Корреспонденции в объектах почтовой связи

При организации обслуживания корпоративных клиентов в клиентском зале отделения почтовой связи через выделенное операционное окно равный доступ к получению услуг почтовой связи и непрофильных услуг в этом окне имеют все пользователи услуг, не являющиеся корпоративными клиентами. В данном операционном окне размещается информация, предусмотренная «Рекомендациями по размещению информации для граждан в объектах почтовой связи РУП «Белпочта» и другими действующими руководящими документами», в том числе о времени предоставления и перечне услуг.

На операционном окне размещаются сведения о том, что в нем оказываются услуги корпоративным клиентам, а также перечень услуг. В уголке потребителя в непосредственной близости от операционного окна по обслуживанию корпоративных клиентов (на информационных стендах на видном и доступном для клиентов месте) размещается информация об адресах и контактных телефонах для заключения договоров на оказание услуг корпоративным клиентам, условия их оказания.

В зависимости от вида предоставляемых услуг на стеклах операционных окон размещаются логотипы услуг ускоренной (внутренней и международной почты), срочной почты.

Рабочее место оператора связи по обслуживанию корпоративных клиентов оборудуется:

- специальной компьютерной системой, на которой устанавливаются программные продукты ППП «Почта»;

- компьютером, на котором установлены программные продукты по приему партионных отправлений (денежных электронных переводов и почтовых отправлений), по реализации БСО, АС слежения за регистрируемыми почтовыми отправлениями и другими необходимыми в работе программными продуктами;

- электронными весами с пределом взвешивания до 3 кг и не менее 30 кг;

- телефонным аппаратом;

- факсимильным аппаратом;

- копировальным аппаратом;

- торговым и складским оборудованием (стендами, стойками для выкладки маркированной и немаркированной продукции, печатных СМИ и др.);

- служебным сотовым телефоном;

обеспечивается:

- тарифами на услуги связи и непрофильные услуги;

- фирменной и другими видами упаковочной тары для упаковки почтовых отправлений;

- необходимой бланочной продукцией;

- выпиской из расписания перевозки почты по межобластным, межрайонным маршрутам, а также внутрирайонным маршрутам своего РУПС;

- нормативными сроками доставки отправлений письменной корреспонденции и посылочной почты;

- комплектом руководящих документов по оказанию услуг почтовой связи, непрофильных услуг;

- инструкциями по охране труда для каждой категории имеющихся работников;

- списком обслуживаемых организаций с указанием номеров телефонов и контактных лиц.

Требования к организации выделенных рабочих мест по обслуживанию корпоративных клиентов.При организации выделенных рабочих мест по обслуживанию корпоративных клиентов у входа в здание (или помещение), где расположено выделенное рабочее место, должны размещаться:

- вывеска «Обслуживание юридических лиц» или «Обслуживание корпоративных клиентов». Тексты вывески носят рекомендательный характер и могут отличаться от приведенных. Например, если на выделенном рабочем месте в силу его специфики осуществляется исключительно реализация бланков строгой отчетности или оформление ведомственной подписки, целесообразно в тексте вывесок сделать акцент на наименование услуги, которая оказывается на данном выделенном рабочем месте. Вывески должны быть выполнены в фирменном стиле РУП «Белпочта» на одном из государственных языков;

- режим работы выделенного рабочего места;

- при осуществлении обслуживания на выделенном рабочем месте конкретных крупных корпоративных клиентов в регулярные оговоренные договорами временные интервалы дополнительно должно размещаться объявление об этом, например: «Вторник, четверг с 12.00 до 13.30 – обслуживание по договору».

В дополнение к требованиям, изложенным выше, выделенные рабочие места по обслуживанию корпоративных клиентов должны:

- располагаться вне пределов операционных залов отделений почтовой связи;

- иметь безбарьерную среду при обслуживании корпоративных клиентов и удобные сиденья для клиентов;

- иметь удобную зону ожидания для клиентов (рекомендуется установить столик с рекламными буклетами услуг, образцами договоров, имиджевой рекламой предприятия). Время возможного ожидания клиента должно быть минимально. К ожидающему клиенту подходит работник и вежливо сообщает о необходимости подождать и предполагаемом времени ожидания либо предложить альтернативный способ получения услуги без ожидания (провести к свободному операционному окну, вызвать дополнительного работника для обслуживания и др.);

- должны быть оборудованы вешалками для верхней одежды клиентов.

На выделенных рабочих местах технологические операции по приему почтовых отправлений рекомендуется производить без ожидания клиента: клиент подает почтовые отправления (при необходимости вместе со списками) в окно приема и уходит. Счет-фактура на оплату за оказанные услуги высылается корпоративному клиенту по факсу. Клиент оплачивает услуги и по факсу либо телефону сообщает номер платежного поручения за оплату услуг. С бухгалтерией сверяется факт поступления денежных средств.

Оформленные в процессе приема почтовых отправлений квитанции и списки высылаются клиенту почтой либо вручаются при следующем его посещении выделенного рабочего места (в соответствии с условиями договора).

Рекомендации по обслуживанию крупных корпоративных клиентов. Крупные корпоративные клиенты – юридические лица, индивидуальные предприниматели и физические лица, объемы оказания которым услуг почтовой связи и непрофильных услуг за безналичный и (или) наличный расчет в объектах почтовой связи РУП «Белпочта» позволяют применить действующее «Положение о скидках, предоставляемых РУП «Белпочта» при оказании отдельных видов услуг».

Качественное обслуживание крупных корпоративных клиентов является приоритетным направлением деятельности РУП «Белпочта», которые могут рассчитывать на персональное внимание и высокий уровень предоставляемых услуг. Такой подход к работе с клиентами позволяет сохранять существующих клиентов, а также привлечь новых. Персональное внимание подразумевает закрепление за крупным корпоративным клиентом персонального работника РУП «Белпочта», который, изучив потребности и пожелания клиента, формирует для него индивидуальный пакет услуг и полностью сопровождает и координирует его действия по всему спектру услуг почтовой связи и непрофильных услуг, что позволяет обеспечить комплексность обслуживания и в то же время значительно ускорить стандартные процедуры предоставления услуг почтовой связи и непрофильных услуг. По сути клиент приобретает возможность иметь в РУП «Белпочта» своего представителя, который лоббирует его интересы и является ответственным за предоставление всего комплекса услуг.

Работники РУП «Белпочта», персонально обслуживающие крупных корпоративных клиентов, должны являться универсальными специалистами, знающими подробности оказания любой услуги как для корпоративного клиента, так и для частного лица, что гарантирует профессиональный подход к обслуживанию крупных корпоративных клиентов. Крупные корпоративные клиенты могут иметь возможность прямого общения с руководством РУП «Белпочта» (областных филиалов, производства «Минская почта», районных и городских узлов почтовой связи), что позволяет учесть индивидуальные потребности и выстроить наиболее оптимальную модель функционирования услуги.

Крупный корпоративный клиент зачастую не знает о современных возможностях РУП «Белпочта» по оказанию услуг. Организуя выделенное рабочее место по обслуживанию корпоративных клиентов, следует качественно оценить свои возможности, определить степень готовности к работе с крупными корпоративными клиентами. Особую роль здесь играет анализ базы потенциальных клиентов. Основная цель на данном этапе – найти контактное лицо, которому необходимо адресовать свое предложение в зависимости от потребностей конкретной организации.

Инструментарий привлечения корпоративных клиентов чрезвычайно велик: это и электронные предложения о сотрудничестве, и рассылка рекламных материалов о РУП «Белпочта». Но самым эффективным способом является презентация РУП «Белпочта» и спектра оказываемых услуг в офисе потенциального заказчика: личный контакт стоит множества звонков о сотрудничестве.

Качественное обслуживание корпоративных клиентов предусматривает оснащение рабочих мест современным оборудованием и средствами связи, позволяющими оперативно осуществлять все операции в течение рабочего дня, а удобные комплексные условия создают благоприятную атмосферу для клиентов во время обслуживания и настроят их на долговременное партнерское сотрудничество с РУП «Белпочта». Максимальное использование возможностей обслуживания корпоративных клиентов в их офисах при оказании услуг по приему почтовых отправлений позволяет исключения очередей и ожидания клиентов.

Для повышения имиджа почты и привлечения клиентов осуществляется рассылка поздравительных открыток корпоративным клиентам к праздникам.

Перечень наиболее востребованных услуг, предоставляемых корпоративным клиентам:

- прием партионных почтовых отправлений и денежных переводов;

- прием почтовых отправлений в офисах (с последующей тарификацией и обработкой непосредственно в объекте почтовой связи) и доставка почтовых отправлений в офисы;

- реализация маркированной (немаркированной) продукции;

- реализация бланков строгой отчетности;

- прием ведомственной подписки на печатные СМИ.

Также набирает обороты развития система реализации электронных знаков почтовой оплаты «Электронная марка» (см. раздел 2.3) и «Гибридная почта».

«Гибридная почта» – это комплексная услуга для корпоративных клиентов по распечатке, конвертованию и рассылке информации, полученной от поставщика услуг в электронном виде:

– распечатка информации, представленной для рассылки в электронном виде и ее упаковка в конверты;

– возможность дополнительного вложения в отправление (предоставленный рекламный материал);

– обработка информации на современном оборудовании высококвалифицированными специалистами;

– гарантия конфиденциальности информации переданной для рассылки;

В настоящее время на производстве «Минская почта» организован печатный центр, в котором эксплуатируются системы промышленной печати: Xerox Nuvera 288, Xerox Nuvera 144, система упаковки в конверты Pitney Bowes FPS, система промышленной печати Xerox Docu Print 180, система упаковки в конверты Kern 686.

Общая производственная мощность печатного центра:

– односторонние отпечатки – 1 166 400 листов в день или двухсторонние отпечатки – 583 200 листов в день;

– автоматическая упаковка в конверт – ориентировочно 288 000 конвертов в день.

Комплекс оборудования позволяет осуществлять распечатку электронных данных, упаковку распечатанного материала в конверты. Помимо того с использованием систем упаковки в конверт возможно вкладывать дополнительные вложения с распечатанными документами.

Поиск по сайту: