Раздел 3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов организационно-распорядительных документов (ОРД)

^ Тема 1. Системы и комплексы документации

Один документ – это единичный акт документирования факта или действия.

Система документации – совокупность документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих.

Самая общая, занимающая верхнюю позиции в комплексе систем — общегосударственная система документации, охватывающая все документы, возникающие и обращающиеся в стране. Их классифицируют по разным признакам: функциональному, отраслевому, уровням управления и т.д. Примеры функциональных систем документации: бухгалтерская, кадровая, архивная, организационная и др. Примеры отраслевых систем документации: медицинская, учебная, научно-исследовательская и др.

Однотипность значительного числа решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволили выделить ряд систем документации и сформировать единые требования к этим системам документации.

Государственная система стандартов и технических условий (ГГС)

была разработана в 1965 г., включает государственные стандарты, которыми определяются основные цел и задачи стандартизации; организация и методика проведения работ по стандартизации в стране; порядок разработки и внедрения стандартов; внесения в них изменений; государственного надзора и контроля за внедрением и соблюдением.

Единая система технологической документации (ЕСТД)

установила общие требования, связанные с разработкой форм технологических документов, правила выполнения основных надписей, правила оформления документов с учетом их автоматизированной обработки, комплектность документов, терминологию требования к составу применяемых в документах системы классификаторов технико-экономической информации.

Единая система конструкторской документации (ЕСКД)

Единая система проектной документации на капитальное строительство

Единая система технической подготовки пр-ва

Единая система стандартов автоматизированных систем управления (ЕСС АСУ)

Единая система программной документации (ЕСПД)

Система стандартов по управлению, библиотечному и издательскому делу (СИБИД)

Единая система внешнеторговой документации

Единая система классификации и кодирования технико-экономическойи социальной информации (ЕСККТЭСИ)

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

Унифицированные системы управленческой документации

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)

Унифицированная система банковской документации

Унифицированная система отчетно-статистической документации

Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия

Унифицированная система документации по труду

Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ

Унифицированная система внешнеторговой документации.

Каждая система включает в себя комплексы документов.

УСОРД включает в себя:

• 
  Организационные документы
• 
  Распорядительные документы
• 
  Информационно-справочные документы
• 
  Документация по личному составу.

Цель создания систем документации – привести к единообразию процессы создания, изготовления, обработки документной информации, использованной на предприятиях и организациях независимо от форм собственности, практикующих как традиционные, так и компьютерные технологии обработки документации, в пределах РФ.

^ Тема 2. Организационно-правовые документы

Организационно-правовые документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работ, права и обязанности, ответственность руководства и специалистов предприятия.

Устав– правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.

Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).

^ Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности.

^ Штатное расписание - документ, содержащий список структурных подразделений организации, должностей сотрудников и их окладов, утверждаемый руководителем или вышестоящим органом. Штатное расписание применяется:

Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц.

Договор(контракт)– документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.

^ Правила внутреннего трудового распорядка – документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации. Содержание документа должно полностью отвечать нормам и требованиям Трудового кодекса РФ, действующего с 02.02.2002.

Тема 3. Распорядительные документы

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

Приказы предприятия делятся на две основные группы:

• 
  Приказы по основной деятельности (производственным вопросам);
• 
  Приказы по личному составу (персоналу предприятия).

Распоряжение— правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов.

Решение — документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.

Решения могут приниматься по разнообразным вопросам, входящим в компетенцию коллегиальных органов (собрания акционеров, совета директоров, научно-технического совета и др.),

^ Тема 4. Информационно-справочные документы

Справочно-информационные документы предназначены для передачи информации от одного адресата к другому либо для фиксации каких-то информационных сведений. Эти документы могут не требовать исполнения, информации, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Акт – это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д.

При ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товаров акт составляет одно должностное лицо.

^ Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Виды докладных записок: инициативная, информационная, отчетная, внешняя, внутренняя.

^ Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (не содержит выводов и предложений).

Разновидностью является документ, который составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках (составляется рукописным способом).

^ Справка – документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий.

Поиск по сайту: