Діловодство як документаційне забезпечення управління справами на підприємстві

ВСТУП

В кожній установі, організації, на підприємстві документи перебувають в постійному обігу. Для цього потрібно створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами на всіх етапах опрацювання документів - від моменту створення чи одержання документа до його знищення або відправлення на архівне зберігання.

Існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами: приймання і реєстрація, розгляд керівником, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка і передача справ до архіву.

Обіг документів повинен бути прямоточним, тобто, виключати зворотні, зигзагоподібні та інші маршрути. Повинен діяти принцип одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця.

Основу правильної організації обігу документів становить чітке розмежування функцій і обов'язків між працівниками підприємства. Точне знання обов'язків підвищує відповідальність кожного співробітника, в той же час виключає дублювання операцій при роботі з документами. Для встановлення єдиного порядку складання документів і організації роботи з ними на підприємстві розробляється інструкція з діловодства. До неї вводяться зразки правильно оформлених документів і правила роботи з ними.

Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому [5].

Діяльність будь-якого підприємства супроводжується формуванням, поширенням і використанням вхідної, внутрішньої та вихідної інформації, отже в сукупності утворює документний потік даної організації. У зв'язку із зростанням обсягу інформації і ускладненням професійних потреб вимоги до якості документів постійно зростають [3].

Саме зі зміною ролі інформації у діяльності підприємства, перетворенням її у стратегічний ресурс розвитку, появою необхідності оперативно спілкуватися з іншими підприємствами та установами актуальність дослідження порядку оброблення та відправлення вихідних документів очевидна.

Метою домашньої роботи є визначення ролі, місця і призначення вихідних документів, порядку їх обробки та відправлення адресату, правильного оформлення вихідних документів, етапів їх проходження по підрозділах установи, доведення необхідності реєстрації та архівування копій таких документів.

РОЗДІЛ 1. ВЕДЕННЯ ДІЛОВОДСТВА ТА ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ. ВИХІДНІ ДОКУМЕНТИ

Діловодство як документаційне забезпечення управління справами на підприємстві

Діловодство - це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами [4].

Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі, документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів. Єдина номенклатура посад службовців визначає ряд посад працівників діловодства: начальник канцелярії, помічник керівника установи, методист, завархіву, архіваріус, редактор, коректор, інспектор, секретар, діловод, стенографістка, друкарка, експедитор, кур’єр та ін. Значення діловодства як однієї зі сфер управлінської діяльності визначає ряд чинників, перш за все його універсальність. Основу інформаційної сфери будь-якого підприємства, організації, фірми складають традиційні машинописні, рукописні, друковані документи. Інформація, яку вони містять, може бути використана тільки внаслідок здійснення ряду діловодних операцій. Діловодні операції займають значну частку у загальному обсязі управлінської праці. Діловодство, забезпечуючи контроль за виконанням документів і прийнятих рішень, сприяє зміцненню державної та виконавчої дисципліни. Від правильної організації діловодства залежить повнота комплектування Національного архівного фонду. Вдосконалення діловодства здійснюють відповідно до державних стандартів і основних положень Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД). Діловодство забезпечує канцелярія.

Основні функції канцелярії як установи:

ü прийом, реєстрація, розподіл документів і доведення їх до виконавців;

ü оформлення і відправка вихідних документів;

ü стенографування і друкування документів;

ü контроль за виконанням документів;

ü формування справ і здача їх в архів;

ü зберігання і забезпечення використання документів;

ü методичне керівництво службою документації у всіх структурних підрозділах;

ü підвищення кваліфікації працівників установи щодо роботи з документами;

ü контроль за веденням операцій з документами.

В невеликих установах цю функцію виконує секретар керівника установи [5].

Поиск по сайту: