Письмовими доказами с будь-які документи, акти, довідки, листування службового чи особистого характеру або витяги з них, що містять відомості про обставини, які мають значення для справи.
Письмові докази підтверджують факти змістовним наповненням і, як правило, подаються в оригіналі. Якшо подано копію письмового доказу, суд за клопотанням осіб, які беруть участь у справі, має право вимагати подання оригіналу (ст. 64 ЦПК).
В науці письмові докази класифікують за певними критеріями "Залежно від суб'єктів, які склали письмові докази, їх поділяють на офіційні і неофіційні- Офіційними є документи, акти, службове листування, яке виходить від державних і громадських органів, неофіційні письмові докази походять від громадян. Таке розмежування зумовлюг неоднаковий порядок їх дослідження: щодо офіційних документів необхідно з'ясува-іи повноваження органів і службових осіб, які їх склали, дотримання передбаченого законом порядку складання документів і перевірити істинність викладених у них відомостей. Дослідження неофіційних документів допускає перевірку істинності відомостей, що вмішені в них, або виявлення їх автора. Неофіційні документи мають велике доказове значення для правильного вирішення спору тому, що вони можуть містити позасудове визнання певних фактів.
За формою письмові докази поділяються на прості та нотаріально посвідчені, що мас значення для вирішення питання про допустимість засобів доказування у цивільних правочинах.
За засобами і характером формування на оригінали та копії. Оригіналом с перший примірник документа, що має більшу вірогідність, оскільки відомості про факт закріплені у ньому безпосередньо особою, яка склала документ. При вирішенні справи повинні бути використані в першу чергу письмові документи в оригіналі.
Письмові докази подаються сторонами й іншими особами, які беруть участь у справі (ст.ст. 60, 131 ЦПК), а також за їх клопотанням перед судом витребовуються від організацій та громадян (ст. 137 ЦПК) в оригіналі і копіях. При поданні копій письмових доказів суд може за необхідності вимагати подання оригіналу (ст. 138 ЦПК). Якщо подання письмових доказів до суду утруднено в зв'язку з їх численністю або тому, що тільки частина з них мас значення для справи, суд може вимагати подання належно засвідчених витягів з них або оглянути їх на місці (ст. 140 ЦПК), про що складається протокол.
Письмові докази або протоколи їх огляду оголошуються в судовому засіданні та надаються для ознайомлення особам, які беруть участь у справі, а в необхідних випадках — експертам, спеціалістам і свідкам. Особи, які беруть участь у справі, можуть давати свої пояснення з приводу цих доказів або протоколу їх огляду, ставити з приводу зазначених доказів запитання свідкам, а також експертам, спеціалістам (ст. 185 ЦПК).
Законом встановлені особливості дослідження письмових доказів, які містять конфіденційну інформацію і підпадають під охоронювані законом таємниці особистих паперів та кореспонденції (наприклад, ст. 56 Конституції України). Тому відповідно до ст.ст. 303, 306 ЦК та ст. 186 ЦПК оголошення і дослідження змісту особистих паперів, листів, записів телефонних розмов, телеграм та інших видів кореспонденції фізичних осіб можливе у відкритому судовому засіданні тільки за згодою осіб, які с власниками цих особистих паперів чи їх правонаступниками, осіб, між якими відбувалась кореспонденція. У разі подання заяви про те, що документ, доданий до справи або поданий до суду особою, яка бере участь у справі, для ознайомлення, викликає сумнів з приводу його достовірності або є фальшивим, особа, яка подала цей документ, може просити суд виключити його з числа доказів і розглядати справу на підставі інших доказів (ст. 185 ЦПК).
Для залучення судом належних до справи письмових доказів особа, яка заявляє клопотання про їх витребування від інших осіб, повинна згідно п. 2 ст. 137 ЦПК зазначити у заяві:
який письмовий доказ вимагається;
підстави, з яких вона вважаг, шо письмовий доказ мас інша особа;
обставини, які може підтвердити цей доказ.
Якщо це не зашкодить розгляду справи, суд може повернути оригінали письмових доказів до набрання рішенням суду законної сили за клопотанням осіб, які їх подали. У справі залишається засвідчена суддею копія письмового доказу (ст. 138 ЦПК).