Регистрация исходящей корреспондеции

Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах – секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

Важно соблюдать следующее требование – регистрация только после подписания документа имеющим на это право лицом. Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать. Тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации. Хотя на практике иногда приходится предварительно резервировать номер для еще не до конца оформленного документа и позже, уже после подписания вписывать данные об этом документе в журнал регистрации.

Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:

исходящие деловые письма (при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации, например, переписка с подведомственными организациями, по территориальному признаку и т.д.);

приказы по основной деятельности;

распоряжения по основной деятельности;

приказы по личному составу (обычно в зависимости от сроков хранения еще подразделяют – о приеме, переводе, увольнении (75 лет), очередные отпуска (5 лет) и т.д.);

докладные и служебные записки (внутреннюю переписку не допускается совместно регистрировать с внешними деловыми письмами);

иные группы – отдельно по видам в зависимости от образующихся в организации документов (например, ведется отдельная регистрация протоколов, актов, договоров и т.д.).

На бланке письма, бланке приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляется в месте расположения данных реквизитов (смотрите образцы бланков).

Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер), а также допускается дополнять буквенными обозначениями по исполнителю (например, 11-05/1235АМ АМ – исполнитель Азизаа Мусаева), корреспонденту и др.

Следующее правило — однократность регистрации каждого письма в день утверждения или подписания документа.

Если какое-либо определенное письмо будет направлено нескольким адресатам, то регистрационный номер будет один и тот же. Все получатели перечисляются в письме столбиком без указания слова «копия» (смотрите образцы написания адресатов).

В случае направления письма 4 адресатам и более, их указывают обобщенно (например, «военный комиссариат»), а ниже делается в скобках ссылка на список (например, «(по списку рассылки)»). Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров (всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации) в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству.

Номенклатура дел

Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер и используется при составлении индивидуальной номенклатуры дел. Она представляет собой систематизированный перечень унифицированных заголовков дел, образующихся в делопроизводстве финансовых отделов администраций муниципальных районов (городских округов) Республики Дагестан (далее - финансовых отделов) с указанием сроков их хранения.

Примерная номенклатура дел разработана с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства, упорядочения и обеспечения сохранности документов финансовых отделов.

Финансовые отделы являются источниками комплектования муниципальных архивов Республики Дагестан, должны иметь номенклатуры дел, которые составляются лицами, ответственными за делопроизводство.

В примерную номенклатуру включен полный комплекс документов, отражающий деятельность финансовых отделов. Примерная номенклатура построена по функциональной схеме (по направлению деятельности). Индивидуальная номенклатура в отличие от примерной строится по структурному принципу в соответствии с утвержденным штатным расписанием.

При разработке индивидуальной номенклатуры дел необходимо руководствоваться структурой конкретного отдела. В индивидуальную номенклатуру включается тот состав документов, который практически создается в процессе деятельности данного отдела.

Кадровое дело.

Поиск по сайту: