РАЗДЕЛ 8. Раздел «Журнал учета обращений»

Раздел "Журнал учета обращений" позволяет организовать учет входящих обращений клиентов, что необходимо для уменьшения вероятности "потери" обращения клиента (партнера и пр.) по тому или иному вопросу. С этим разделом в компании обычно работают секретари и диспетчеры, на которых в первую очередь выходят входящие телефонные звонки.

Ввод информации.

· Откройте раздел Учет àЖурнал учета обращений.Создайте в панели каталога нужные разделы (см. предыдущие задания).

Активизируйте нужный подкаталог. В панели Список обращений выберите из контекстного меню команду Добавить.Откроетсяокно Обращение: Добавление. Заполните поля этой формы:

§ Поступило – по умолчанию в поле проставляется текущие дата и время поступления обращения;

§ Приоритет – устанавливается степень важности обращения (от 1 до 9);

§ Принял – имя сотрудника, который принял обращение, выбирается из словаря;

§ В адрес – сотрудник, в адрес которого принято обращение;

§ Клиент: Регистрационный номер, Мнемокод, Контактное лицо, Обязательство – в случае, если звонят из конкретной организации, телефонист должен проверить зарегистрирована ли такая организация в Системе. Для этого в поле вносится название организации (лучше ввести часть слова из названия и поставить звездочку, если в системе имеются организации с похожим названием, при нажатии на кнопку система выгрузит окно с названиями всех подходящих организаций зарегистрированных в Системе. Диспетчер выбирает нужную организацию. Это делается для того, чтобы не произошла ошибка с занесением обращения в виде хроники в ошибочно выбранную организацию).

§ Содержание обращения – вносится содержание обращения;

§ Регистрация в хронике рабочего места – флажок ставится для того, чтобы обращение продублировалось в хронике в разделе Карты рабочих мест.

§ Откройте раздел Учет à Клиенты и потенциальные клиенты.Откроется окно Организации. Активизируйте подкаталог Клиенты по полиграфии(если Вы не знаете в каком подкаталоге находится нужная Вам организация, Вы можете найти ее в базе аналогично выполнению задания 4.2.1), в верхней панели Организацииотобразятся организации из этого подкаталога (если в панели нет никакой информации, проверьте параметры отбора: команда Отобрать из контекстного меню).

§ Установите курсор на нужной организации и проверьте в нижней панели во вкладке Хроника наличие созданного Вами обращения.

Работа с информацией.

Откройте раздел Учет àЖурнал учета обращений.Активизируйте нужный подкаталог. В панели Список обращений выберите из контекстного меню команду Отобрать. Откроется форма Обращения: Формы отбора,проставьте нужные параметры отбора согласно заданию (Дата, Специалист) и нажмите клавишу Установить. Система выгрузит все записи, которые соответствуют параметрам отбора.

Активизируйте данное обращение, вызовите контекстное меню правой кнопкой мыши, выберите функцию Исправить (или нажмите клавишу F8). Откроется окно Обращение: Исправление. Выберите вкладку Исполнение. Заполните поля формы:

§ Исполнитель – исполнитель по данному обращению (сотрудник, который должен отреагировать на данное сообщение);

§ Исполнено – ставится дата и время отработки;

§ Содержание -вносится содержание исполненного обращения;

§ Создать рекламацию – чекер ставится в случае, если во время отработки данного обращения поступила рекламация от клиента;

§ Особая отметка – пользователь на свой вкус выбирает особую отметку (например: «От сотрудника», «От клиента», «Личное» и др.);

§ Дата контакта –если обращение не удалось исполнить, проставляется дата следующего контакта и нажимается кнопку Запланировать.

Нажмите кнопкуЗаписать

Поиск по сайту: