Підготовка проекту документа

Підготовку вихідного документа починають зі складання проекту документа. Зазначену роботу виконує структурний підрозділ, діяльність якого найбільше стосується змісту цього документа. Утім, до підготовки проекту документа може бути залучено відразу кілька структурних підрозділів одного підприємства, наприклад, відділ кадрів і бухгалтерію. При цьому відповідальним (головним) виконавцем, як правило, призначають одну посадову особу, яка повинна координувати виконання документа іншими працівниками.

На цьому етапі здійснюють:

ü формулювання тексту документа на підставі інформації, задля фіксування якої цей документ створюють;

ü формулювання заголовка до тексту документа;

ü визначення адресата(-ів), якому(-им) планується направити документ;

ü опрацювання додатків до документа в разі їх наявності;

ü комп’ютерне оформлення проекту документа.

Заголовок до тексту документа

Заголовок повинен містити стислий виклад змісту документа, бути коротким, граматично узгоджуватися з назвою документа та відповідати на питання «про що?», «кого?», «чого?».

Вихідні документи, зокрема службові листи, обов’язково повинні мати заголовки до тексту, адже це значно полегшує роботу з ними на всіх етапах їх проходження: від реєстрації на підприємстві-адресанті до направлення їх до справи після виконання на підприємстві-адресаті. Водночас документи (у тому числі й службові листи), надруковані на папері формату А5, дозволено надсилати без заголовка.

Текст документа

Текст документа має бути сформульований стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень і вживання слів та зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Текст вихідного службового листа найчастіше оформлюють у вигляді суцільного зв’язного тексту, а додатки до нього можуть бути оформлені в анкетній і (або) табличній формі.

Суцільний зв’язний текст,як правило, має дві частини. У першій (вступній) зазначають підставу, обґрунтування або мету складання документа, у другій (заключній) — висновки, пропозиції, прохання. В окремих випадках текст документа може містити лише одну частину, в якій висловлено прохання без додаткових пояснень.

Анкетну форму текстувикористовують у разі викладення в цифровому або словесному вигляді інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені назви ознак, за якими проводять опис об’єкта, а змінною — конкретні характеристики об’єкта.

Табличну форму текстувикористовують у разі викладення в цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуть з великої літери, підзаголовки — з малої, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої, якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставлять. Заголовки й підзаголовки граф і рядків таблиці мають бути сформульовані в називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків та граф уживають лише загальноприйняті умовні позначення й скорочення. Якщо таблиця продовжується на кілька сторінок, її графи нумерують на першій та наступних сторінках.

Мову текстувихідного документа обирають з урахуванням територіального розташування адресата. Тексти документів, які надсилають зарубіжним адресатам, можна складати українською мовою, мовою країни-адресата чи однією з мов між народного спілкування. Документи, що їх направляють до державних органів, слід складати тільки українською мовою.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту. Це прискорює розгляд документа, його виконання та сприяє правильному формуванню справ.

Адресат

Вихідні документи підприємства адресують іншим підприємствам, їх структурним підрозділам або конкретним посадовим особам, а також іншим юридичним і фізичним особам, як правило, у відповідь на запити цих осіб.

Адресування документа оформлюють за допомогою реквізиту «Адресат», що містить сукупність точних і повних даних, згідно з якими документ має бути доставлений за місцем призначення.

Реквізит «Адресат» може мати такі складові:

ü назва підприємства-адресата;

ü назва структурного підрозділу;

ü назва посади одержувача;

ü прізвище та ініціал(и) одержувача;

ü поштова адреса.

Кожну зі складових цього реквізиту розташовують з нового рядка без розділових знаків (крапок, ком тощо). Відстань між ними має становити півтора міжрядкових інтервали. Максимальна довжина рядка не повинна перевищувати 78 мм і має обмежуватися правою межею текстового берега.

До реквізиту «Адресат» може входити й поштова адреса. Складові поштової адреси оформляють відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку (затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 року № 270; далі — Правила № 270) у такій послідовності:

ü назва підприємства-адресата (для юридичної особи) або прізвище, ім’я, по- батькові (для фізичної особи) у називному відмінку;

ü назва вулиці, номер будинку, а за наявності й корпусу, номер офісу чи квартири;

ü назва населеного пункту (міста, села, селища міського типу);

ü назва району, області;

ü назва країни (для міжнародних поштових відправлень);

ü поштовий індекс.

Поиск по сайту: