Особа, яка бажає одержати патент (деклараційний патент) і має на це право, подає до Установи заявку - сукупність документів, потрібних для видачі Установою патенту (деклараційного патенту) на винахід чи деклараційного патенту на корисну модель.
За дорученням заявника заявку можна подавати через представника у справах інтелектуальної власності або іншу довірену особу.
Заявка на винахід має стосуватися одного винаходу або групи винаходів, пов'язаних єдиним винахідницьким задумом (вимога єдиності винаходу), а заявка на корисну модель - однієї корисної моделі (вимога єдиності корисної моделі).
Заявку складають українською мовою. Вона має містити: заяву про видачу патенту на винахід з проведенням кваліфі каційної експертизи чи деклараційного патенту на винахід (корисну модель); опис винаходу (корисної моделі); формулу винаходу (корисної моделі); креслення (якщо на них є посилання в описі); реферат.
У заяві про видачу патенту (деклараційного патенту) слід зазначати заявника (заявників) і його (їх) адресу, а також навести дані про винахідника (винахідників).
Опис винаходу (корисної моделі) має викладатися визначеним порядком та розкривати суть винаходу (корисної моделі) настільки ясно й повно, щоб його зміг реалізувати фахівець у зазначеній галузі.
Формула винаходу (корисної моделі) має виражати його суть, базуватися на описі й викладатись визначеним порядком зрозуміло й стисло.
Реферат складають лише для інформаційних цілей. Його не можна брати до уваги з іншою метою, зокрема для тлумачення формули винаходу (корисної моделі) і визначення рівня техніки.
За подання заявки сплачується збір.
Датою подання заявки є дата одержання матеріалів.
Після подання заявки та за наявності документа про сплату збору за її подання проводять формальну експертизу заявки (експертизу за формальними ознаками), тобто експертизу, у ході якої встановлюють належність зазначеного в заявці об'єкта до переліку об'єктів, які можна визнати винаходами (корисними моделями), і відповідність складу заявки та її оформлення встановленим вимогам. Рішення формальної експертизи слід надіслати не пізніше шести місяців від встановленої дати подання заявки.
Після успішного завершення формальної експертизи за заявкою на видачу деклараційного патенту на винахід заклад експертизи розпочинає проведення експертизи заявки на локальну новизну (тобто новизну, що встановлюється за виданими в Україні патентами й поданими до ДДІВ заявками на видачу патентів). Якщо результат експертизи заявки на локальну новизну позитивний, ДДІВ надсилає заявнику рішення про видачу деклараційного патенту на винахід.
Якщо результат формальної експертизи позитивний, за заявкою на видачу деклараційного патенту на корисну модель заявнику надсилають рішення про видачу відповідного патенту.
Якщо результат формальної експертизи заявки на видачу патенту на винахід позитивний, заявнику надсилають повідомлення про завершення формальної експертизи і про можливість проведення кваліфікаційної експертизи заявки (експертизи по суті), тобто експертизи, що встановлює відповідність винаходу умовам патентоспроможності (новизні, винахідницькому рівню, промисловій придатності).
По закінченні вісімнадцяти місяців від дати подання заявки на видачу патенту на винахід, а якщо заявлено пріоритет, то від дати пріоритету, ДДІВ публікує у своєму офіційному бюлетені («Промислова власність») відомості про заявку за умови, що її не відкликано, вона не вважається відкликаною або якщо за нею не прийнято рішення про відмову у видачі патенту. За клопотанням заявника ДДІВ публікує відомості про заявку раніше зазначеного строку. Відомості про заявки, які становлять державну таємницю, не публікують.
Власник деклараційного патенту на винахід або його правонаступник з метою заміни деклараційного патенту на винахід на патент на винахід може подати клопотання про проведення кваліфікаційної експертизи заявки, за якою видано деклараційний патент. Таке клопотання має надійти до Установи протягом трьох років від дати подання заявки, за якою видано деклараційний патент. За подання клопотання сплачується збір.