Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Приказом руководителя назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения, либо эту работу может выполнять секретарь-референт. Эти лица несут персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету.

В тексте документа так же может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования.

Печатание документов содержащих конфиденциальные сведения производится централизованно, в специально отведенном помещении, исключающем доступ посторонних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, файлы документа, уничтожаются, и об этом делается запись на копии документа: “черновик уничтожен. Подпись. Дата.”

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в “Журнале регистрации документов содержащих конфиденциальные сведения.

Документы, содержащие конфиденциальные сведения, формируются в отдельное дело (или дела). На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу.

В начале дела подшивается внутренняя опись документов, а в конце дела подшивается заверительный лист.

Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за их сохранность.

Движение документов, содержащих конфиденциальные сведения, должно отражаться в “Журнале учета выдачи документов содержащих конфиденциальные сведения».

При выдаче документа секретарем работник, получивший документ, должен сверить номер полученного документа с номером в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись. Выданные для работы документы подлежат возврату секретарю-референту в тот же день (если решением руководства не предусмотрено иное).

При возврате документа секретарь-референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество его листов и в присутствии работника ставит в графе “Отметка о возврате” свою подпись и дату возврата документа.

Документы содержащие конфиденциальные сведения должны копироваться с разрешения руководства в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в специальном журнале или “Журнале регистрации документов содержащих конфиденциальные сведения. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ.

Все дела содержащие конфиденциальные сведения, журналы их учета в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы: проверяет наличие всех документов содержащих конфиденциальные сведения; отбирает их для архивного хранения или для уничтожения.

В случае установления факта утраты документов содержащих конфиденциальные сведения немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты руководителем предприятия назначается комиссия.

На утерянные документы после того, как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. В “Журнал регистрации документов содержащих конфиденциальные сведения вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы, содержащие конфиденциальную информацию, производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к конфиденциальной информации, обязательства о не разглашении конфиденциальных сведений действуют в течении 2 лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.

При передаче дел в архив на документы содержащих конфиденциальные сведения составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих не санкционированный доступ.

На документы, содержащие конфиденциальные сведения, отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

5.1.3. Оформление и организация доступа к конфиденциальной информации

Регламентация доступа персонала организации к конфиденциальным сведениям, документам и базам данных является одной из главных составных частей технологии защиты информации. важно четко и однозначно определить, кто, кого, к каким сведениям, когда и как допускает.

При разработке разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации в полной мере учитываются характер направлений деятельности и структура организации, сложившаяся система управления, производственные связи внутри организации, распределение обязанностей между заместителями первого руководителя организации и другие факторы. Чрезмерные ограничения в выдаче разрешений к защищаемой информации приводят к снижению оперативности в решении производственных вопросов, а излишняя либерализация создаеь условия для утраты конфиденциальной информации.

Количество сотрудников организации, допускаемых к конфиденциальным сведениям, должно быть строго ограничено кругом лиц, которым указанные сведения действительно необходимы для выполнения возложенных на них служебных обязанностей.

Разрешительная система допуска к конфиденциальной информации обычно разрабатывается службой безопасности организации, а в некрупных фирмах – первыми руководителями.

При этом под допуском понимается процедура оформления права сотрудника организации или иного лица на допуск к сведениям (информации) ограниченного распространения и одновременно правовой акт согласия (разрешения) собственника (владельца) информации на передачу ее для работы конкретному лицу.

Оформление допуска, т.е. согласия лица на определенные ограничения в использовании информации, всегда носит добровольный характер. Наличие допуска предоставляет сотруднику формальное право работать со строго определенным кругом конфиденциальных документов, баз данных и отдельных сведений.

К ценной конфиденциальной информации допускаются, как правило, люди, проработавшие в организации определенное время и зарекомендовавшие себя с положительной стороны.

В предпринимательских структурах разрешение на допуск обычно дает первый руководитель организации. Разрешение оформляется соответствующим пунктом в контракте (трудовом договоре). Допуск может также оформляться приказом первого руководителя с указанием типового состава сведений, с которыми разрешается работать данному сотруднику или группе сотрудников.

Оформление допуска обязательно сопровождается подписанием работником обязательств о неразглашении доверяемых ему конфиденциальных сведений – при поступлении на работу и при увольнении с работы.

Допуск может носить временный характер на период выполнения определенной работы и пересматриваться при изменении профиля работы сотрудника.

Доступ – практическая реализация каждым сотрудником предоставленного ему допуском права на ознакомление и работу с определенным составом конфиденциальных сведений, документов и баз данных.

Разрешение на доступ к конфиденциальным сведениям является всегда персонифицированным – индивидуальным как с точки зрения того, кто дает разрешение, так и с точки зрения того, кому дается такое разрешение. Руководители, имеющие право давать разрешение на доступ, несут персональную ответственность за принятое решение. неправильное решение трактуется как разглашение конфиденциальных сведений.

Сотрудники, работающие с конфиденциальными документами, несут персональную ответственность за сохранение в тайне содержания документов, сохранность носителя и соблюдение установленных правил работы с документами. сотрудники могут получать разрешение на доступ к конфиденциальным сведениям только в пределах своих должностных (функциональных) обязанностей и в объемах, действительно необходимых для выполнения служебных обязанностей.

Разрешение (санкция) на доступ к конкретной информации может быть дано при соблюдении следующих условий:

- наличии подписанного приказа первого руководителя о приеме на работу (переводе, временном замещении, изменении должностных обязанностей и т.п.) или назначении на должность, в состав функциональных обязанносте которой входит работа с данной конкретной информацией;

- наличии подписанного сторонами трудового договора (контракта), имеющего пункт о сохранении тайны организации, и подписанного обязательства о неразглашении ставших известными лицу конфиденциальных сведений и соблюдения правил их защиты;

- прямом отношении функциональных обязанностей сотрудника передаваемым ему документам и информации;

- знании сотрудником требований нормативно-методических документов по защите информации и сохранению тайны;

- наличии необходимых условий в офисе для работы с конфиденциальными документами и базами данных.

Структура процедуры разграничения доступа должна быть многоуровневой, иерархической. Иерархическая последовательность доступа к информации реализуется по принципу «чем выше уровень доступа, тем уже круг допущенных лиц», «чем выше ценность сведений, тем меньшее число сотрудников могут их знать».

В соответствии с иерархической последовательностью доступа определяется структура рубежей защиты информации, которая предусматривает постепенное ужесточение защитных мер по иерархической вертикали возрастания уровня конфиденциальных сведений. Этим обеспечивается недоступность этих сведений для случайных людей, злоумышленников и определяется уровень защищенности информации. Достигается также минимизация привилегий по доступу персонала к информации.

При составлении конфиденциального документа следует учитывать, что его содержание не только определяет функциональное назначение документа, но и лежит в основе разрешительной процедуры доступа персонала к данному документу. Поэтому документ необходимо посвящать только одной тематической группе вопросов, предназначенной по возможности одному конкретному сотруднику или подразделению. Документ, следовательно, должен быть по возможности простым и посвящен одному вопросу.

Для эффективных контрдействий в случае утери информации следует соблюдать правило, по которому в обязательном порядке регистрируются все лица, которые имели или имеют доступ к определенным документам, коммерческим или иным секретам.

5.1.4. Особенности доступа сотрудников к электронной конфиденциальной информации

Организуя доступ сотрудников организации к конфиденциальным массивам электронных документов, базам данных необходимо помнить о его многоступенчатом характере. Можно выделить следующие главные составные части доступа этого вида:

- доступ к персональному компьютеру, серверу или рабочей станции;

- доступ к машинным носителям информации, хранящимся вне ЭВМ;

- непосредственный доступ к базам данных и файлам;

В свою очередь доступ к персональному компьютеру, серверу или рабочей станции, которые используются для обработки конфиденциальной информации, предусматривает:

- определение и регламентацию первым руководителем организации состава сотрудников, имеющих право доступа (входа) в помещение, в котором находятся соответствующая вычислительная техника и средства связи;

- регламентацию первым руководителем временного режима нахождения этих лиц в указанных помещениях; персональное и временное протоколирование (фиксирование) руководителем подразделения или направления деятельности организации наличия разрешения и периода работы этих лиц в иное время (например, в вечерние часы, выходные дни и др.);

- организацию охраны этих помещений в рабочее и нерабочее время, определение правил вскрытия помещений и отключения охранных технических средств информирования и сигнализации; определения правил постановки помещений на охрану; регламентацию работы указанных технических средств в рабочее время;

- организацию контролируемого (в необходимых случаях пропускного) режима входа в указанные помещения и выхода из них;

- организацию действий охраны и персонала в экстремальных ситуациях или при авариях техники и оборудования помещений;

- организацию выноса из указанных помещений материальных ценностей. машинных и бумажных носителей информации; контроль вносимых в помещение и выносимых персоналом личных вещей.

Доступ к машинным носителям конфиденциальной информации, хранящимся вне ЭВМ, предполагает:

- организацию учета и выдачи сотрудникам чистых машинных носителей информации;

- организацию ежедневной фиксируемой выдачи сотрудникам и приема от сотрудников носителей с записанной информацией (основных и резервных);

- определение и регламентацию первым руководителем состава сотрудников, имеющих право оперировать конфиденциальной информацией с помощью компьютеров, установленных на их рабочих местах, и получать в службе КД учтенные машинные носители информации;

- организацию системы закрепления за сотрудниками машинных носителей информации и контроля за сохранностью и целостностью информации, учета динамики изменения состава записанной информации;

- организацию порядка уничтожения информации на носителе, порядка и условий физического уничтожения носителя;

- организацию хранения машинных носителей в службе КД в рабочее и нерабочее время, регламентацию порядка эвакуации носителе в экстремальных ситуациях;

- определение и регламентацию первым руководителем состава сотрудников, не сдающих по объективным причинам технические носители информации на хранение в службу КД в конце рабочего дня, организацию особой охраны помещений и компьютеров этих сотрудников.

Работа сотрудников службы конфиденциальной документации и персонал фирмы в целом с машинными носителями информации вне ЭВМ должна быть организована по аналогии с бумажными конфиденциальными документами.

Доступ к базам данных и файлам подразумевает:

- определение и регламентацию первым руководителем состава сотрудников, допускаемых к работу с определенными базами данных и файлами; контроль системы доступа администратором базы данных;

- наименование баз данных и фалов, фиксирование в машинной памяти имен пользователей и операторов, имеющих право доступа к ним;

- учет состава базы данных и файлов, регулярную проверку наличия, целостности и комплектности электронных документов;

- регистрацию (протоколирование) входы в базу данных или файл, автоматическую регистрацию имени пользователя и времени работы; сохранение первоначальной информации;

- регистрацию (протоколирование) попытки несанкционированного входа в базу данных или файл, регистрацию ошибочных действий пользователя, автоматическую передачу сигнала тревоги охране и автоматическое отключение компьютера;

- установление и бессистемное по сроку изменение имени пользователей, массивов и файлов (паролей, кодов, классификаторов, ключевых слов и т.д.), особенно при частой смене персонала;

- отключение ЭВМ при нарушениях в системе регулирования доступа или сбое системы защиты информации;

- механическое (ключом или иным приспособлением) блокирование отключенной, но загруженной ЭВМ при недлительных перерывах в работе пользователя.

Коды, пароли, ключевые слова, ключи, шифры, специальные программные продукты, аппаратные средства и тому подобные атрибуты системы защиты информации в ЭВМ разрабатываются, меняются специальной организацией и индивидуально доводятся до сведения каждого пользователя работником этой организации или администратором базы данных. Применение пользователями собственных кодов не допускается.

5.1.5. Обязанности и ответственность сотрудников организации, имеющих дело с конфиденциальной информацией

Руководителя структурных подразделений фирмы обязаны:

- выполнять требования разрешительной системы доступа к конфиденциальным сведениям и обеспечивать их исполнение подчиненными сотрудниками;

- систематически контролировать выполнение требований разрешительной системы доступа сотрудниками подразделения;

- своевременно выявлять нарушения требований разрешительной системы доступа сотрудниками подразделения, применять к ним меры ответственности;

- не разрешать неоправданное расширение числа сотрудников, допускаемых к конфиденциальной информации, и принимать меры к исключению неправомерного ознакомления сотрудников с подобной информацией;

- вести воспитательную и разъяснительную работу с сотрудниками подразделения по предупреждению утраты ценных сведения при работе с конфиденциальными документами и изделиями.

Руководители структурных подразделений несут ответственность за нарушение требований разрешительной системы ими лично и подчиненными сотрудниками.

Исполнители имеют право:

- требовать от руководителей всех уровней необходимых условий для работы с конфиденциальными документами;

- вносить предложения по совершенствованию разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации и документам.

Исполнители обязаны знать и выполнять требования разрешительной системы.

Исполнители несут персональную ответственность за соблюдение ими требований разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации и документам.

5.1.6. Необходимые дополнения в кадровые документы

Прежде всего необходимо внести дополнение в трудовой договор с работником. необходимо также подписать у работника обязательство о неразглашении коммерческой тайны и подписку в случае его увольнения.Это может выглядеть примерно так:

ДОПОЛНЕНИЕ В ТРУДОВОЙ ДОГОВОР РАБОТНИКА

Для выполнению функций трудовой деятельности по специальности и должности Работодатель в лице ОАО ______________ обязуется предоставить Работнику необходимые ему сведения, составляющие коммерческую тайну Работодателя.

При условии, что Работнику предоставлены все документы, регулирующие коммерческую тайну в ОАО, и проведен подробный инструктаж о том, что данные сведения составляют коммерческую тайну, Работник обязуется:

не разглашать их и не излагать в любой форме;

не подвергать физическому, логическому изменению, уничтожению, а также модификации, кроме случаев, когда это предусмотрено соответствующими нормативными актами Работодателя и специальными письменными указаниями уполномоченных должностных лиц.

Работник обязуется предоставить все результаты своего интеллектуального, творческого труда и иную информацию, не связанные с основной деятельностью, предлагаемые для передачи третьим лицам, для оценки принадлежности прав на эту информацию и возможности ее опубликования или сообщения третьим лицам в экспертную комиссию, с заключением которой Работодатель обязуется ознакомить Работника.

При несогласии Работника с заключением комиссии или соответствующим решением первого руководителя ОАО __________ Работник обязуется до рассмотрения возникшего спора в суде не публиковать и не предоставлять третьим лицам сведения, права на которые, возможность опубликования или предоставления третьим лицам которых явились предметом спора между Работником и Работодателем.

Работник обязуется информировать руководителя службы безопасности ОАО __________ обо всех фактах нарушения режима конфиденциальности.

Работник после окончания срока найма обязуется вернуть ОАО ______ все материалы, относящиеся к его деятельности, в том числе: чертежи, отчеты, инструкции, переписку, списки Заказчиков, компьютерные программы и все прочие материалы, а также все копии названных материалов, имеющих какое-либо отношение к деятельности компании – полученные им каким-либо образом в течение срока найма.

За грубое нарушение требований по защите коммерческой тайны, повлекшие экономические потери для ОАО __________, Работодатель имеет право досрочно расторгнуть с Работником трудовой договор, являющийся объектом соглашения сторон, и передать материалы служебного расследования в судебные органы.

Работник обязуется после увольнения из компании ОАО ____________ соблюдать обязательства, принятые им на себя при поступлении, в отношении сведений, составляющих коммерческую тайну, а также не вступать в конкуренцию с Работодателем в течение ________________ после увольнения из ОАО ____________.

Работник в случае нарушения им обязательств, взятых на себя в настоящем документе, несет дисциплинарную, материальную и другую ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Работодатель вправе принимать решение об отстранении от работы (вплоть до увольнения) Работника в случае нарушения им требований режима безопасности и обеспечения сохранности коммерческих секретов.

Работник может уведомить любого будущего или возможного Работодателя о существовании настоящего договора.

ОБЯЗАТЕЛЬСТВО О СОХРАНЕНИИ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ

Приступая к исполнению своих обязанностей в качестве работника открытого акционерного общества _______________ (ОАО ______________), я понимаю, что получу доступ к информации, касающейся его бизнеса, маркетинга и другой деятельности.

Я также понимаю, что во время исполнения своих служебных обязанностей буду заниматься анализом, составлением схем, таблиц, чертежей, докладов и других конфиденциальных документов, относящихся к делам ОАО.

Я обязуюсь, что ни во время моей работы, ни после увольнения не буду обсуждать с кем-либо или раскрывать (за исключением случаев выполнения обязанностей в качестве работника компании) какую-либо информацию или коммерческие секреты ОАО ____________, которые я узнал либо разработал как сотрудник. Я также согласен с тем, что все аналитические разработки, схемы, чертежи, доклады и иные документы, подготовленные лично мною либо в сотрудничестве с другими служащими, будут являться собственностью ОАО ___________. Обязуюсь, что не буду сам и не позволю никому другому снимать копии или делать аннотации с вышеупомянутых документов.

Я подтверждаю, что не имею перед кем-либо никаких обязательств, которые входят в противоречие с настоящим Обязательством или ограничивают мою деятельность в ОАО ______________ и за его пределами.

Дата Подпись Работника

Дата Подпись Свидетеля

Дата Подпись работника

службы безопасности

ПОДПИСКА ПРИ УВОЛЬНЕНИИ

Ф. И. О. Работника ____________________

Дата увольнения ______________________

Я, нижеподписавшийся, подтверждаю свои обязательства перед открытым акционерным обществом ______________ (ОАО ______________) о неразглашении коммерческой тайны и его собственной информации. За время моей работы я никогда не нарушал принятых на себя обязательств, не использовал в своих целях и не раскрывал какую-либо частную или конфиденциальную информацию, за исключением случаев выполнения моих обязательств в интересах ОАО.

Подтверждаю, что был проинструктирован в отношении коммерческих секретов ОАО _____________ и ее собственной информации, к которой имел доступ во время моей работы. При приеме на работу я подписал Обязательство о неразглашении коммерческой тайны, и позже меня неоднократно предупреждали, что я не могу в свих интересах использовать собственную информацию и коммерческие секреты ОАО _____________.

Я подтверждаю, что передал ОАО ___________ все доклады, чертежи, схемы, таблицы и другие письменные и находящиеся в памяти ЭВМ материалы и не имею больше в своем распоряжении или где-либо еще таких документов, выдержек из них или их копий.

Со всей ответственность заявляю, что я не участвовал в какой-либо деятельности, составляющей конкуренцию ОАО _____________ или противоречащей моим обязанностям как работника.

Дата Подпись Работника

Дата Подпись Свидетеля

Дата Подпись работника

службы безопасности

5.2. Практические занятия

5.2.1. Вопросы практических занятий

Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения.

Сведения, относящиеся к коммерческой тайне

Защита документов, содержащих коммерческую тайну.

Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.

5.2.2. Задания на самостоятельную работу

Перечислите сведения конфиденциального характера.

Перечислите условия, при которых информация предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне.

Опишите порядок работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.

Опишите процедуру допуска работника к документам, содержащим конфиденциальные сведения.

Поясните разницу в понятиях допуска и доступа.

Заполните дополнение к трудовому договору (контракту) работника.

Подпишите обязательство о неразглашении коммерческой тайны на предприятии малого бизнеса.

Возьмите у работника подписку о неразглашении коммерческой тайны при его увольнении с предприятия.

Раздел. 6. Тесты для самоконтроля и подготовки к экзамену

* - правильные ответы.

Как располагаются реквизиты документа при центрованном способе их размещения?

Начало и конец каждой строчки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов. *

Каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

Сокращенное наименование организации располагают:

выше полного наименования.

ниже полного наименования. *

на одном уровне с полным наименованием.

Гриф утверждения документа располагают:

в правом нижнем углу документа.

в левом нижнем углу документа.

в правом верхнем углу документа. *

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают:

на одном уровне.

одну под другой, в последовательности, соответствующей занимаемой должности. *

в произвольном порядке.

Когда при написании документов используют сокращенное название организации?

по усмотрению составителя документа.

когда оно закреплено в учредительных документах организации.*

при любых обстоятельствах.

Наименование организации на иностранном языке воспроизводят на документе:

когда оно закреплено в уставе организации.*

по усмотрению составителя документа.

при адресовании документа иностранному партнеру.

Наименование организации на иностранном языке следует располагать:

выше наименования на русском языке.

ниже наименования на русском языке.*

на одной строке с наименованием на русском языке.

Наименование филиала, структурного подразделения организации, являющегося автором документа, располагают:

ниже наименования организации.*

выше наименования организации.

на одной строке.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают:

по алфавиту.

на одном уровне.*

произвольно.

В расшифровке подписи инициалы проставляются:

1. после фамилии.

2. перед фамилией.*

3. вообще не проставляются.

Отметка о контроле ставится:

в верхнем правом углу первого листа документа.

на поле документа рядом с заголовком.*

в нижнем правом углу первого листа документа.

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется:

в верхнем поле первого листа документа.

у нижнего поля первого листа документа.*

на оборотной стороне первого листа.

Документы должны иметь нижнее и левое поля:

не менее 10 мм.

не менее 15 мм.

не менее 20 мм.*

Отметка для автоматического поиска документа ставится:

1.в границах нижнего поля документа.*

2. в границах верхнего поля документа.

3. на оборотной стороне первого листа.

Отметка о заверении копии документа ставится:

выше реквизита «Подпись».

ниже реквизита «Подпись».*

в правом верхнем углу документа.

Отметку об исполнителе располагают:

на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.*

только на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Грифы согласования документа располагаются:

ниже текста или на отдельном листе согласования.

ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования.*

на отдельном листе согласования.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение их наименования пишут:

в дательном падеже.

в именительном падеже.*

произвольно.

Какой максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, установлен Госстандартом:

32 реквизита.

28 реквизитов.

30 реквизитов.*

Каков срок хранения трудовых контрактов?

50 лет.

75 лет.*

15 лет.

Назовите основной документ, подтверждающий стаж работы

справка пенсионного фонда:

трудовой контракт.

трудовая книжка.*

Общий бланк документа используется для составления:

любых видов документов.

любых документов, кроме писем.*

для писем.

Сроки исполнения документов исчисляются:

в рабочих днях.

в календарных днях.*

в часах.

Каков срок хранения невостребованных трудовых книжек?

не менее 50 лет.

не менее 75 лет.*

не менее 20 лет.

Как называются документы, составляемые работниками предприятия?

внутренние.*

исходящие.

входящие.

Как называются документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц?

внутренние.

исходящие.

входящие.*

Какой из ниже перечисленных документов нельзя назвать распорядительным?

приказ.

учредительный договор.*

распоряжение.

Какой из ниже перечисленных документов нельзя назвать организационным?

устав

правила внутреннего трудового распорядка.

распоряжение.*

Какой из ниже перечисленных документов не относится к информационно-справочным?

акт.

личное дело.*

протокол.

Как нумеруются многостраничные документы?

нумеруются все страницы.

нумеруются все страницы, кроме первой.*

не нумеруются вообще.

Чем можно заменить слово, повторяющееся в таблице, не имеющей горизонтальных линий?

прочерком.

кавычками.*

словами «то же».

В конце заголовков и подзаголовков таблиц:

1. ставятся точки.

2. точки не ставятся.*

3. возможны оба варианта.

Какие формы регистрации документов существуют?

централизованная.

централизованная, децентрализованная, смешанная.*

централизованная, децентрализованная.

Сколько экземпляров номенклатуры дел необходимо составлять?

два экземпляра.

один экземпляр.

три экземпляра.*

Как называется совокупность документов, содержащих сведения о работнике?

личная карточка.

резюме.

личное дело.*

Как называется список заголовков дел, заводимых на предприятиях, с указанием сроков их хранения?

журнал регистрации.

номенклатура дел.*

акт регистрации.

Каков оптимальный срок использования документов в делопроизводстве?

3 года.*

5 лет.

50 лет.

Как называется документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка?

акт.

объяснительная записка.*

инструкция.

Датой протокола является:

день его утверждения.

день проведения заседания.*

день его подписания.

Каков срок хранения протоколов?

не менее 15 лет.

не менее 10 лет.*

не менее 5 лет.

Как называется письмо, составляемое с целью подтверждения определенных обещаний?

письмо-ответ.

гарантийное письмо.*

информационное письмо.

Назовите сведения, которые не могут являться коммерческой тайной?

сведения деловой переписки.

кадровый состав.

сведения об участии должностных лиц предприятия в организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.*

Какая информация составляет коммерческую тайну?

план развития предприятия.*

документы о платежеспособности.

документы об уплате налогов.

Защита служебной и коммерческой тайны от неправомерных посягательств может осуществляться:

на основе норм уголовного права.

на основе норм гражданского, административного и уголовного права.*

на основе норм гражданского права.

При исчислении сроков хранения документов учитываются:

месяцы и годы.

дни, месяцы и годы.

только годы.*

Как называется совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую оболочку, оформленную по определенным правилам?

папка.

дело.*

коробка.

Какой документ не включается в номенклатуру дел?

учредительные документы.

научно-технические документы.*

приказы по личному составу.

Как называется заранее заготовленный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией?

трафарет.*

таблица.

бланк.

Как называется письмо, содержащее предложение принять участие в семинарах, совещаниях?

письмо-просьба.

письмо-предложение.

письмо-приглашение.*

Как называется письмо, составленное для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей?

сопроводительное письмо.*

письмо-предложение.

письмо-просьба.

Акт подписывается:

только руководителем организации.

лицом, непосредственно составляющим документ.

всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.*

Как называется правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующих организационные или иные специальные стороны деятельности организации?

положение.

инструкция.*

распоряжение.

Как называется документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий?

объяснительная записка.

докладная записка.

справка.*

Как называется документ, адресованный должностному лицу и содержащий какую-либо просьбу заявителя?

докладная записка.

заявление.*

объяснительная записка.

Как называется документ, предоставляемый составителем, при устройстве на работу и содержащий биографические данные, изложенные в обратно хронологическом порядке?

заявление.

письмо.

резюме.*

Как называется документ, в произвольной форме описывающий этапы жизни и трудоустройства работника в хронологическом порядке?

резюме.

автобиография.*

заявление.

Как называется нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач?

письмо.

инструкция.

приказ.*

Приказы оформляются:

на общем бланке предприятия.*

на бланке письма.

на чистом листе бумаги.

Датой приказа является:

дата его написания.

дата его подписания руководителем.*

дата его визирования юристом.

Нумерация приказов производится:

в валовом порядке с января по декабрь в пределах года.*

в валовом порядке с момента государственной регистрации организации.

с даты государственной регистрации организации в пределах года.

Каков срок хранения приказов по личному составу?

75 лет.*

50 лет.

25 лет.

Каков срок хранения докладных записок по вопросам деятельности предприятия?

10 лет.

15 лет.

5 лет.*

Как называется документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события?

протокол.

акт.*

записка.

Как называется документ, адресованный руководителю предприятия, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями?

объяснительная записка.

акт.

докладная записка.*

Как называется документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях?

акт.

протокол.*

докладная записка.

Как называется нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудников предприятия?

устав.

положение.

должностная инструкция.*

Датой документа является:

дата составления документа.

дата подписания документа.*

дата регистрации документа.

Укажите дату, оформленную неверно:

20.05.98

1 сентября 2003 г.

10.16.02 *

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является:

дата первой подписи на документе.

наиболее поздняя дата подписания.*

возможны 1 и 2 варианты.

Какое количество адресатов может содержать документ?

только 1 адрес.

не более 10 адресатов.

не более 4 адресатов.*

Если приложения к документу сброшюрованы:

то указывается общее количество листов.

то количество листов не указывается.

Раздел 7. Рекомендуемая литература

7.1. Основная литература

1. Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98 –ФЗ.

2. Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации” от 20.02.95 №24-ФЗ. – Собрание законодательства РФ №8 20.02.95.

3. Гражданский кодекс РФ. Федеральный закон от 30.11.94 №52-ФЗ.

4. Трудовой Кодекс Российской Федерации. Изд. «РИПЭЛ плюс», 2002.

5. Основные правила работы архивов организаций. – М.: Росархив, 2003.

6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М.: Росархив, 2000.

7. Положение об Архивном фонде Российской Федерации. СЗ РФ, 1998, № 49. Ст. 6007.

8. Положение о Федеральной архивной службе России. СЗ РФ, 2003, №30. Ст.3075.

9. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). Справочное пособие. ВНИИДАД, М.,1996.

7.2. Дополнительная литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие на основе новых нормативов. М., ООО «Управление персоналом», 2005.

2. Артемов О.Ю., Ермакова И.Н., Овчинникова Н.В. Фирма: управление, кадры, документы. М.,”Атлант-центр”,1993.

3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Учебное пособие. Москва-Новосибирск, 1998.

5. Стенюков М.В. Документы и делопроизводство. М.,2002.

6. Корнеева И.К., Кудряева В.А. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004.

7.Ларьков Н.С. Документоведение. Уч. пособие. Томск, 2000.

Раздел 8. Образцы некоторых распространенных документов

ЗАО «Волна»

344058, г. Ростов на Дону

ул. 2-я Краснодарская 147

Тел.: (8632) 248975

Факс: (8632) 228596

РАСПОРЯЖЕНИЕ

"__"_________ ____ г. город _________ Nо. _____________

О проведении ремонтных работ

В связи с аварийным состоянием отопительной системы в комнате № 15 общежития № 2 ЗАО «Волна» ОБЯЗЫВАЮ:

1. Провести ремонтные работы в комн. № 15.

Ответственный __________________________________________.

Срок исполнения - "_____"________ 20 ____ г.

2. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на

___________________________________________________________.

(должность, ф.и.о.)

_______________________ __________________ __________________

(должность руководителя) (личная подпись) (расшифровка)

ЗАО «Волна»

344058, г. Ростов на Дону

ул. 2-я Краснодарская 147

Тел.: (8632) 248975

Факс: (8632) 228596

ПРИКАЗ

"___"__________ ____ г. №. __________

город ______________

О приеме на работу по контракту

на должность главного бухгалтера

1. _______________________________________ считать принятым

(указать фамилию, имя, отчество)

на должность главного бухгалтера предприятия на условиях заключенного с ним контракта № __________ от "___"__________ _____ г.

2. С целью обеспечения исполнения условий указанного контракта главному бухгалтеру в срок до "___"____________ ____ г. подготовить проекты:

- распоряжения директора предприятия, предусматривающего информирование подразделений, служб, должностных лиц и иных работников предприятия о касающихся их условиях контракта;

- приказов директора об обеспечении реализации главным бухгалтером прав, предоставленных ему контрактом, а также иных условий контракта.

Основание: контракт от "___"__________ ____ г.

Директор ____________________________________________________

(подпись и ее расшифровка)

С приказом ознакомлен "___"___________ ____ г.

Главный бухгалтер _____________________________

(подпись и ее расшифровка)

ПРОТОКОЛ № _____

заседания Совета директоров

___________________________________

г. ____________ "___"__________ ____ г.

ПРИСУТСТВУЮТ:

На заседании Совета директоров ______________ присутствуют ______ из _________ членов Совета директоров _______________________________: _________________________________, __________________________________, ___________________________.

Совет директоров в соответствии с Уставом вправе принимать решение.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

Избрание Председателя Совета директоров.

СЛУШАЛИ:

____________________ с предложением об избрании Председателем

(Ф.И.О.)

Совета директоров ___________________.

(Ф.И.О.)

ГОЛОСОВАЛИ:

По первому вопросу: "ЗА" - ____________. "ПРОТИВ" - _______________

"ВОЗДЕРЖАЛИСЬ" - _________________.

СОВЕТ ДИРЕКТОРОВ РЕШИЛ:

1. Назначить _________________________ председателем Совета

(Ф.И.О.)

директоров __________________________________________.

(наименование акционерного общества)

ПОДПИСИ:

____________________ (____________________)

____________________ (____________________)

ЗАО «Волна»

344058, г. Ростов на Дону

ул. 2-я Краснодарская 147

Тел.: (8632) 248975

Факс:(8632)228596 _______________________

(наименование руководителя предприятия)

СПРАВКА _______________________

(Ф.И.О.)

"__"_______ ____ г.

№. ______________

город _______________

О закупке мебели и оборудования

В соответствии с планом модернизации конторской мебели и оборудования в __ квартале ____ г. были закуплены следующие комплекты мебели и оборудования:

Стулья офисные - 25 шт.

Столы офисные - 30 шт.

Справка составлена на основании _____________________________________________________________

Главный бухгалтер _______________________________________

(подпись) (Фамилия, И.О.)

В дело №. ________

"__"_______ ____ г. ______________________________

(подпись исполнителя) (ф.,и.,о.)

ЗАО «Волна»

344058, г. Ростов на Дону

ул. 2-я Краснодарская 147

Тел.: (8632) 248975

Факс: (8632) 228596 Директору предприятия

________________________

(Ф.И.О.)

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

"__"_______ ____ г.

№. _______________

Настоящим, сообщаю, что мной были проведены маркетинговые исследования рынка кабельно-проводной продукции. Результаты и отчетные таблицы приведены в служебной записке № 125 от 12.10.2000г.

Начальник цеха № 3 Иванов В.С.

В дело №. ________

"__"_______ 199_ г.

_________________________________ (подпись исполнителя)

ЗАО «Волна»

344058, г. Ростов на Дону

ул. 2-я Краснодарская 147

Тел.: (8632) 248975

Факс: (8632) 228596 Директору предприятия

________________________

(Ф.И.О.)

ОБЬЯСНИТЕЛЬНЯ ЗАПИСКА

"__"_______ ____ г.

№. _______________

В ответ на претензию, прозвучавшую на производственном совещании, сообщаю, что задержка поставки продукции в Филиал №1 г. Краснодар, произошла из-за поломки на трассе тормозной системы автомобиля МАЗ (госномер А 256 РО 61).

В настоящее время поломка устранена и продукция в филиал 1 доставлена.

Начальник транспортного цеха Сергеев В.К.

В дело №. ________

"__"_______ 200__ г.

_________________________

(подпись)

ЗАО «Волна»

344058, г. Ростов на Дону

ул. 2-я Краснодарская 147

Тел.: (8632) 248975

Факс: (8632) 228596

АКТ № _______

сдачи-приемки дел

город _____________ "___"________ _____ г.

Настоящий акт составлен бывшим _____________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

____________________________________________________________

(название предприятия)

и вновь назначенным главным ________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

в том, что на основании приказа №. ____ от "___"__________ ____ г.

ими проведена сдача-приемка дел по состоянию на "___"____ ___ г.

Сдача-приемка производилась в присутствии ________________ _________________________________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

В результате сдачи-приемки дел установлено, что:

1. Главная книга полностью заполнена по состоянию на "___"____________ г. Данные синтетического учета полностью соответствуют соответствующим позициям аналитического учета.

2. Предъявлены карточки аналитического учета по счетам 01, 10, 70.

3. Предъявлены журналы-ордера за январь-сентябрь текущего года, ведомости аналитического учета по счетам 60, 61, 63, 64, 65, 67, 68, 69, 71, 75, 76, 78, 79 и Книга учета депонентов.

4. Предъявлены акты внезапной ревизии за I, II и III кварталы _____ г.

5. Передано заключение независимой аудиторской проверки годовых отчетов предприятия за _____ и _____ гг.

6. Передан архив за _____ - _____ гг. в количестве _____________ (_____________________) дел по описи.

7. Сдана по описи справочно-нормативная литература.

Приложение:

1. Опись дел архива предприятия.

2. Опись справочно-нормативной литературы на двух страницах.

Дела сдал __________________

(подпись)

Дела принял __________________

(подпись)

При сдаче-приемке дел присутствовали:

_____________________ ________________

(должность) (подпись)

___________________________________

(руководителю)

____________________________________

(наименование предприятия или учреждения)

От _________________________________

(фамилия, имя, отчество)

проживающего по адресу: _____________

____________________________________

____________________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять меня с "__"__________ _____ г. на работу в (цех, отдел) _______________________________ на должность (или по профессии) __________________________________________________________________

"___"____________ ____ г. __________________

(подпись)

АВТОБИОГРАФИЯ

Я, Нестеренко Владимир Александрович, родился 20.02.1969 г. в г. Красный Луч, Ворошиловградской области. С 1971 г. проживаю в г. Ростов-на-Дону.

В 1984 г. окончил школу №37, затем поступил в Ростовский Радиотехнический Техникум. В 1988 г. защитил диплом по специальности – радиолокация.

С 1988 по 1990 г.г. проходил службу в армии.

В настоящее время работаю в коммерческой организации и обучаюсь на заочном отделении в Академии Сельскохозяйственного Машиностроения.

28.10.2005 г. Подпись

ХАРАКТЕРИСТИКА

Рудакова Олега Васильевича, работающего в ЗАО «Волна» инженером отдела снабжения.

Рудаков Олег Васильевич за время работы в ЗАО «Волна», зарекомендовал себя, как ответственный и обязательный работник и человек. Олег обладает нестандартным складом ума, инициативен и коммуникабелен, с коллегами по работе легко находит общие интересы, что позитивно сказывается на сплоченности коллектива. Олег неоднократно был отмечен и поощрен руководством за достигнутые результаты в работе.

Характеристика выдана для предоставления в клуб «Гигант»

Директор ЗАО «Волна» __________________ Пельт И.С.

Начальник отдела снабжения _______________ Машко Т.П.

25.10.2005 г

КОНТРАКТ № _____________

г. _______________ "___"___________ 199_ г.

__________________________________________________________________,

(полное наименование организации)

аккредитованный в качестве Государственного центра испытаний средств измерений (регистрационный номер __________), органа по сертификации приборостроительной продукции (регистрационный номер ________________) и испытательного центра приборостроительной продукции (регистрационный номер _______________), именуемый далее ИСПОЛНИТЕЛЬ, в лице _____________________________________, с одной

(должность, фамилия, имя, отчество)

стороны, и фирма _______________________, именуемая далее ЗАКАЗЧИК, в лице Директора московского представительства _______________________,

(Ф.И.О.)

с другой стороны, заключили настоящий КОНТРАКТ о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ КОНТРАКТА

1.1. ЗАКАЗЧИК поручает, а ИСПОЛНИТЕЛЬ принимает на себя проведение работ по исследованию и сертификации приборов, приведенных в Приложении 1 к настоящему КОНТРАКТУ.

2. ЦЕНА И ПОЛНАЯ СТОИМОСТЬ КОНТРАКТА

2.1. Цена устанавливается в долларах США. Сумма КОНТРАКТА составляет _________________(_______________________) долларов США.

(сумма цифрами и прописью)

3. СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ КОНТРАКТА

3.1. Первая часть исследований и сертификации проводится на фирме производителя в ______________ в течение __ дней, вторая - на фирме ИСПОЛНИТЕЛЯ в течение ________ месяцев.

3.2. Результаты исследований и сертификации аппаратуры передаются ЗАКАЗЧИКУ в течение ______ месяцев после окончания первой части работ.

3.3. Работа по КОНТРАКТУ завершается выдачей Сертификатов Госстандарта России установленного образца, удостоверяющего регистрацию средств измерения в Государственном Реестре и разрешающего их ввоз и применение на территории Российской Федерации и считается принятой после подписания СТОРОНАМИ АКТА об окончании работ по КОНТРАКТУ.

4. УСЛОВИЯ ПЛАТЕЖА

4.1. Оплата по КОНТРАКТУ производится в два этапа:

- _________________(_______________________) долларов США

(сумма цифрами и прописью)

выплачиваются в течение _____ дней после окончания работ на фирме изготовителя;

-_________________(_________________________) долларов США

(сумма цифрами и прописью)

выплачиваются в течение _______ рабочих дней после подписания

СТОРОНАМИ АКТА об окончании работ по КОНТРАКТУ.

4.2. Все банковские издержки при переводе денег несет ЗАКАЗЧИК.

4.3. Во всех платежных документах ссылка на номер КОНТРАКТА и дату заключения обязательна.

5. ПРЕТЕНЗИИ

5.1. В случае получения неполного перечня документов ЗАКАЗЧИК имеет право заявить ИСПОЛНИТЕЛЮ претензии в течение _____ дней с даты подписания Акта. Документом, подтверждающим обоснованность претензии, стороны признают АКТ экспертизы Арбитражной комиссии г. _____________.

5.2. ИСПОЛНИТЕЛЬ обязан рассмотреть конкретную претензию в течение _______ дней с даты ее получения и представить ЗАКАЗЧИКУ предложения по урегулированию претензий с указанием сроков ее урегулирования.

6. САНКЦИИ

6.1. В случае, если подготовка документации будет продлена не в сроки, указанные в КОНТРАКТЕ, ИСПОЛНИТЕЛЬ выплачивает ЗАКАЗЧИКУ штраф в размере ______% от стоимости КОНТРАКТА за каждый день просрочки, но не более _____% от общей стоимости КОНТРАКТА.

7. ФОРС-МАЖОР

7.1. Ни одна из сторон не будет нести ответственность за неисполнение своих обязанностей, вследствие наводнения, землетрясения, войны и других стихийных бедствий, подтвержденных в трехдневный срок Торгово-Промышленной Палатой страны, в которой эти обстоятельства произошли. В этом случае исполнение обязательств в срок, установленный в КОНТРАКТЕ, соразмерно отодвигается на время действия соответствующего обстоятельства.

8. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ

8.1. ____________________________________________________________

Применимое право является законодательство _______________.

Настоящий КОНТРАКТ подписан в двух экземплярах на английском и русском языках, оба текста имеют одинаковую юридическую силу.

9. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА СТОРОН

ЗАКАЗЧИК: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

ИСПОЛНИТЕЛЬ: ____________________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________

ПОДПИСИ СТОРОН:

Заказчик: Исполнитель:

___________________ ____________________

«____»_________ 200 __ г. «____»_________ 200 __ г.

ЗАО «Волна»

344058, г. Ростов на Дону

ул. 2-я Краснодарская 147

Тел.: (8632) 248975

Факс: (8632) 228596

ПРИКАЗ № ______

по личному составу

"___"_____________ ____ г.

Назначить __________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

на должность _________________________________________________________

(по спецификации, квалификации)

с "___"___________ ____ г. по "___"_____________ ____ г.

Условия оплаты и срок работы - в соответствии с заключенным трудовым контрактом.

___________________________ __________________

(должность руководителя) (подпись)

С приказом ознакомлен: ___________________

(подпись)

ЗАО «Волна»

344058, г. Ростов на Дону

ул. 2-я Краснодарская 147

Тел.: (8632) 248975

Факс: (8632) 228596 Директору АО «Стройресурс»

Г-ну Корнакову А.Е.

121069, Москва,

ул. Пушкина 456 оф. 116

О поставки товара в филиал

Уважаемый Андрей Евгеньевич!

Поиск по сайту: