ТЕМА 3. Диагностика систем управления

Диагностика системы управления направлена на исследование проблем в организации системы и их разрешение с тем, чтобы свойства системы полнее отвечали достижению намеченных целей. Проведение диагностики системы управления включает следующие этапы, представленные на рис. 4.

Рис. 3. Этапы диагностики системы управления

Определение целей системы. Играя основополагающую роль в создании системы, цель ее не только служит критерием выбора организационных и управленческих решений, но и заключает в себе средства продвижения к ней. Поэтому на практике бывает трудно отделить цели системы от средств их достижения, из-за чего нередко происходит смешение этих понятий. Во избежание путаницы и усложнения диагностики следует провести границу между ними и учитывать, что выполняемые персоналом функции относятся к средствам обеспечения целенаправленного функционирования системы.

Для социально-экономических систем распространенной является ситуация, когда цели системы могут конкурировать между собой и даже взаимоисключать друг друга. В этом случае требуется провести ранжирование целей по степени важности и поиск компромиссного решения. Цель должна допускать возможность оценивания эффективности работы системы и меры ее достижения.

Выявление проблем системы. Порождение проблемной ситуации часто объясняется двумя типичными причинами. Во-первых, она может возникнуть вследствие того, что движение к провозглашенной цели не принесло запланированного результата. А во-вторых, изменение внешних и внутренних факторов функционирования системы существенно сказалось на перспективах ее деятельности.

Разочарование в том, что намеченная цель обманула ожидания персонала, заставляет вернуться к обоснованию этой цели и перепроверить условия ее обоснования. Может оказаться, что цель была определена поспешно, без тщательного взвешивания всех внешних обстоятельств и ресурсных ограничений. Предстоит заново воспроизвести процесс целеполагания и осмыслить правильность сделанного выбора.

Действия системы во втором случае зависят от ее способности распознавать тревожные и благоприятные состояния среды и оперативно реагировать на них. Ввиду конечного запаса ресурсов система вынуждена отвечать на одни «сигналы» внешней и внутренней среды и игнорировать другие, которые она оставляет без отклика. Поэтому сбора и анализа заслуживают сведения об эффективности решений и прогнозе состояний располагаемых ресурсов и окружения системы. Обладая этой информацией, система имеет возможность сравнивать желательные и прогнозируемые состояния среды и заблаговременно приспосабливаться к ее будущему изменению.

Если исходить из того, что цель системы можно представить стремлением получить максимальную пользу из потребляемых ресурсов, необходимо обратить внимание на уровень и отдачу ресурсообеспечения системы. Резонно провести изучение динамики входных и выходных потоков, оценить эффективность деятельности системы и ее приближение к преследуемым целям.

Анализ проблем и постановка диагноза. Продолжая предыдущий этап, анализ проблем углубляет исследование причин возникновения проблемной ситуации. Среди них могут быть, например, недостатки в планировании достижения цели, ошибки в реализации целевой программы, непредвиденные помехи внутренней и внешней среды. Причиной может стать неполнота и неточность исходной информации, высокая погрешность моделирования, дефекты в организации системы и др. Так или иначе, но следует прежде всего разобраться, почему расходятся расчетная и фактическая величины показателя эффективности, и лишь затем принимать корректирующие решения, обеспечивающие выполнение целевых задач.

Процесс диагностики часто осложняется тем, что причинных факторов может быть много и выделить среди них доминирующий достаточно трудно. Принимая во внимание тесную взаимосвязь этих факторов, моделирование зависимости величины показателя эффективности от них может не дать достоверного результата и потребовать комплексного подхода. Тем самым качество постановки диагноза является условием преодоления проблемной ситуации и успешного движения системы к цели.

Поиск решения проблем. Установление диагноза дает возможность перейти к нахождению способа решения возникшей проблемы. Рассматривая возможные корректирующие действия, предстоит оценить их последствия и способность нейтрализовать отрицательное влияние причинных факторов. Ведь предлагаемое организационное или управленческое решение может лишь отчасти разрядить проблемную ситуацию, но не снять ее полностью. И тогда подобное решение окажется полумерой и по прошествии времени может вернуть к повторному анализу ситуации.

Ответные решения могут иметь различный вид и, в частности, предусматривать устранение причин;

изменение характеристик причины;

нахождение способа адаптации производственной деятельности к среде;

уход из проблемной ситуации.

Устранение причин подразумевает ликвидацию вызвавших проблемную ситуацию помех. Например, замену одного работника другим в случае неудовлетворительного выполнения первым своих функций, что свело на нет усилия коллектива.

Изменение характеристик проблемы включает изменение свойств, направленности или масштаба действия причин. Так, при тенденции уменьшения объема продаж можно шире развернуть рекламную кампанию своих изделий или услуг, побудить федеральные и местные власти снизить налоги и благодаря этому увеличить доходы населения и т.д.

Нахождение способа адаптации производственной деятельности к среде означает приспособление к ней путем модернизации процесса производства. Среди них улучшение потребительских качеств изготовляемых изделий или оказываемых услуг, внедрение новой технологии, снижение издержек и т.д.

Уход из проблемной ситуации применяется в том случае, когда признано целесообразным покинуть «зону риска». Иллюстрацией этой меры может служить решение фирмы свернуть свою деятельность в той или иной сфере, отрасли, регионе, если она предвидит угрозу своим интересам.

Обоснование ответной реакции зависит от накопленной информации о проблемной ситуации и опыта персонала в ее анализе и преодолении.

Выбор решения. Предпочтительность решения определяется его эффективностью, т.е. отдачей по отношению к понесенным затратам на его реализацию. Исходя из этого, необходимо иметь информацию о прогнозируемых издержках и выгоде потенциальных решений. Сравнивая их по предполагаемой величине эффективности, можно принять решение с максимальным значением этого показателя и приступить к его реализации.

Подобный выбор наилучшего решения не представляет трудности, когда существует полная и точная информация о привлекаемых ресурсах и ожидаемой результативности решения. Между тем в реальной практике процедура выбора обычно лишена исчерпывающих сведений, в связи с чем поиск приоритетного решения протекает в условиях риска или неопределенности. Вследствие этого перспективы преодоления проблемы зависят от объема и достоверности располагаемой информации и погрешности применяемых моделей прогнозирования.

Поиск по сайту: