Зберігання бухгалтерських документів, видача документів у тимчасове користування, вилучення та порядок їх знищення

Первинні документи, на підставі яких зроблено записи в облікових реєстрах, називаються використаними. Документи та облікові реєстри, бухгалтерські баланси і звіти, складені на підставі використаних документів, до передачі їх до архіву мають зберігатися в бухгалтерії у спеціально відведених приміщеннях або шафах, які замикаються. Наразі на великих підприємствах можуть бути створені проміжні архіви. Як правило, документація поточного року зберігається у бухгалтерії чи проміжному архіві не більше одного року. Після здачі річного звіту така документація за актом передається на постійне зберігання до головного архіву підприємства.

Відповідальність за стан зберігання та цілісність документації несуть особи, уповноважені головним бухгалтером чи особою, яка здійснює бухгалтерський облік на підприємстві.

Бланки суворого обліку повинні зберігатися у недоступних для сторонніх осіб місцях (у сейфах, металевих шафах або спеціально відведених для цього приміщеннях), які можуть забезпечити їх надійне зберігання.

Згідно із законодавством, керівник підприємства створює необхідні умови для належного зберігання первинних документів та реєстрів бухгалтерського обліку протягом встановленого чинним законодавством терміну. Порядок роботи з документами з метою складання номенклатури справ регулюється Примірною інструкцією з діловодства, яка затверджена постановою КМ України №1153 від 17.10. 97 р. .

Згідно з цією інструкцією, номенклатура справ - це систематизований порядок найменувань справ, створюваних у діловодстві підприємства, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Порядок зберігання бухгалтерського архіву повинен забезпечити можливість швидкого знаходження документів за будь-яким записом в облікових реєстрах.

Первинні бухгалтерські документи підшиваються у місячні папки окремо від бухгалтерських реєстрів. Кожна така папка, що стосується якогось одного бухгалтерського реєстру, включає в себе тільки ті документи (основні і допоміжні), які відображені у даному бухгалтерському реєстрі. При цьому документи оправляються в папку в такому порядку, в якому вони записані у відповідному бухгалтерському реєстрі, з обов'язковим дотриманням хронології. Кожна папка супроводжується архівною довідкою .

Якщо за якимось реєстром кількість документів незначна, допускається зберігання таких документів у річних папках. При цьому документи одного місяця відділяються від іншого аркушами із назвою місяця.

Розрахункові відомості з нарахування заробітної плати зберігаються в окремих папках, місячних або річних, залежно від їх кількості. Облікові реєстри (журнали-ордери, меморіальні ордери, відомості по синтетичних рахунках, допоміжні відомості та журнали) - також в окремих папках, які відкриваються на рік для кожного з них. Реєстри складаються у папку в хронологічному порядку. Для зручності її слід виготовити так,щоб кожен реєстр розміщувався у ній зверху вниз.

На обкладинці папки проставляються всі реквізити підприємства (назва, ідентифікаційний код тощо), назва справи (діла), порядковий номер папки (діла), місяць, рік, кількість аркушів у папці. Усі прийняті для зберігання справи реєструються у спеціальному журналі

Порядок зберігання первинних та вихідних документів на машинозчитуваних носіях визначається вказівками щодо організації бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техніки.

Термін зберігання первинних документів, облікових реєстрів, бухгалтерських балансів, звітів у архіві підприємства визначається згідно з Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів Після закінчення терміну зберігання документи, які підлягають здачі до Державного архіву, здають до нього, а ті, що залишилися, знищують.

Знищувати можна тільки ті бухгалтерські документи (термін зберігання яких закінчився), за якими державна податкова інспекція провела перевірку з питань дотримання податкового законодавства і які не стосуються слідчих або судових справ у разі виникнення спорів. У першому випадку документи зберігаються до проведення ревізії. У другому - до ухвалення остаточного вироку.

Видача первинних документів, облікових реєстрів, балансів, фінансових звітів із архіву підприємства працівникам інших структурних підрозділів може здійснюватися тільки з дозволу головного бухгалтера (або особи, яка виконує його обов'язки). При цьому на місце виданого документа прикріпляють розписку особи, яка взяла його в тимчасове користування.

Справи у тимчасове користування стороннім особам (юридичним або фізичним) видаються з дозволу керівника підприємства. Вилучати документи зі справи постійного строку зберігання заборонено. Як виняток це допускається з дозволу керівника підприємства з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії документа. Копія засвідчується підписом посадової особи, відповідальної за зберігання документів, та печаткою підприємства.

Первинні документи та реєстри бухгалтерського обліку можуть бути вилучені у підприємства тільки за рішенням відповідних органів, прийнятих у межах їх повноважень, передбачених законами. Порядок вилучення документів працівниками податкових служб регламентується Інструкцією про порядок вилучення документів, що пов'язані з обчисленням і сплатою податків та інших обов'язкових платежів до бюджету, які свідчать про приховування (заниження) доходу (прибутку) або приховування інших об'єктів від оподаткування у підприємств, установ, організацій і громадян, затвердженою листом Міністерства фінансів України від 19 травня 1992 р. №7.

У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових реєстрів або звітів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи та письмовим розпорядженням (наказом) призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі у роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, а також державній податковій інспекції у 10-денний строк.

Поиск по сайту: