа передають на підписання керівнику

підприємства, або одному з його заступників, або керівнику структурного підрозділу, якщо останній має право підпису вихідних документів. Як правило, керівник підприємства (або за його дорученням заступник) підписує документи, що надсилають на адресу вищих та центральних державних органів, зокрема організації вищого рівня, до сфери управління якої належить відповідне підприємство, а також народним депутатам України. Вихідні документи, адресовані стороннім підприємствам або іншим юридичним особам і громадянам, можуть підписувати заступники керівника або керівники структурних підрозділів підприємства. Але, як свідчить практика, найчасті ше це робить сам керівник підприємства.

Керівник підприємства повинен розглядати й підписувати лише документи, що містять рішення з найважливіших питань діяльності підприємства. Другорядними питаннями займаються керівники структурних підрозділів та інші посадові особи в межах своєї компетенції

До передання проекту документа на підписання відповідальний виконавець повинен ретельно перевірити правильність формулювання його змісту, оформлення в цілому й окремих реквізитів документа, наявність усіх необхідних віз і додатків, а також матеріалів, на підставі яких його було підготовлено. Ці матеріали (відеозаписи, компакт-диски, схеми, малюнки, креслення, паперові документи тощо) передають керівникові разом з проектом документа або ж вони знаходяться у відповідального виконавця, який на вимогу керівника передає їх йому. Наприклад, доручення організації вищого рівня або ініціативний лист іншої юридичної особи завжди прикладають до листа-відповіді, що подають керівникові на підписання.

При підписанні документа керівник може внести до нього свої виправлення й доповнення. У такому разі відповідальний виконавець повинен урахувати їх, доопрацювати проект і подати на підписання виправлений остаточний варіант документа.

При цьому попередній варіант документа з правками керівника не знищують, а залишають на зберігання у відповідній справі.

Передання вихідних документів на підписання керівникові здійснюють через його

помічника (секретаря) або через службу діловодства підприємства. При цьому секретар або працівник зазначеної служби має право не прийняти документ, якщо він оформлений з порушеннями встановлених вимог.

Реєстрація документа

Після підписання або затвердження керівником підприємства вихідний документ

підлягає обов’язковій реєстрації.

Реєстрація вихідного документа – це запис облікових даних про документ за

встановленою формою, що фіксує факт відправлення шляхом зазначення на ньому відповідному встановленому на бланку місці дати й реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах (журналі, картотеці, електронній базі даних) певних відомостей про цей документ.

Вихідні документи слід реєструвати в день їх відправлення адресатові.

Використання журнальної форми реєстрації документів допускається на невеликих підприємствах з обсягом документообігу до 600 документів на рік.

Журнал реєстрації можна вести в зошиті формату А4 або складати його з окремих аркушів-бланків, що дасть змогу заповнювати їх будь-якими засобами запису й поступово повністю сформувати журнал, у тому числі з одночасним уведенням інформації в комп’ютер і подальшим її роздрукуванням.

Поиск по сайту: