Центральный научно-исследовательский институт информации

Э.Н. Камышев, Г.Ю. Литвинцева

СОВРЕМЕННОЕ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

Рекомендовано в качестве учебного пособия
научно-методическим семинаром

кафедры социологии, психологии и права

Издательство

Томского политехнического университета

ББК 00000

C00

Камышев Э.Н.

С00 Современное документоведение. Учебное пособие с практикумом [электронный ресурс] / Э.Н.Камышев – Томск: Изд-во Томского политехнического университета, 2009. – 116 с.

Учебное пособие с практикумом по современному документоведению, включающее в себя конспект лекций, контрольные вопросы и задания, а также список рекомендованной литературы, подготовлен преподавателями кафедры социологии, психологии и права Томского политехнического университета Камышевым Эдуардом Николаевичем и Литвинцевой Галиной Юрьевной. Оно предназначено студентам вузов г. Томска, а также всем желающим для подготовки к экзаменам и зачетам.

Пособие составлено исходя из требований государственного стандарта подготовки специальности «Менеджмент организации», утверждённого Минобразованием РФ.

Научный редактор – заведующий кафедрой социологии, психологии и права ТПУ, профессор доктор Камышев Эдуард Николаевич

УДК 000000

ББК 00000

Рецензенты

Доктор философских наук, профессор ТПУ
Л.И.Иванкина

Кандидат исторических наук, ректор ТИБ
С.Л. Красинский

© Камышев Э.Н. Литвинцева Г.Ю., 2009

© Томский политехнический университет, 2009

© Оформление. Издательство Томского
политехнического университета, 2009

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. Документ представляет собой средство связи и конечный результат крупных капиталовложений. Большую часть служебной информации работники предприятий, организаций получают посредством документов. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Руководители предприятий несут персональную ответственность за составление, сохранность и правильное оформление документов.

Отсутствие установленного порядка в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия. Поэтому, очень важно при работе с документами руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Настоящее пособие содержит методический материал по двум неразрывно связанным элементам механизма управления: первый – это сами документы; второй – делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, хранение, передачу в архив.

Основное внимание в учебном пособии уделено подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов как базовому процессу в реализации всех управленческих функций. Освоение унифицированных приемов и методов написания деловых писем в сочетании с другими навыками документирования окажет прямую помощь работникам управления в этом трудоемком процессе.

Учебное пособие включает в себя пять тем. В конце каждой темы, для закрепления изучаемого материала, предлагаются практические задания, прилагаются образцы оформления документов.

Этот материал представляется важным для самостоятельного изучения курса.

В пособие не включены разделы по некоторым специальным видам делопроизводства, таким как хозяйственно-договорная, претензионная деятельность, которые обычно входят составными частями в соответствующие учебные курсы.

Целью настоящего пособия является формирования у студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, умений и навыков в области документирования деятельности организаций.

Раздел 1. Понятие и основы делопроизводства

1.1. Конспект лекций по разделу

1.1.1. Понятие делопроизводства

Под делопроизводством понимается вся совокупность работ со служебными документами: составление, регистрация полученных документов и другой корреспонденции; организация и контроль исполнения; формирование номенклатуры дел и справочных фондов; хранение; обеспечение секретности и не раскрытие служебной тайны; передача в архив. Содержание понятия “документ” многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей, но используется.

По мнению специалистов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи.

Документ – это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Наиболее общей и основной функцией документов является их информационная функция, поскольку необходимость фиксировать информацию – причина появления любого документа.

Документы используют для передачи информации во времени и на расстоянии. Эта информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда.

В зависимости от размеров и направлений деятельности предприятий их структурных особенностей, форм собственности, на основе которых осуществляется хозяйствование и других факторов, формируются и используются документы самого разнообразного характера.

При всем многообразии условий деятельности принято выделять несколько видов документов, работа с которыми обязательна для любого предприятия, а именно:

директивные, информационно-инструктивные и информационно-методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и местных;

внутренняя распорядительная информация (устав, приказы и распоряжения администрации, должностные инструкции, распорядок дня, контракты, договоры);

документы, связанные с оформлением трудовых отношений )графики отпусков, трудовые книжки, приказы о приеме и увольнении и проч.);

финансово-бухгалтерская документация;

деловая переписка;

протоколы собраний и совещаний.

Перечисленный необходимый минимум документооборота достаточен для организационно-правового обеспечения и нормального осуществления деятельности предприятия при условии соблюдения требований ГОСТов, а также правил оформления и хранения документов.

Правильное оформление документов имеет большое практическое значение. От качества оформления документов зависит их юридическая сила, быстрота и четкость документооборота, эффективность использования документов в оперативной и контрольной работе.

Документы предприятий, учреждений, организаций должны отвечать определенным требованиям, предусмотренным ГОСТ Р 6.30-2003. Несоблюдение требований, предъявляемых к документам, делает их неполноценными, а иногда недействительными.

1.1.2. Нормативно-методическая база делопроизводства

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства—ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

указы и распоряжения президента РФ, постановления и распоряжения правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, служб, агентств);

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы делопроизводства;

правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
государственные стандарты на документацию;

унифицированные системы на документацию;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

нормативные документы по организации архивного хранения документов.

1.1.3. Унифицированные системы документации

В целях сокращения количества применяемых в деятельности организации документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

УСД – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм, управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

В настоящее время действует восемь УСД:

унифицированная система организационно-распорядительной документации;

унифицированная система банковской документации;

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

унифицированная система отчетно-статистической документации;

унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

унифицированная система документации по труду;

унифицированная система документации пенсионного фонда РФ;

унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

1.1.4. Государственная система документационного обеспечения управления

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления – ГСДОУ.

ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях.

Основные цели ГСДОУ:

упорядочение документооборота организаций;

сокращение количества и повышение качества документов;

создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации;

совершенствование работы аппарата управления;

ГСДУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, организаций, предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

1.1.5. Правила составления документов

Любой документ состоит из ряда элементов, которые называются реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТа Р 6. 30-2003 (унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др..

распорядительной документации. Требования к оформлению документов). ГОСТ введен в действие с 01.07.2003 постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако их следует придерживаться при оформлении постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и других организационно-распорядительных документов.

Государственный стандарт устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, - 30. В документе конкретного вида их будет гораздо меньше.

При подготовке документов используются следующие реквизиты:

01 – Государственный герб РФ;
02 – герб субъекта РФ;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины потановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 – заголовок к тексту документа;

19 – отметка о контроле;

20 –текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнение документа и направление его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом « О Государственном гербе Российской Федерации».

02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Если на бланке уже имеется герб РФ или субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят.

04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

На формах официальных документов, представляемых в государственные органы, обязательно представляется код по ОКПО.

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами,

Выдаваемыми налоговыми органами.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Например:

ГОСКОМСВЯЗИ РОССИИ

НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР ”ОРИОН”

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного, например:

Центральный научно-исследовательский институт информации

(ЦНИИИНФОРМ)

На документах акционерных обществ указывается вид акционирования – закрытое или открытое акционерное общество:

ЗАО ”ПИЛОТ”

ОАО ”РЕАЛ”

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положение об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

ООО ”СИГМА”

“SIGMA” Ltd.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации, например:

ЗАО ”АКСОНТ”

Поиск по сайту: