Документированная информация с ограниченным доступом подразделяется на:
Информацию, отнесенную к государственной тайне
Конфиденциальную информацию.
Эти понятия регламентируются законом РФ от 21.07.93 № 5485-1 «О государственной тайне».
Государственная тайна — защищаемые государством сведения, распространение которых может нанести ущерб безопасности РФ в области его деятельности: военной, экономики, науки, техники, внешней политики и экономики, разведывательной деятельности, контрразведывательной деятельности, оперативно-розыскной деятельности.
^ Гриф секретности — это реквизит, свидетельствующий о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе или в сопроводительной документации на него.
Устанавливаются три степени секретности и соответствующие им грифы секретности:
Особой важности
Совершенно секретно
Секретно.
Должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства о государственной тайне, несут уголовную, административную, гражданско-правовую или дисциплинарную ответственность.
^ Сведения, не подлежащие засекречиванию:
О чрезвычайных происшествиях и катастрофах, угрожающих безопасности и здоровью граждан;
О стихийных бедствиях, их официальных прогнозах и последствиях;
О состоянии экологии, здравоохранении, санитарии, демографии, образовании, культуре, сельском хозяйстве;
О состоянии преступности;
О привилегиях, компенсации и льготах, предоставляемых государством гражданам, должностных лицам, организация, учреждениям и предприятиям;
О фактах нарушения прав и свобод гражданина;
О размерах золотого запаса и государственных валютных резервах РФ;
О состоянии здоровья высших должностных лиц РФ;
О фактах нарушения законности органами государственной власти и их должностными лицами.
Сведения конфиденциального характера:
Информация о гражданах (персональные данные работника — информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника, ТК РФ ст. 85)
Информация конфиденциальная — документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.
Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну (КТ) предприятия (постановление Правительства РФ)
Учредительные документы и Устав;
Документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные документы, патенты, лицензии);
Сведения отчетности о финансово-хозяйственной деятельности, необходимой для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему РФ;
Документы о платежеспособности;
Сведения о численности, составе работающих, их ЗП и условиях труда, о наличии свободных рабочих мест;
Документы об уплате налогов и обязательных платежах;
Сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения;
Сведения об участии должностных лиц предприятия в негосударственных объединениях, занимающихся предпринимательской деятельностью.
^ Сведения КТ предприятия условно подразделяют на два блока:
Технологическая информация (сведения о конструкциях машин и оборудования, чертежи, схемы, используемые материалы, рецептуры, методы и способы производства, новые технологии, программное обеспечение ПЭВМ);
Деловая информация (сведения о финансовой стороне деятельности предприятия, кроме финансовых отчетов, сведения о размере прибыли, себестоимости производимой продукции, планы и объемы реализации продукции, планы развития предприятия, анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок, планы рекламной деятельности, списки торговых и других клиентов, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объемах, условиях действующих и заключаемых контрактов и др.).
^ Защита информации на предприятии
Цель защиты информации — предотвращение ее утечки, овладения ее конкурентами.
Мероприятия по защите информации
Установление правил отнесения информации к КТ;
Разработка и доведение до лиц, допущенных к сведениям, составляющим КТ, инструкций по соблюдению режима конфиденциальности;
Ограничение доступа к документам, содержащим КТ;
Ведение делопроизводства, обеспечивавшего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;
Использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации;
Осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.
Тема 5. Организация хранения документов и обеспечение их сохранности
Номенклатура дел– систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном их порядке.
Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении обязательно.
Номенклатура дел может быть индивидуальной (конкретной), примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения (сводная номенклатура дел).
^ Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Делом называют совокупность документов (в отдельных случаях – документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
При формировании дел необходимо придерживаться следующих правил:
В дело подшивают только исполненные документы;
В дело подшивают подлинники документов и заверенные копии документов;
Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями действующих ГОСТов;
В дела не помещают документы, не соответствующие заголовку дела, подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии;
Документы разных сроков хранения группируют в отдельные дела;
В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключение составляют переходящие дела, судебные, личные дела, учебная документация;
Приложения большого объема подшивают в отдельные дела, небольшие приложения подшивают вместе с документами, к которым они относятся;
Документы, касающиеся решения одного вопроса, подшивают в одно дело (например, копию письма-ответа подшивают за письмом-запросом);
В дело помещают не боле 250 листов (30-40 мм толщиной). В случае большего количества документов заводят второй том этого же дела;
Документы внутри дел располагаются в хронологическом, нумерационном, предметно-вопросном, алфавитном порядке.
Распорядительные документы формируют в дела по видам документов и по хронологии вместе с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу.
Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.
Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку.
Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации – автора документов.
^ Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК).
Определение сроков хранения документов проводятся по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утв. Росархивом 6 октября 2000 г.
В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:
Документы, передаваемые в архив (со сроком хранения – свыше 10 лет);
Документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве (со сроком хранения – до 10 лет включительно);
Документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившие практическое значение).
Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления.
