Построение системы контроля дебиторской задолженности

Работа с дебиторской задолженностью, то есть процесс управления ею, является важным моментом в деятельности любой организации и требует пристального внимания руководителей и менеджеров. Определение подходов к управлению дебиторской задолженностью, этапов и методов - проблема, которая не имеет однозначного решения, зависит от специфики деятельности организации и личных качеств руководства.

Формирование алгоритмов управления дебиторской задолженностью осуществляется по следующим этапам:

- анализ дебиторской задолженности организации; выбор вида кредитной политики по отношению к покупателям и заказчикам; определение возможной суммы оборотного капитала, которая направлена на дебиторскую задолженность по коммерческому и потребительскому кредитам;

- формирование системы кредитных условий;

- формирование стандартов оценки покупателей и дифференциация условий предоставления кредита; формирование процедуры инкассации дебиторской задолженности; обеспечение использования современных форм рефинансирования дебиторской задолженности;

- построение эффективных систем контроля движения и своевременной инкассации дебиторской задолженности.

Специалисты выделяют четыре основных направления работы по управлению дебиторской задолженностью:

- планирование размера дебиторской задолженности по организации в целом;

- управление кредитными лимитами покупателей;

- контроль дебиторской задолженности;

- мотивация сотрудников.

Для управления дебиторской задолженностью необходима информация о дебиторах и их платежах: данные о выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на данный момент; время просрочки платежа по каждому из счетов; размер безнадёжной и сомнительной дебиторской задолженности, оцененной на основании установленных фирмой нормативов; кредитная история контрагента (средний период просрочки, средняя сумма кредита). Как правило, такие сведения можно получить при исследовании данных бухгалтерского учёта.

Можно выделить такие этапы управления дебиторской задолженностью:

- построение системы учёта и контроля дебиторской задолженности;

- разработка кредитной политики организации;

- автоматизация управления дебиторской задолженностью.

Контроль величины дебиторской задолженности предусматривает сравнение фактических данных учёта с плановыми или бюджетными. В рыночных условиях плановые показатели должны формироваться при изучении рынка, что требует разработки бизнес-планов развития, бюджетов. При отсутствии системы плановых показателей этап контроля выполняет несколько иные функции, контроль сводится к сравнению бухгалтерских данных только за прошлый и текущий (плановый) период.

К основным элементам системы контроля дебиторской задолженности относятся: контроль и учёт договоров с покупателями, контроль оформления реализации товара, установление характера дебиторской задолженности. Кроме того, при управлении дебиторской задолженностью необходимо решать следующие задачи:

1) определение степени риска неплатёжеспособности покупателей,

2) расчёт прогнозного значения резерва по сомнительным долгам,

3) предоставление рекомендаций по работе с фактическими или потенциально неплатёжеспособными покупателями.

Система контроля дебиторской задолженности должна охватывать все этапы продажи – от момента заключения договора с покупателем до фактической реализации товара, работ или услуг.

Построение системы контроля дебиторской задолженности предлагается начать с создания кредитного отдела (ввести должность кредитного менеджера, расширить функционал менеджеров по продажам). Это позволит контролировать взаимоотношения с клиентами, создавая при этом комфортные условия сотрудничества.

В функции кредитного менеджера входят организация и внедрение системы контроля дебиторской задолженности, а также дальнейшее её поддержание на должном уровне.

Для осуществления контроля разрабатывается унифицированная форма договора поставки товара с отсрочкой платежа. Договоры поставки с отсрочкой платежа, заключённые в иной форме, прекращают свое действие и подлежат перезаключению. Об этом клиенты предупреждаются отдельным информационным письмом, направляемым в адрес контрагента вместе с новой формой договора.

В алгоритме регистрации сделки в информационной системе компании происходят изменения. В отличие от договоров с предоплатной системой, которые регистрировали сами менеджеры по продажам, регистрация договоров с отсрочкой платежа относилась к компетенции финансового менеджера. Он проверяет комплектность предоставленной сопроводительной документации, наличие подписей ответственных лиц и устанавливает соответствующие условия товарного кредита (кредитный лимит, отсрочка в днях) в информационной системе. При установке указанных ограничений – превышение кредитного лимита или наличии просрочки по оплате – товар автоматически не может быть отгружен.

Следующий этап создания системы контроля дебиторской задолженности – внесение в число ключевых показателей деятельности менеджеров по продажам пункта «Доля просроченной дебиторской задолженности, %». Этот показатель контролируется ежемесячно и участвует в расчёте при начислении месячного бонуса.

Периодичность и состав отчётности по контролю дебиторской задолженности представляется в Реестре старения дебиторской задолженности.

Бухгалтерия ежемесячно до 1-го числа месяца, следующего за отчётным, составляет отчёт о состоянии дебиторской задолженности, в том числе просроченной. Полученные результаты менеджер предоставляет финансовому и коммерческому директорам с целью контроля дебиторской задолженности и определения дальнейших действий по погашению долгов.

Необходимо чётко определить этапы истребования просроченной дебиторской задолженности и ответственных лиц на каждом этапе данной процедуры.

Таким образом система контроля дебиторской задолженности, охватывает все этапы реализации товаров, работ и услуг от момента её возникновения до фактического поступления денежных средств на расчетный счёт при истребовании просроченной дебиторской задолженности.

Для контроля обоснованности размера предоставленного кредитного лимита необходимо анализировать данные по объёму продаж накопительным итогом с начала года и среднемесячный объём продаж по каждому клиенту по форме таблицы 2.5.

Данный отчёт позволяет оценить, насколько хорошо клиент выдерживает условия предоставления товарного кредита, установленные по договору и при необходимости внести соответствующие коррективы.

Предложенная методика позволяет контролировать дебиторскую задолженность на всех этапах её возникновения и существования, а также значительно снижает риски, сопутствующие коммерческому кредитованию клиентов.

Таблица 2.5 – Анализ продаж накопительным итогом

Поиск по сайту: