Разработка и внедрение регламента управления продажами

Состояние дебиторской задолженности сегодня для многих компаний проблема номер один. Проблемы с ликвидностью и нехватка доступных заёмных средств вынуждают компании не платить своим поставщикам. Последние в свою очередь ужесточают требования к контрагентам, рассчитывающим на отсрочку платежа. Во внутренних положениях компании должны быть зафиксированы требования, которые позволят избежать роста просроченной дебиторской задолженности. Регламентирующим документом, позволяющим формализовать процесс работы с дебиторской задолженностью может стать «Положение о работе с дебиторской задолженностью».

В регламенте по управлению дебиторской задолженностью содержится информация о том, как принимается решение о предоставлении отсрочки платежа, какие контрагенты могут на неё претендовать, кто несёт ответственность за возникновение просроченной задолженности и т. д.

Эффективное управление дебиторской задолженностью означает отсутствие просроченных долгов. Любая задержка поступления средств от контрагента может создать для бизнеса серьёзные проблемы, так как «перехватить» денег в банке в текущих условиях удаётся далеко не всем. Есть три основополагающих принципа, позволяющих минимизировать риск возникновения просроченных долгов: оценка платежеспособности, установление лимитов на размер и сроки дебиторской задолженности, жесткий контроль соблюдения разработанных правил.

Положение об организации работы по взысканию дебиторской задолженности для ООО «Спецтехмонтаж» предлагается изложить в следующей редакции:

Общие положения

1. Настоящее Положение устанавливает порядок работы ООО «Спецтехмонтаж»по взысканию дебиторской задолженности.

2. Настоящее Положение не распространяется на порядок работы подразделений ООО «Спецехмонтаж»по предъявлению контрагентам претензий и ведению судебной работы по количеству и качеству поставляемых товарно-материальных ценностей, выполняемых работ, оказываемых услуг.

3. Используемые в настоящем Положении понятия означают следующее:

дебиторская задолженность - не исполненное в срок контрагентом обязательство о выплате денежных средств в пользу ООО «Спецтехмонтаж»в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором, а также не исполненное в срок обязательство контрагента, задолженность по которому возникла в соответствии с предварительно уплаченной контрагенту суммой (авансом) по договору;

юридическое подразделение - Правовой департамент, юридическая служба (управление, отдел, сектор), юрисконсульт, осуществляющие правовое сопровождение деятельности ООО «Спецтехмонтаж»;

бухгалтерское подразделение - Отдел бухгалтерского учёта, службы бухгалтерского и налогового учёта организации;

исполнитель - структурное подразделение ООО «Спецтехмонтаж»инициировавшее заключение договора согласно Положению о договорной работе в ООО «Спецтехмонтаж»либо отвечающее за осуществление расчетов с контрагентами в соответствии со своей компетенцией.

В случае передачи договора, заключённого подразделением аппарата управления ООО «Спецтехмонтаж»на исполнение структурному подразделению ООО «Спецтехмонтаж»права и обязанности подразделения-исполнителя в соответствии с настоящим Положением осуществляет соответствующее подразделение аппарата управления ООО «Спецехмонтаж», инициировавшее заключение этого договора.

4. Ответственность за своевременный и надлежащий учёт исполнения обязательств перед ООО «Спецтехмонтаж»,полноту и достоверность документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, несёт подразделение-исполнитель.

5. Бухгалтерское подразделение ведет учёт и проводит инвентаризацию дебиторской задолженности.

6. Юридическое подразделение (юрист) несёт ответственность за правильность составления претензий и исков к контрагентам, представление в установленном порядке интересов ООО «Спецтехмонтаж»в судах, органах прокуратуры, юстиции, внутренних дел и иных органах при взыскании дебиторской задолженности, за соблюдение сроков и порядка обжалования судебных актов.

7. При наличии у контрагента неисполненного обязательства о выплате денежных средств в пользу ООО «Спецтехмонтаж»в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором, срок образования задолженности по которому превышает 60 календарных дней, структурные подразделения ООО «Спецехмонтаж»обязаны отказывать в заключении (продлении) договоров с этим контрагентом, за исключением случаев, когда неисполнение обязательства связано с обстоятельствами непреодолимой силы либо когда обязанность ООО «Спецтехмонтаж»заключить договор предусмотрена законодательством Российской Федерации.

8. Для контроля состояния дебиторской задолженности исполнитель ведет реестр контрагентов, имеющих дебиторскую задолженность, в системе сводной отчётности ЕК АСУФР (модуль "Управленческая отчётность, документы "Расшифровка дебиторской задолженности по контрагентам").

Первоочередные мероприятия по взысканию дебиторской задолженности заключаются в следующем:

9. Исполнитель осуществляет контроль за полным и своевременным погашением контрагентом дебиторской задолженности в соответствии с Положением о договорной работе в ООО «Спецтехмонтаж».

10. В случае образования дебиторской задолженности в связи с неисполнением обязательства перед ООО «Спецтехмонтаж»контрагенту предъявляется претензия в порядке, предусмотренном договором или настоящим Положением.

Цель предъявления претензии - доказательно убедить контрагента в том, что его действия не соответствуют условиям договора и невыгодны для него, принимая при этом меры досудебного разбирательства.

Предъявление контрагенту претензии не освобождает подразделение-исполнителя от осуществления таких направленных на погашение дебиторской задолженности мер, как направление писем, телеграмм, составление актов сверок и т. д.

11. Претензии о взыскании дебиторской задолженности, вытекающей из деятельности подразделений аппарата управления ООО «Спецтехмонтаж»предъявляет юрист.

12. Не позднее десяти рабочих дней с даты образования дебиторской задолженности подразделение-исполнитель направляет в юридическое подразделение письменное обращение о необходимости предъявления претензии, к которому прилагаются следующие документы:

- копии документов, на основании которых возникла дебиторская задолженность, и документов, подтверждающих её размер (договоры, акты передачи товарно-материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг, акты сверок взаимных расчетов и т. д.);

- реквизиты контрагента (наименование и местонахождение контрагента, банковские реквизиты, ИНН и т. д.);

- расчет суммы требований (основного долга и начисленных штрафных сумм);

- копии писем по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательства;

- копии иных документов, имеющих отношение к неисполнению контрагентом обязательства.

13. Юридическое подразделение в течение пяти рабочих дней с даты получения письменного обращения, указанного в пункте 12 настоящего Положения, определяет правовые основания для предъявления претензии и при наличии таких оснований предъявляет контрагенту претензию.

14. Претензия должна содержать следующие данные:

- наименование контрагента;

- обстоятельства, являющиеся основанием для предъявления претензии, со ссылками на соответствующие статьи договора и нормативных правовых актов;

- указание о предполагаемом способе исполнения обязательств;

- расчёт суммы требований по претензии и номер счета, на который должны быть перечислены денежные средства;

- срок исполнения обязательств контрагентом и/или срок ответа на претензию, который не может превышать 60 дней с даты, когда обязательство контрагента должно было быть исполнено, если иной срок не предусмотрен договором или законодательством Российской Федерации;

- информация о мерах, которые будут осуществлены в случае отклонения претензии (приостановка исполнения обязательств ООО «Спецтехмонтаж»обращение в суд и т. д.);

- дата и регистрационный номер претензии;

- подпись уполномоченного лица.

15. Претензия направляется контрагенту заказным письмом (иным способом, позволяющим доказать факт направления претензии).

16. При отсутствии у юридического подразделения достаточной информации и/или документов для предъявления претензии подразделение-исполнитель должно в течение двух рабочих дней со дня извещения об этом предоставить недостающую информацию.

Если оснований для предъявления претензии нет, юрист письменно сообщает об этом подразделению-исполнителю.

17. О факте предъявления контрагенту претензии юридическое подразделение не позднее дня, следующего за днем её предъявления, информирует подразделение-исполнителя, а также направляет ему копию претензии.

18. Передача в юридическое подразделение материалов и документов для предъявления претензии не освобождает подразделение-исполнителя от дальнейшей работы по обеспечению погашения контрагентом дебиторской задолженности.

19. Подразделение-исполнитель осуществляет контроль за исполнением контрагентом требований, содержащихся в претензии, включающий в себя следующие мероприятия:

- проверка полноты и соблюдения сроков исполнения требований, содержащихся в претензии;

- информирование юридического подразделения в случае полного или частичного отказа контрагента от исполнения заявленных в претензии требований или непоступления ответа на претензию в указанный в ней срок.

20. В случае если ответ на претензию представляется в юридическое подразделение, это подразделение не позднее следующего заднем получения ответа дня направляет его копию в подразделение-исполнитель.

21. В случае если контрагент не исполнил заявленные в претензии требования в указанный в претензии срок, дебиторская задолженность подлежит взысканию в судебном порядке.

22. Претензии должны предъявляться всем контрагентам без исключения, даже если направление претензий не предусмотрено условиями договора.

Если по каким-либо причинам претензия не была предъявлена контрагенту и её предъявление не является обязательным согласно условиям договора или требованиям законодательства, то по истечении 60 дней с даты образования дебиторской задолженности она подлежит взысканию в судебном порядке.

Организация работы по взысканию дебиторской задолженности в судебном порядке

23. Не позднее трёх рабочих дней с даты получения полного (частичного) отказа контрагента от исполнения заявленных в претензии требований или непоступления ответа на претензию в указанный в ней срок, а также в случае, предусмотренном пунктом 22 настоящего Положения, подразделение-исполнитель направляет в юридическое подразделение письменное обращение о необходимости предъявления судебного иска, к которому прилагаются следующие документы:

- копии документов, на основании которых возникла дебиторская задолженность, и документов, подтверждающих ее размер (договоры, акты передачи товарно-материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг, акты сверок взаимных расчетов и т. д.);

- информация о результатах рассмотрения контрагентом претензии, включая копию претензии, или информация о том, что претензия не направлялась;

- реквизиты контрагента (наименование и местонахождение контрагента, банковские реквизиты, ИНН и т. д.);

- расчет суммы требований (основного долга и начисленных штрафных сумм);

- копии писем по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательства;

- копии иных документов, имеющих отношение к неисполнению контрагентом обязательства.

24. Юридическое подразделение в течение десяти рабочих дней с даты получения письменного обращения с комплектом документов согласно пункту 22 настоящего Положения предъявляет исковое заявление в суд в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации.

При расчёте суммы иска в неё в обязательном порядке включаются суммы штрафов, предусмотренных договором и законодательством Российской Федерации.

25. При отсутствии у юридического подразделения достаточной информации и документов для предъявления иска подразделение-исполнитель в течение трех рабочих дней со дня получения извещения об этом обязано предоставить недостающие информацию и документы или сообщить письменно об отсутствии таковых.

Если в этом случае имеющиеся информация и документы не позволяют ООО «Спецтехмонтаж» обосновать исковые требования, то иск не предъявляется.

О причинах непредъявления иска юридическое подразделение уведомляет подразделение-исполнителя.

26. Передача в юридическое подразделение материалов и документов для ведения судебной работы в отношении контрагента не освобождает подразделение-исполнителя от обязанности контроля за исполнением контрагентом своих обязательств.

27. Подразделение-исполнитель обязано контролировать поступление от контрагентов платежей в счёт погашения дебиторской задолженности, а также незамедлительно представлять в юридическое подразделение документы, имеющие отношение к взысканию дебиторской задолженности (переписка, акты сверки расчетов и т.д.).

В случае погашения контрагентом задолженности (полного или частичного), достижения договорённости об условиях мирового соглашения или иной договоренности о погашении долга подразделение-исполнитель незамедлительно направляет в юридическое подразделение письменное сообщение об этом с целью дальнейшей корректировки способов защиты интересов ООО «Спецтехмонтаж».

28. При рассмотрении искового заявления о взыскании дебиторской задолженности подразделение-исполнитель обязано оказывать юридическому подразделению помощь в подготовке документов, а при необходимости обеспечить присутствие на судебных заседаниях своих специалистов.

29. После выдачи судом исполнительного листа о взыскании с контрагента просроченной дебиторской задолженности юрист в соответствии с законодательством Российской Федерации:

- направляет в структурные подразделения ООО «Спецтехмонтаж»либо в органы государственной власти запросы о предоставлении информации о банковских счетах и имуществе контрагента;

- направляет исполнительный лист в банки, обслуживающие счета контрагента;

- организует взаимодействие с подразделениями службы судебных приставов для взыскания дебиторской задолженности на основании выданного судом исполнительного листа;

- обращается в суд с заявлением о признании должника несостоятельным (банкротом).

30. Подразделение-исполнитель ежемесячно, до пятого числа, направляет в юридическое подразделение запрос о результатах проведенной судебной работы с указанием контрагентов, по которым были представлены документы для предъявления исков.

Юридическое подразделение ежемесячно, до десятого числа, представляет в подразделение-исполнитель ответ на указанный запрос, который должен содержать следующие данные:

- наименование контрагента;

- предмет спора и реквизиты договора, по которому образовалась дебиторская задолженность;

- размер дебиторской задолженности и сумма иска, включающая суммы штрафов;

- текущее состояние рассмотрения судебного дела: краткое содержание вынесенных по делу судебных актов, информация о получении исполнительных листов и т. д.;

- информация о ходе взыскания по исполнительным листам.

Целью внедрения данного нормативного документа является минимизация ошибок при продаже товара и разделение зон ответственности сотрудников при реализации данного бизнес-процесса. Так как предоставление товарного кредита является одним из инструментов продаж, алгоритм управления дебиторской задолженности также входит в состав указанного регламента.

Организация продаж по чёткой схеме дает возможность оперативно управлять процессом продаж и общения с клиентами.

Регламент по управлению продажами включает в себя:

- описание бизнес-процесса продажи товаров, при этом учитывается вариативность существующих в организации способов реализации товара;

- поставка товара на условиях предоплаты;

- поставка товара с отсрочкой платежа;

- географию реализации товара;

- структурную схему процесса продажи товаров и обслуживания клиентов;

- основные и второстепенные обязанности менеджеров по продажам, а также сотрудников склада и бухгалтерии;

- мероприятия по оптимизации управления дебиторской задолженности.

В регламенте устанавливаются условия предоставления коммерческого кредитования покупателям. В них оговаривается, что данная операция осуществляется только в отношении клиентов, имеющих положительную историю закупок в течение не менее 6 предшествующих месяцев, при наличии постоянных оборотов и отсутствии необоснованных возвратов и претензий со стороны покупателя. Максимальный срок предоставляемой клиенту отсрочки платежа не может превышать 45 календарных дней с момента отгрузки товара.

Здесь же определяются пределы ответственности руководителей разных уровней при принятии решения о величине кредитного лимита для клиента. Решение о предоставлении кредитного лимита на сумму свыше 50000 и до 500000 рублей согласовывается с коммерческим директором. Свыше 500000 рублей – с генеральным директором.

Следует отметить, что регистрация условий договора поставки с установленным кредитным лимитом в информационной системе компании относится к обязанностям кредитного менеджера. При превышении того или иного условия процесс реализации товара автоматически блокируется системой, и отгрузка товара становится невозможной. Изменять условия кредитования клиента в информационной базе компании может только кредитный менеджер, у остальных сотрудников компании данные права отсутствуют.

Отладка информационной системы компании под соответствующие требования к обеспечению контроля задолженности является обязательным условием создания работающей системы управления дебиторской задолженности.

Этап реализации товара с отсрочкой платежа также не оставлен без внимания. При наличии просрочки платежа за предшествующую отгрузку менеджер приостанавливает все последующие отгрузки клиенту до момента погашения просроченной задолженности, либо производить последующие отгрузки с предварительной оплатой. В соответствии с регламентом, обязанность контроля за поступлением денежных средств при осуществлении отгрузки товара с отсрочкой платежа возложена на менеджера по продажам.

Помимо регламентации этапов заключения договора поставки, реализации товара, возврата товара покупателем и внутреннего перемещения товаров, регламент по управлению продажами содержит алгоритм действий сотрудников при изъятии просроченной дебиторской задолженности и ведению превентивной работы по её возникновению.

Менеджеры по продажам должны обеспечивать соблюдение следующих процедур управления дебиторской задолженностью:

1. С 1 по 30 день со дня возникновения задолженности один раз в неделю (установить конкретный день, например, понедельник) направляет напоминание об оплате.

2. За 2-3 дня до наступления срока оплаты менеджер по телефону напоминает клиенту об окончании периода отсрочки и необходимости погашения долга.

3. При неоплате в срок менеджер осуществляет ежедневные звонки с целью выяснения причин и формирования графика погашения задолженности.

4. Одновременно с этим в период от 1 до 60 дней просрочки ответственный менеджер один раз в неделю (например, каждый понедельник) направляет в адрес клиента первое требование об оплате. В течении двух дней после отправки требования менеджер обязан созвониться с клиентом, чтобы проконтролировать факт получения данного требования и запросить информацию о предпринятых клиентом действиях.

В случае просрочки оплаты более 60 дней действия по погашению задолженности осуществляются финансовым и юридическим отделами. Финансовый менеджер предпринимает все возможные меры по досудебному урегулированию и возврату просроченной дебиторской задолженности, в том числе направляет в адрес клиента второе требование об оплате.

При достижении 180-дневного срока просрочки юрист формирует пакет документов для передачи дела в арбитражный суд либо агентству по сбору дебиторской задолженности, предварительно направив соответствующее письмо клиенту.

Для большей эффективности необходимо также увязать систему мотивации менеджеров с системой работы с дебиторской задолженностью. Например, ввести в качестве одного из ключевых показателей деятельности объём (долю) просроченной дебиторской задолженности в общем объёме дебиторской задолженности по состоянию на отчётную дату.

Как вариант, возможно использовать и страхование кредитов – мере против непредвиденных потерь безнадёжного долга. Но, до принятия окончательного решения о приобретении такой защиты, нужно оценить ожидаемые средние потери безнадёжного долга, финансовую способность компании противостоять этим потерям и непосредственную стоимость страхования.

Поиск по сайту: