Порядок оказания услуги

Пользователь услуги передает в участок «Гибридной почты» электронную базу рассылки. Работники участка в сроки, указанные в договоре, распечатывают информацию для каждого клиента отдельно, что предусмотрено структурой базы. Вне зависимости от количества листов, информационный блок на бумажном носителе, предназначенный для одного клиента, вкладывается согласно условиям договора в одно почтовое отправление.

Распечатка осуществляется так, чтобы наименование и адрес получателя в процессе складывания документа и конвертования были видны через адресное окно после вкладывания материалов в конверт. Предусматривается возможность дополнительного вложения в формируемые почтовые отправления материалов, представленных Заказчиком в физическом виде (буклеты, календари, призы рекламных розыгрышей и т.п. продукция).

Сформированные отправления передаются на отправку в порядке, предусмотренном для отправлений письменной корреспонденции (простой, заказной либо с объявленной ценностью в зависимости от условий договора на оказание услуги).

Обработка корпоративной почты. В цехе письменной корреспонденции для обработки корпоративной почты создана группа, которая работает с организациями, предприятиями и индивидуальными предпринимателями на основании договоров, заключенных на оказание услуг.

Всю корреспонденцию представители организаций доставляют на производство «Минская почта» по адресу: ул. Вокзальная, 22, в строго определенное договором время, заранее информируя работников группы о количестве отправляемой почты.

Прием почты осуществляется работниками группы через люковое окно ЦОиОП, при приеме почта просчитывается, проверяется соответствие упаковки почтовых отправлений, правильность составления списков, заполнения соответствующих бланков, после чего представителю организации выдается расписка с указанием количества и вида принятых почтовых отправлений. Расписка подлежит возврату в цех при окончательном расчете за оказанные услуги.

Принятая корреспонденция транспортируется в цех письменной корреспонденции в группу по обработке корпоративной почты для дальнейшей обработки.

При обработке простой письменной корреспонденции работником просчитывается количество принятых от каждой организации простых отправлений, отправления взвешиваются, тарифицируются и передаются на дальнейшую обработку по рабочим местам цеха.

Письма (заказные, с объявленной ценностью), бандероли (заказные), мелкие пакеты (заказные, с объявленной ценностью), посылки (без объявленной ценности, с объявленной ценностью) принимаются от представителя организации по списку ф. ПС 103, составленному в двух экземплярах (либо список предоставляется в электронном виде). Работник проверяет правильность заполнения, достоверность данных, указанных в списке, поименно сличает отправления с записями в списке. Каждому отправлению присваивается идентификационный номер штрихкода, который наносится на отправление и в список ф. ПС 103.

Прием регистрируемой корреспонденции, оплаченной по договору, осуществляется работниками в соответствии с требованиями действующих нормативных документов, Технологии приема, обработки и пересылки внутренних и международных почтовых отправлений и технологической инструкции приема, обработки и отправки отправлений письменной корреспонденции, оформленной через маркировальные (франкировальные) машины и оплаченной по договору в структурных подразделениях производства «Минская почта».

При отправке письменной корреспонденции, оплаченной по договору, по желанию клиента, представляются дополнительные услуги согласно «Тарифам на дополнительные услуги почтовой связи, оказываемые юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям».

При обработке простой и заказной корреспонденции, оплаченной по договору, работник проводит тарификацию письменной корреспонденции, составляет акт по факту сдачи-приемки письменной корреспонденции для отправки адресатам в двух экземплярах, заполняется бланк лицевого счета по расчетам за отправляемую письменную корреспонденцию и ярлык, отдельно на каждую организацию.

При обработке корреспонденции, оплаченной по договору, общая сумма платы за пересылку подлежит списанию с авансовой книжки организации либо предъявляется платежное поручение.

После оформления почтовых отправлений осуществляется их передача по принадлежности для дальнейшей обработки в цех обработки и обмена почты, страховой участок или по рабочим местам цеха письменной корреспонденции с использованием программы «АС-слежение».

В конце рабочего дня инструктором группы по работе с корпоративными клиентами осуществляется контроль полноты списания денежных сумм за оказанные услуги, составляется сводный денежный отчет (далее – СДО), выводится сводка по принятым, обработанным отправлениям и остаток.

Обработка корреспонденции, оплаченной через маркировальные (франкировальные) машины.В цех письменной корреспонденции почта, оплаченная через маркировальные (франкировальные) машины, поступает почтовыми автомашинами РУП «Белпочта» на основании договоров, заключенных с организациями на забор почты.

Письменная корреспонденция обрабатывается в соответствии с требованиями действующих нормативных документов, Технологии приема, обработки и пересылки внутренних и международных почтовых отправлений и Технологической инструкции приема, обработки и отправки отправлений письменной корреспонденции, оформленной через маркировальные (франкировальные) машины и оплаченной по договору в структурных подразделениях производства «Минская почта».

Письменная корреспонденция принимается по списку ф. ПС 103, составленному в двух экземплярах (либо список предоставляется в электронном виде). Работник проверяет правильность заполнения, достоверность данных, указанных в списке, поименно сличает отправления с записями в списке и проверяет примененный тариф, а также соответствие даты оттиска маркировальной (франкировальной) машины дате сдачи отправлений. Каждому отправлению присваивается идентификационный номер штрихкода, который наносится на отправление и в список ф. ПС 103.

На регистрируемую корреспонденцию выписывается квитанция из тетради ф. ПС 3 и вместе со вторым экземпляром списка возвращается отправителю.

При каждой отправке письменной корреспонденции, оформленной через маркировальные (франкировальные) машины, оформляется акт по факту сдачи-приемки письменной корреспонденции для отправки адресатам в двух экземплярах, заполняется бланк лицевого счета по расчетам за отправляемую письменную корреспонденцию и ярлык отдельно на каждую организацию.

Корреспонденция передается по рабочим местам с припиской к карте отправки счетом и передачей информации в электронном виде.

Контроль оформления и полноты оплаты письменной корреспонденции, оформленной через маркировальные (франкировальные) машины и оплаченной по договору.В ЦПК постоянно осуществляется контроль за правильностью оформления и полнотой оплаты письменной корреспонденции, оформленной через маркировальные (франкировальные) машины, а также оплаченной по договору.

При поступлении мешков с письменной корреспонденцией работник, осуществляющий контроль, вскрывает мешки с простой корреспонденцией, взвешивает поступившие постпакеты. Вскрывает постпакет, визуально проверяет наличие на письмах оттиска календарного штемпеля маркировальной (франкировальной) машин, выборочным порядком осуществляет взвешивание простой корреспонденции из постпакетов и проверяет правильность применения тарифов. После чего сличает сумму, указанную работником отделения почтовой связи на ярлыке, с фактической, полученной в результате проверки.

По всем выявленным в ходе проверки случаям недоплаты, неполучении ярлыка и другим нарушениям порядка обработки письменной корреспонденции составляется извещение ф. ПС 30. При отсутствии ярлыка работник составляет дубликат.

После проведенной проверки сведений, указанных с лицевой стороны ярлыка, работник проставляет на оборотной стороне ярлыка оттиск штампа установленной формы, в котором указываются необходимые данные. После проверки всех данных работником осуществляется ввод данных с ярлыка в программу «АРМ контроля ПКММ».

Обработка заказной корреспонденции осуществляется аналогично простой корреспонденции. Ввод данных также осуществляется с ярлыка. Обработанная и оформленная корреспонденция передается на следующий этап обработки для направления по назначению.

После контроля письменной корреспонденции, поступившей из структурных подразделений, данные формируются в таблицы отдельно по видам: корреспонденция, оформленная через маркировальные (франкировальные) машины, письменная корреспонденция, оплаченная по договору, и передаются в участок обработки и контроля информации (УОиКИ) и бухгалтерию для сличения и выявления расхождений сумм.

Поиск по сайту: