Бланки документов предприятия

Для предприятия, его структурного подразделения, должностного лица рекомендуется использовать следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используется для составления любых видов документов, кроме писем.

Общий бланк содержит следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ или города), он устанавливается для организаций, имеющих на это право;

- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);

- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

- наименование организации.

На общих бланках указываются трафаретные части таких реквизитов, как дата и регистрационный номер документа. Кроме того, на общих бланках рекомендуется также проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов документа: гриф утверждения; заголовок к тексту; отметка о контроле.

Национальном и русском языке на одном уровне продольного бланка. Как правило, слева печатают реквизиты на национальном языке, справа – на русском.

Все бланки должны иметь поля не менее:

- левое – 20 мм;

- верхнее – 20 мм;

- правое – 10 мм;

- нижнее – 20 мм;

Бланки предприятия могут храниться в памяти компьютера и выводиться на печать при создании конкретного документа.

Для бланков применяют бумагу форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Бланки следует изготавливать на бумаге, предназначенной для работы с печатающими устройствами, копировальным оборудованием. Поэтому бумага для бланков должна быть качественной, соответствовать требованиям по плотности – 80 г/м2 до 200 г./м2 и по белизне – 88% до 98 %.

Бланки конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например: ”ПРИКАЗ”, “РАСПОРЯЖЕНИЕ” и т. п.

Существуют два варианта расположения реквизитов на бланках продольный и угловой.

Продольный бланк предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в левой верхней части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, т. к. правый верхний угол используется для указания адресата. Угловое расположение экономит до 20% площади листа документа.

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов бланка на языке партнера или на английском языке.

На бланках организаций субъектов РФ, имеющих свой национальный язык в качестве государственного реквизиты (наименование организации, справочные данные об организации, место составления или издания документа) оформляются на бланках.

Бланк письма содержит реквизиты:

- государственный герб РФ (герб субъекта РФ или города) устанавливается для организаций, имеющих на это право;

- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);

- код организации по ОКПО (общероссийскому классификатору предпри

ятий и организаций;

- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

- наименование организации;

- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, номера телефаксов, адрес электронной почты, WED-страницы в Интернет, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату лицензии).

На бланке письма указываются трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату документа, например: ____ №_____; На №_____ от ______.

На бланках письма ставятся ограничительные уголки для реквизитов: адресат; заголовок к тексту; отметка о контроле:

Общий бланк

1.2.2. Задания к самостоятельной работе

1. Расскажите о единых правилах документирования управленческих дей­ствий, которые определены ГСДОУ, УСД.

2. Перечислите виды организационно-распорядительных документов, ко­торые издаются в органах управления, и расскажите, каков общий порядок их оформления.

3. Определите, в чем заключаются общие требования к унификации до­кументов.

4. Назовите все виды документов и укажите, по каким признакам они классифицируются.

5. Раскройте все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ 6.38-90. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.

6. Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. До­бавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны офор­мляться.

Документ 1

Наименование организации

Номер телефона

Главе администрации

Ф.И.О.

Уважаемый _____________________

Сибирская инженерно-техническая компания «Сибинтек» (г. Новоси­бирск), просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности фирмы и оказать содействие в решении вопросов, затрудняющих деятельность фирмы. Заранее благодарны за оказанную помощь, по поручению дирекции фирмы «Сибинтек»,

Генеральный директор Подпись В.Г. Иноземцев

Приложение:

1. Бизнес-план фирмы «Сибинтек», количество листов.

2. Заявление фирмы «Сибинтек» в Министерство экономики и шансов РСФСР о выделении квоты на экспорт на 1990 г.

3. Заявление фирмы «Сибинтек» в Комитет внешнеэкономических связей РСФСР с просьбой разрешить разовые экспортные операции 1990 г.

Документ 2

Наименование организации

Адрес

Директору предприятия «Цитрон»

В.А.Борисову

копия: главе администрации, К.К.Петрову

копия: начальнику ГНИ по Тагинскому

району В.Ф.Антонов

Текст

Генеральный директор Петрова А.А.

Документ 3

Наименование организации

Адрес

На 1755/2 от 03.03.97

В администрацию Новосибирской области

При этом сообщаем следующее: взаиморасчеты за полученное сырье с Оренбургского комбината хлебопродуктов № 3 производились своевре­менно. Текущая задолженность на время пробега документов 10.03.97 составляет 125тыс. руб.

Директор И.И.Кулаков Главный бухгалтер А.И.Сон

Документ 4

Герб

Наименование организации

Сорову И.И

Адрес

-------№--------

Текст

Директор ООО» Прометей» М.Б.Лапин

Подпись

Печать

Документ 5

Герб

Адресат

В администрацию Новосибирской области

Текст

Директору Молчановской ИПС М.Т.Сорока

Документ 6

Герб

Наименование организации

Адрес

Директору предприятия «Адрон»

Б.Л.Григорьеву

№ _____________

Текст

Генеральный директор Белоусов А.И.

7. Изобразите угловое расположение реквизитов на бланке.

8. Изобразите продольное расположение реквизитов на бланке документа.

9. Назовите общие требования к содержанию текста документа.

Раздел 2. Документирование деятельности организаций

2.1. Конспект лекций по разделу

2.1.1. Организационные документы

Организационными документами называется комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Внутренняя деятельность предприятия регулируется его Уставом или Положением, структурой и штатной численностью, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями, контрактами, хозяйственными договорами, соглашениями, приказами, распоряжениями и другими установлениями администрации, а также коллективными договорами. Большинство перечисленных документов оформляются в соответствии с требованиями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

В Уставе предприятия обязательно отражаются основания его организации и правовой статус, выполняемые функции, права, обязанности, ответственность, организационная структура, форма собственности, характер взаимоотношений с партнерами и государственными органами, порядок осуществления производственно-хозяйственной деятельности и ее контроля, а также порядок реорганизации и ликвидации.

В соответствии с Уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. Здесь указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятие должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланки предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается директором. Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом директора предприятия.

В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавок и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем.

Организация разрабатывает взаимные обязанности работников и администрации, порядок предоставления отпусков, командирование сотрудников, разрабатывает режим работы и другие вопросы, которые отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка или в положении о персонале.

Эти документы составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются директором предприятия.

Если в структуру предприятия входят несколько подразделений, то для каждого из них разрабатываются положение о структурном подразделении, в котором определяются правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделения.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем подразделения, утверждается руководителем предприятия, согласовывается с юристом и доводится до работника под расписку.

Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками предприятия устанавливается приказом руководителя.

2.1.2. Распорядительные документы

Распорядительная деятельность предприятия документируется, в основном, посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т. п.

Проекты приказов подготавливаются специалистами предприятия, согласовываются с главными, ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписываются директором предприятия.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланках предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту, отметку о контроле, текст, подпись, визы, отметка об исполнении документа, отметка о переносе данных на машинный носитель.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки их исполнения.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом “Приказываю”, которое печатается прописными буквами на отдельной стороне.

После слова “Приказываю”, ставится двоеточие и пишется “Кому”, “Что сделать”, “до какого числа”.

Текст приказа делится на пункты, каждый пункт начинается с красной строки.

Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.

Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан срок введения его в действие. После издания приказа секретарь-референт организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на доске объявлений. На другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет “ознакомлен”, ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости приказ копируется секретарем и раздается исполнителям для работы.

По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности руководители предприятия могут издавать распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: “Предлагаю”, “Обязываю”,”Считаю необходимым”, “Рекомендую”.

2.1.3. Документирование деятельности коллегиальных органов

Деятельность предприятий, учреждений и организаций, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах.

Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составлением плана работы на основе предложений членов соответствующего органа. План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам.

Собраниям и заседаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается в административных документах. Документирование подготовки заседания заключается, прежде всего, в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на заседании.

Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важности и сложности.

Документом, фиксирующим ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях является протокол.

Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует или записывает на диктофоне выступление участников заседания.

Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия.

Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например: ПРОТОКОЛ…. Заседания Совета директоров.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель – фамилия и инициалы;

Секретарь – фамилия и инициалы;

Присутствовали – фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих больше десяти, указывается их общее количество.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с красной строки и отвечает на вопрос “О чем?”.

Основная часть протокола состоит из разделов соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПАЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

После двоеточия на следующей строке, с абзаца, пишутся фамилии и инициалы выступивших, и через тире - краткое изложение текста выступления.

Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами.

Постановление или решение указывается в протоколе полностью и строится по образцу распорядительной части приказа.

Протокол подписывается председателем и секретарем.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т. п., которые оформляются как приложения.

Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.

Например:

ОАО ”РЕАЛ-КОНТРАКТ”

ПРОТОКОЛ

№1

общего собрания акционеров

Председатель: Серов А.Р.

Секретарь: Розова И.В.

Присутствовали: акционеры ОАО ”РЕАЛ-КОНТРАКТ”(72 чел., что составляет 95 %голосов, см. приложение 1 “Список присутствующих акционеров”).

Повестка дня:

Об увеличении уставного капитала ОАО “РЕАЛ-КОНТРАКТ”. Докладчик – Президент ОАО Александров И.В.

СЛУШАЛИ:

Александров И.В. – краткое изложение содержания выступления

ВЫСТУПИЛИ:

Караев И.С. – поддержал предложение об увеличении уставного капитала общества.

Яров М.А. – предложил перенести время проведения годового отчета Правления с января на февраль после аудиторской проверки.

РЕШИЛИ:

Увеличить уставной капитал общества на 240000 (двести сорок тысяч) рублей.

Утвердить представленный Правлением общества проспект эмиссии акций.

Внести изменения в Устав ОАО “РЕАЛ-КОНТРАКТ” в части увеличения уставного капитала до 680000 (шестисот восьмидесяти тысяч) руб. (Отв. Шувалов М.И.)

Собрание акционеров проводить в первых числах февраля после аудиторской проверки. (Отв. Александров И.В.)

В голосовании приняли участие 72 акционера. Решение принято единогласно.

Председатель Подпись А.Р.Серов

Секретарь Подпись И.В. Розова

2.1.4. Документирование информационно-справочных материалов

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее из вне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, акты, письма, телеграммы и т. д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и, в отличии от последних, не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий.

Справки делятся на две группы:

информационного характера, описывающие и устанавливающие факты и события, и содержащие сведения служебного характера;

справки, удостоверяющие юридический факт и выдаваемые заинтересованным гражданам или учреждениям.

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и предоставляются в установленные сроки.

Обязательными реквизитами справок являются: вид документа, дата, индекс, место составления, адресат, заголовок, текст, подпись, печать.

Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, сопоставления и анализа полученных данных. В ней могут быть приведены таблицы, даваться приложения.

Подписывают справку лица, ее составляющие и несущие ответственность за предоставленные данные.

Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок – справки, удостоверяющие юридический факт. Поскольку ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые, применяются унифицированные трафаретные бланки, изготовленные типографским способом.

Текст должен начинаться с указанием в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения (пишется справка)

Необходимо также указать учреждение, куда представляется данная справка.

Например:

Эмблема АО Школа №1236

АО “КОНТУР”

Юридический адрес

СПРАВКА

00.00.00. №

Орлов Игорь Николаевич работает дизайнером отдела рекламы АО “КОНТУР” с окладом 540000 (Пятьсот сорок тысяч ) рублей.

Директор подпись И.О.Фамилия

Главный бухгалтер подпись И.О.Фамилия

М.П.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст докладной записки делится на две части:

констатирующая (описательная), где излагается имевшие место факты, или описывается ситуация;

основная, где излагаются предложения, просьбы.

Докладные записки информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Докладные записки, подаваемые руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа, дата.

Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.

Датой докладной записки считается дата ее подписания.

Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет.

Например:

ООО “Ченелл и С” Директору фирмы

Отдел рекламы Гущину А.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

07.04.95 Резолюция руководителя

О дополнительном финансировании

заказа № 174-15

В связи с ростом цен на полиграфические услуги во 2 квартале 1995 г. и изменением сметы затрат прошу выделить дополнительно _______ млн. руб. для завершения работ по заказу №174-11.

Начальник отдела подпись И.Р.Логинов

Отметка о направлении в дело

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Например:

Наименование организации Генеральному директору

Производственный отдел объединения

Зуеву А.А.

Объяснительная записка

12.01.97 №46

Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за 1996г. не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.

Начальник отдела подпись Ю.П.Елкин

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающие факты, события.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема-передачи документов, акт списания материалов и т.д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Далее указывается состав комиссии: фамилия и инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке.

Акт может иметь заголовок.

В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, предложения). Текст акта может делиться на пункты, подпункты и иметь табличную форму. После текста и отметки о приложении указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении

Для актов по материальным, финансовым и другим важным вопросам необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия.

С актами ревизии, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают и об этом ставится отметка на акте.

Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца и заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон.

Например:

АО ИНФАКАП УТВЕЖДАЮ

Отдел рекламы Директор

Подпись Г.К.Белозеров

22.12.2004

АКТ

21.12.2004, №7

приема-передачи ПЭВМ

Основание: докладная записка нач. отдела 12 Правова И.С. от 20.12.94.

Комиссия в составе председателя И.С.Правова и членов: О.Б. Славина и И.В. Орлова составили акт приема-передачи ПЭВМ РS1486 D-33инв. №21 из отдела рекламы в отдел 12.

ПЭВМ признана пригодной для эксплуатации и полностью укомплектованной (процессор, клавиатура, дисплей, принтер).

ПЭВМ передается отделу 12 на срок выполнения работ по контракту №22-47

Председатель комиссии подпись И.С.Правов

Члены комиссии подпись И.В.Орлов

подпись О.Б.Славин

Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями, частными лицами, содержат сообщения о чем-нибудь или уведомления.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантированные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-приглашения и др.

Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении.

Текст письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в том случае, если они взаимосвязаны.

Тексты письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма.

Во второй части письма излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т. п.

Для составления писем, факсов используется специальный бланк для писем.

В письмах, факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: дата, номер, ссылка на номер и дату входящего документа, если письмо является ответом; заголовок, изложенный одной фразой.

На письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита “адресат”: фирма, структурное подразделение; должность; фамилия; почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более, чем четырем адресатам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат.

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланому, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

Виды писем:

Сопроводительное письмо – часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить, или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т. д.

Письма-приглашения – предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Информационное письмо – сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Рекламное письмо – разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Его цель побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами.

Письмо-извещение – по своему стилю близко к письмам приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос.

Письмо-подтверждение – содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, товаров), о том, что ранее составленный документ остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

Письмо-напоминание – содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия.

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (мета работы).

Инициативные письма – это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов.

Письма-ответы – по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, т.к. тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращение покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах или направить предложение на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации и т. п.

В рекламационных письмах (претензионных) требуют возмещения убытков, нанесенных из-за не выполнения или нарушения условий контракта контрагентом. Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).

Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения.

Телефонограмма – документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем.

2.2. Практические занятия

2.2.1. Вопросы практических занятий

Организационные документы.

Устав.

Положение.

Структура и штатная численность, штатное расписание.

Правила внутреннего трудового распорядка.

Распорядительные документы.

Приказы по основной деятельности.

Распоряжения.

Решения.

Документирование деятельности коллегиальных органов

Организационно-технические мероприятия по подготовке к проведению совещаний.

Структура доклада и отчета.

Требования к составлению и оформлению протоколов.

Документирование информационно-справочных материалов.

Докладные и объяснительные записки.

Акты.

Телеграммы

Факсы.

Телефонограммы.

Справки.

Современное деловое письмо.

2.2.2. Задания на самостоятельную работу

1. Составьте приказ по открытому акционерному обществу «Новосибир­ский завод химконцентратов» об утверждении инструкции по делопроиз­водству на заводе. В констатирующей части укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства Рос­сийской Федерации от 24.06.92 № 1118-р председателем Комитета по де­лам архивов при Правительстве РФ Пихоя Р.Г., и с ГОСТ 6.38-90, канцеляри­ей завода разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В распорядительной ча­сти утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприя­тии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.

2. Составьте проект приказа по Электровакуумному заводу об установ­лении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц ( в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части документа и другие реквизиты укажите самостоятельно.

3. Напишите проект приказа по ОАО «Оксид» об итогах документальной ревизии работы предприятия с 01.02.97 по 01.09.97. В акте ревизии зафиксированы следующие недостатки: не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР находятся в запущенном состоянии; у заведующего складом металлов Петрова Л.Н. оказались излишки листовой стали (320 кг) и недостача стальной ленты (185 кг); допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ремонта оборудования; в механическом цехе допущен перерасход припоя в количестве 60 кг; заведующим складским хозяйством П.И. Яковлевым несвоевременно отгружена поставщикам возвратная тара, за что заводом уплачен штраф сумме 1,5 тыс. руб. Другие реквизиты укажите самостоятельно.

4. Составьте приказ по строительному кооперативу «Запуск» о неправильном использовании строительных отходов. Во вводной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. В заключительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частным лицам.

5. Составьте приказ по предприятию «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

6. Составьте приказ об итогах работы с документами в 1996 г. в ОАО «Родина». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контролю их исполнения. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению этой работы.

7. Напишите проект приказа директора Завода точного машиностроения о премировании работников планово-экономического отдела за досрочную разработку техпромфинплана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60% ежемесячного должностного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.

8. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах ин­вентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных ма­териалов в сумме 365 тыс. руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.

9. Составьте полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании произ­водства строительных материалов для строительства жилых домов. На со­брании была заслушана информация председателя о возможности созда­ния такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было приня­то решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 мес. развернуть работу и выделить для этих целей 315 тыс. руб.

10. Составьте краткий протокол производственного совещания работни­ков планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 1999 г. После обсуждения производственное совещание приняло решение разра­ботать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Осталь­ные данные укажите самостоятельно.

11. Составьте докладную записку бухгалтера Тимошиной И.П. главному бухгалтеру фирмы «Рубин» Бабичеву Н.П. от 15.09.99 о произведенной Ти­мошиной И.П. проверке выполнения приказа директора фирмы № 92 от 12.01.99 «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Обского моря». В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации не­достатков, обнаруженных в январе 1999 года. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгал­теру. Выявлено, что 25 февраля 1999 года было сдано только 35,2% всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи после­дних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно.

12. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об ито­гах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими в ВЦ за­вода. Централизация расчетов дала возможность перевести на другую ра­боту пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, контролировать расходование фонда заработной платы. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников, бухгалтерии и ВЦ, обеспечивающих переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.

13. Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.

14. Составьте и оформите телеграмму фирмы «Юнисиб» Кемеровскому предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

15. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке, по причине слабого контроля со стороны главного механика.

16. Составьте докладную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

17. Составьте докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия о необходимости централизации расчетов с работниками предприятия. В обязанности учетных работников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки. В докладной записке необходимо подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников в цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20%.

18. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

19.Составьте письмо-извещение Новосибирского ЗАО «Экосан» Кемеровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудования.

20.Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.

21.Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне. |

22.Составьте гарантийное письмо ОАО «Экосан» ОАО «Прогресс» об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции. ОАО «Экосан» просит произвести эту работу непосредственно на площадке.

23.Составьте договорное письмо о подписании договора товарищества Сарни» с товариществом «Алекс» на поставку строительных материалов.

24.Составьте письмо-ответ типографии издательства «Наука» товариществу- на вере «Триника» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности.

25.Составьте письмо-ответ предприятия «Сайл» на просьбу строительно-монтажной фирмы «Альтэе» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в пос. Коченево.

26.Составьте совместное письмо-ответ областного управления здравоохранения и управления финансов и налоговой политики администрации Новосибирского района о выделении дополнительных ассигнований из областного бюджета на оказание медицинской помощи жителям района.

27.Составьте письмо-ответ объединения «Новосибирскхлебопродукт» открытому акционерному обществу «Сарабалыкский» о выделении ОАО автомашины УАЗ-469 под сданное в 1999-2000 гг. зерно.

28.Составьте письмо-просьбу Мочищенского завода железобетонных конструкций администрации области о выделении лимита на стеклоплитку «Ириска» в количестве 50 тыс. кв. м для отделки наружных стеновых панелей серии 135, которые завод начинает выпускать 2001г. для треста «Запсибтранс-строй».

29.Составьте письмо-просьбу Доволенской инкубаторно-птицеводческой станции в областную администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 150 тыс.руб. до начала реализации молодняка птицы населению.

30.Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирс­ких перевозок Новосибирскому производственному кооперативу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите при­чину отказа.

31.Составьте письмо-просьбу Новосибирского туристического центра «Сибиряк» в комитет по внешнеэкономической деятельности администра­ции области с просьбой выделить лицензию на вывоз в 2001г. леса в Литву в количестве 5000 куб. м, так как одним из условий поставки мебели для туристического комплекса в речкуновской зоне.

32.Составьте письмо объединения «Сибинтек» в Комитет внешнеэкономических связей Российской федерации о направлениях своей деятельнос­ти и с просьбой о выделении квоты на экспорт в 2001 г.

33.Составьте письмо-просьбу закрытого акционерного общества «Но-восибирскмебель» в комитет внешнеэкономических связей администрации области о выделении лицензии на поставку в Китай 4000 т металла в связи с заключением контракта с даляньским Объединением по международному сотрудничеству на строительство девятиэтажного общежития в Новосибир­ске. Согласно контракту оплата выполненных работ будет производиться российскими рублями и материалами.

34.Составьте письмо-ответ производственного объединения «Новоси-бирскгазификация» директору Химфармзавода и начальнику управления «Новосибирскгоргаз» о ежемесячной поставке Химфармзаводу 64 т сжиженного газа в течение 2001 г. Указанный объем учтен в разнарядке. Поставка будет осуществляться через управление «Новосибирскгоргаз».

35.Составьте письмо-просьбу ООО «Индивидум» в комитет по внешнеэкономическим связям о выделении квоты на экспорт круглого леса в количестве 10 тыс. куб. м.

36.Составьте письмо-ответ областного управления сельского хозяйства председателю акционерного общества «Ирмень» по вопросу поставок легковых автомобилей за сданное зерно.

37.Составьте письмо-отказ Новосибирского производственного объединения энергетики и электрификации «Новосибирскэнерго» директору спецкомбината «Радон» о выдаче бесплатного разрешения на электроснабжение жилых домов.

38.Составьте письмо-просьбу Государственной торговой компании «Сибторг» в болгарскую фирму «Миаве З» о возможности поставки в Новосибирскую область экологически чистого детского питания.

39.Составьте письмо-просьбу коммерческой фирмы «Новосибирскснаб сбыт» французской фирме «Окситроль» об организации встречи для установления сотрудничества в поставках точной измерительной аппаратуры.

40.Составьте информационное письмо объединения «Новосибирскавтодор» французской фирме «Окситроль» о возможности продажи современных гидравлических кранов. Цена крана 5500 долларов США.

41.Составьте письмо администрации Новосибирской области в Ассоциацию японо-российской торговли с просьбой дать подробный список экспортной продукции.

42.Составьте письмо-приглашение объединения «Экспоцентр» с предложением принять участие в российской выставке на международной обще отраслевой ярмарке в г. Измире (Турция), которая будет проходить с 20 ноября по 10 декабря 2001 г. Измирская ярмарка является одним из крупнейших торговых мероприятий стран Среднего и Ближнего Востока. В тексте надо указать, что участие в этой ярмарке позволяет широко представить экспортную продукцию организации, продать экспонаты со стенда, изучить особенности рынка, обменяться с другими участниками ярмарки научно технической информацией и заключить выгодные сделки.

43.Составьте письмо-просьбу производственно-коммерческого предприятия Новосибирскпромкомбыт» сирийской фирме «Дейритекс» о поставке портьерной ткани, текстиля для пошива мужской, женской и детской одежды

Раздел 3. Документирование трудовых отношений

3.1. Конспект лекций по разделу

Трудовые правоотношения предприятия с работником регулируются Кодексом законов о труде РФ. НА основании статей Трудового кодекса РФ на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:

трудовые договоры (контракты), заключение с предприятием с работником;

приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении);

трудовые книжки;

личные карточки формы Т-2;

личные дела;

личные счета по заработной плате;

Рассмотрим отдельные процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения персонала предприятия, и создаваемые при этом документы.

Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.

Прием на работу оформляется приказом по личному составу. В дальнейшем заполняется личная карточка Т-2 и вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

Перевод на другую работу осуществляется при наличии следующих оснований: личного заявления работника, или представления о переводе, или в случае производственной необходимости, отраженной в докладной записке в приказе по основной деятельности или в другом документе. Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу.

Увольнение работников предприятия производится по причинам указанным в Трудовом кодексе РФ и оформляется приказом по личному составу. На основании приказа делается запись в трудовую книжку и в личную карточку. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

3.1.1. Резюме

Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу на не государственные предприятия. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе “Дополнительные сведения” может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, интересы претендента и т.д.

Например:

Резюме

Орлов Игорь Иванович

11ю03.60 г.р.

Адрес: 127322, г. Москва, ул. Лескова, д.7, кв.11.

Тел.: 2103318 (Р), 9727611 (Д)

Семейное положение, имею дочь.

Цель: получение должности начальника информационного обеспечения.

Желаемая зарплата: от 4 до 6 тысяч руб. в месяц.

Образование: 1977-1982- Московский институт стали и сплавов по специальности ЭЛЕКТРОННЫЕ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫЕ МАШИНЫ с присвоением квалификации ИНЖЕНЕР-СИСТЕМОТЕХНИК.

1967-1977-средняя школа №27 (г. Москва). По окончании школы получил свидетельство о присвоении квалификации ПРОГРАММИСТ.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ: с1992 г. – до настоящего времени – начальник отдела информатики в финансовой компании ”ФИН-ТРАСТ” (обеспечиваю программную поддержку деятельности компании и функционирование вычислительной техники).

С 1982 по 1992 г. – инженер НИИ приборостроения, с 1985 г. начальник сектора (разрабатывал вычислительные комплексы).

С1980 по 1982 г- старший техник в Московском статистическом управлении (разрабатывал алгоритмы АРМ).

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: имею опыт работы с электронными таблицами, текстовыми и графическими редакторами в средах DOS и WINDOWS, а также владею системами программирования на языках PASKAL, C и СУБД, таких как DBASE, FoxPro и другие.

Имею ряд публикаций в специальном журнале “Домашний компьютер”.

Владею английским языком (читаю и перевожу со словарем).

По требованию могу представить необходимые рекомендации.

Подпись И.И.Орлов

3.1.2. Трудовые договоры

Трудовой договор(контракт) – документ, фиксирующий соглашение между работником и работодателем .

При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия: место работы; конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности; дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт; оплата труда; обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

Контракт может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон: испытательный срок; совмещение профессий, должностей; повышение квалификации; дополнительный отпуск и др.

В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией и должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, утвержденную руководством предприятия.

В трудовом контракте указывается размер должностного оклада работника, различные надбавки и доплаты.

Контракт составляется в 2-х экземплярах. Трудовые контракты могут включаться в состав личных дел. Если личные дела не заводятся, контракты формируются в отдельное дело по алфавиту. Контракты хранятся 75 лет.

Форма контракта – произвольная, в которой отражаются все вышеперечисленное.

Например:

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР (КОНТРАКТ) № 123

Томская областная общественная организация «Альтаир» в лице Президента организации СЕРГЕЕВА Владимира Ивановича, именуемая в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны, и

ИВАНОВ Владимир Георгиевич, проживающий в г. Юрга Кемеровской области, паспорт № 6900 152567, выданный УВД г. Асино Томской области, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны,

ЗАКЛЮЧИЛИ настоящий трудовой договор о нижеследующем:

1. Предмет трудового договора (контракта)

1.1. По настоящему договору (контракту) Работник обязуется выполнять обязанности по должности дворника 7 разряда единой тарифной сетки в магазине «Книги» с подчинением трудовому распорядку организации, а Работодатель обязуется обеспечивать Работнику необходимые условия работы, своевременную выплату заработной платы, необходимые социально-бытовые условия в соответствии с действующим законодательством, локальными нормативными актами, коллективным договором и настоящим трудовым договором (контрактом).

2. Общие положения

2.1. Трудовой договор заключается на неопределенный срок.

2.2. Трудовой договор является договором по основной работе.

3. Права и обязанности сторон

3.1. Права Работника: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.2. Обязанности Работника: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.3. Обязанности Работодателя:

3.3.1. Организовать труд Работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, своевременно выплачивать обусловленную трудовым договором заработную плату.

3.3.2. Обеспечить безопасные условия и охрану труда на рабочем месте с предоставлением компенсаций Работнику за тяжелые работы и работы с вредными или опасными условиями труда.

3.3.3. Прочее:

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Режим работы, время отдыха и социально-бытовые условия

4.1. Режим работы с нормальной продолжительностью рабочего дня с 8-00 до 17-00 часов.

4.2. Особенности режима рабочего времени:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________

4.3. Работнику устанавливается ежегодный оплачиваемый отпуск общей продолжительностью 28 календарных дней.

4.4. Социально-бытовые условия, в том числе связанные со спецификой работы:

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Оплата труда

5.1. За выполнение должностной обязанности, предусмотренной настоящим договором, Работнику устанавливаются:

5.1.1. Оклад в размере 1 500 руб. в месяц.

5.1.2. По представлению зав. магазином – премии в конце каждого квартала в размере месячного оклада.

5.1.3. В зимние месяцы (с ноября по февраль) предусматривается надбавка к заработной плате в размере 1 000 руб. в месяц.

6. Ответственность сторон

6.1. Работодатель и работник несут ответственность в соответствии с российским законодательством.

7. Иные условия трудового договора (контракта)

7.1. ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Работодатель Работник

г. Томск, пр. Ленина, 30 г. Юрга, Кем. области,

ул. Южная, 2.

Подпись Сергеев В.И. Подпись Иванов В.Г.

3.1.3. Личные дела

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике.

Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных работников оформляют личные карточки ф. Т-2)

В состав личного дела должны входить следующие документы:

внутренняя опись документов имеющихся в деле;

анкета или личный листок по учету кадров;

автобиография или резюме;

копии документов об образование;

копии документов об утверждение в должности;

характеристики или рекомендательные письма;

трудовой контракт (договор);

копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

справки и другие документы, относящиеся к данному работнику;

дополнение к личному листку по учету кадров. Этот документ предназначен для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров или анкеты.

Документы личного дела помещаются в папку установленного образца, на которой проставляется присвоенный ей порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге учета личных дел.

После увольнения работника его личное дело извлекается из данной папки, оформляется в ведомственный архив и сдается на хранение. В освободившуюся папку с тем же номером помещается личное дело нового работника.

В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге учета личных дел, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела; фамилия, имя, отчества работника; дата поставки дела на учет; дата снятия с учета.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Личные дела хранятся в отделе кадров как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек.

3.1.4. Ведение личных карточек

На всех рабочих и служащих, принятых на постоянную, временную или сезонную работу, заводятся личные карточки, необходимые для анализа состава и учета движения кадров.

Личные карточки заполняются после подписания руководителем приказа о приеме на работу.

Личная карточка имеет типовую междуведомственную форму №Т-2, утвержденную органами статистики.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы. Все записи в личной карточке формируются полностью, без сокращений и основываются на соответствующих документах. Все последующие изменения в биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.

Личная карточка состоит из десяти разделов:

общие сведения,

сведения о воинском учете,

прием на работу и переводы на другую работу,

аттестация,

повышение квалификации,

профессиональная переподготовка,

поощрения и награды,

отпуск,

социальные льготы,

дополнительные сведения.

При увольнении работника в личной карточке указывается дата и причина увольнения. Личные карточки уволенных работников хранятся в течение года в отдельной картотеке в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело и сдаются в архив.

Личные карточки запрещается присоединять к личным делам, они хранятся в архиве строго отдельно.

Личные карточки заполняются по Унифицированной форме N Т-2, которая Утверждена Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26.

Заполнение личной карточки работника необходимо производить с учетом требований, предусмотренных Альбомом унифицированных форм первичной учетной документации, разработанным НИПИстатинформом Госкомстата России на основании Постановления Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. N 835 «О первичных учетных документах». Формы первичной учетной документации данного альбома утверждены Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26.

Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами: информации о населении (ОКИН), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей по образованию (ОКСО).

При заполнении п. 5 «Знание иностранног

Поиск по сайту: