краткость и компактность изложения официального материала;
точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;
последовательность использования технических приемов правотворчества;
^ Официально-деловой стиль – это совокупность языковых средств, позволяющих обслуживать сферу официально-деловых отношений, которые возникают: между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной и юридической деятельности.
Сфера применения деловой речи — официально–деловые ситуации и служебные документы, соответствующие официально-деловым отношениям.
Различают три разновидности делового стиля:
- собственно официально–деловой стиль (канцелярский)
- юридический стиль (язык законов и указов)
- дипломатический
Специфика официально-делового стиля проявляются и в тексте (закономерности построения документа, его содержания) и в языке (стилистика, лексические стандарты, морфологические и синтаксические средства)
^ Характерные черты официально-делового стиля:
- подчеркнутая официальность
- адресность
- повторяемость пользования стандартных словарных единиц
- нейтральность и лаконичность изложения
- точность и ясность изложения
- тематическая ограниченность излагаемого содержания
Стандартизация деловой речи заключается в универсализации многих слов, употреблении трафаретов, штампов, канцеляризмов, профессионализмов и речевых формул. Это придает деловой речи фразеологическую устойчивость и помогает сократить время на поиск форм выражения в стандартных ситуациях.
Таким образом, стандартизация деловой речи повышает информативность документа, облегчает восприятия текста специалистами и способствует оперативности документооборота в целом.
^ Редакторская правка служебных документов
Редактирование (проверка и исправление текста) – один из важнейших этапов работы над документом.
Документ, содержащий ошибки (фактические, стилистические, орфографические или какие-либо другие) осложняет процесс общения, требует дальнейших устных или письменных уточнений, отнимает время у участников коммуникаций; снижает авторитет подписавшего документ должностного лица или организации-автора документа, ставит под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства данной организации, является «бомбой замедленного действия», рано или поздно содержащиеся в нем неточные и неверные сведения могут быть использованы и нанесут получателю информации существенный вред.
Этапы редактирования:
Ознакомление со всем текстом и выделение в нем абзацев.
Логико-смысловой и композиционный анализ текста. Текст должен быть тематическим связным.
Проверка построения сложных предложений, затем простых предложений и далее словосочетаний отдельных слов.
Правка может быть стилистической (требует безупречной грамотности, тонкого чувства слова) и смысловой (основана на знании существа вопроса, владении фактическим материалом).
Редактировать может автор документа и другие лица (степень вмешательства в текст должна быть минимальной, не затрагивающей смысл написанного).
Виды правки:
- правка–вычитка (исправление опечаток, орфографических и пунктуационных ошибок);
- правка–сокращения (необходима для того, чтобы сделать документ короче или при избыточности информации);
- правка-обработка (улучшение текста за счет уточнения стилевой принадлежности слов и языковых средств выражения, устранения стилистических и смысловых ошибок);
- правка-переделка (полное изменение композиции текста).
Отредактированный документ должен соответствовать следующим показателям:
- Не содержит фактических ошибок и опечаток;
- Идеально грамотен с точки зрения орфографии и пунктуации;
- Имеет оптимальный объем;
- Строится по законам логики
- Соответствует стилистическим нормам русского литературного языка и специальным требованиям официально-делового стиля.
^ Лексические и грамматические проблемы, которые возникают при составлении и редактировании официальных текстов
Лексика
Сочетаемость слов
Использование терминов
Использование иностранных слов
Плеоназм
Тавтология
Различение паронимов
Словарь сочетаемости слов русского языка/Под ред. П.Н.Денисова, В.В.Морковкина – М., 1983 Словари иностранных слов
Орфография
Правописание имен собственных
Имена прилагательные, образованные от имен лиц
Географические названия
Названия учреждений, организаций, предприятий
Названия документов, памятников культуры
Наименования должностей и званий
Словообразование:
Аббревиатуры
Графические сокращения
Правила графического сокращения слов
Правила аббревиации
Правила использования сокращений и аббревиатур
Определение грамматического рода аббревиатур
Новый словарь сокращений русского языка. – М., 1995 ГОСТ Р 1.5-92. Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. – п. 4.12. Сокращения.
Грамматика (морфология)
Использование предлогов
Выбор падежа существительного при синонимичных словах
Склонение сложных составных слов
Склонение числительных
Горбачевич К.С. Нормы современного русского языка, изд. 3-е. – М., 1989 Розенталь Д.Э., Теленкова М.А. Словарь трудностей русского языка, изд. 3-е. – М., 1984 Розенталь Д.Э. Практическая стилистика русского языка, изд. 3-е. – М., 1974
Грамматика (синтаксис)
Действительный, страдательный, безличный оборот
Расщепленное сказуемое
Согласование сказуемого с подлежащим
Порядок слов
Использование деепричастных оборотов
Нанизывание косвенных падежей
Структура сложного предложения
Композиция документа
Целесообразное количество информации
Структурирование текста в соответствии с содержанием