Учет расчетов с подотчетными лицами. Организация в процессе финансово-хозяйственной деятельности имеет право некоторые

Организация в процессе финансово-хозяйственной деятельности имеет право некоторые суммы в подотчет своим работникам.

Подотчетными суммами, называются денежные авансы, выданные предприятием из кассы на расходы, для осуществления оперативной деятельности предприятия (на хозяйственные расходы, на расходы по командировкам, на закупку тмц).

Кроме того, наличные денежные средства выдаются, как подотчетные суммы отдельным подразделениям организации, не состоящим на отдельном балансе. Руководитель организации должен утвердить список лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет.

Подотчетные суммы обычно выдаются из кассы организации, но при временном отсутствии у организации кассы, разрешается выдавать денежные средства в подотчет непосредственно из кассы банка.

Кассир выдает подотчетному лицу денежные средства на основании приказа руководителя или заявления работника с разрешительной подписью руководителя. При этом в приказе или заявлении должны быть указаны срок на который выдаются подотчетные средства. Указание срока необходимо для обоснования нахождения средств в подотчете определенное время. Согласно порядку ведения кассовых операций лица, получившие наличные денежные средства в подотчет, обязаны не позднее 3-х рабочий дней по истечению срока, на который они выданы или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах. Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по раннее выданному ему авансу. Передача выданных денежных средств в подотчет, родним работником, другому запрещается.

Для того чтобы направить работника в командировку, руководитель составляет и подписывает служебное задание по форме №10 (постановление Госкомстата №26 от 6 апреля 2001года). Затем задание передают в кадровую службу, где выписывают командировочное удостоверение. Можно на командируемого издать приказ по форме №9, однако Письмо Минфина РФ от 6 дек. 2002года, признает параллельное составление этих двух документов, по одному факту хозяйственной деятельности нецелесообразным. Предприятия должны регистрировать лиц, отбывающих в командировку, для этого используют журнал учета работников, отбывающих в командировки.

Согласно ст. №166 ТК РФ, командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя фирмы, для выполнения того или иного поручения вне места его постоянной работы.

После проведения хозяйственных операций, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов и оформлении авансового отчета.

ТК не содержит ограничений по срокам командировки, однако устанавливает максимальный срок командировки 40 дней.

Основными нормативными документами, регламентирующими оформление командировочных расходов, является:

¾ ТК РФ;

¾ Инструкция Минфина СССР Госкомстата СССР от 7 апреля 1988 года №62 «О служебных командировках в пределах СССР»;

¾ Постановление Госкомстата СССР от 25 декабря 1974 года №365 «Об утверждении правил об условиях труда советских работников за границей»;

¾ НК РФ гл.25;

¾ Первичные документы (командировочное удостоверение, приказ оформляется в соответствии с постановлением Госкомстата труда СССР №62 от 7 апр.1988года);

С 1 января 2009 года суточные не нормируют и полностью списывают на расходы при формировании налоговой базы по налогу на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В пункте 1 статьи 238 Налогового кодекса РФ сказано, что отчислениями во внебюджетные фонды не облагают "суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ". Эти нормы прописывают в коллективном договоре (приказе руководителя).

С 1 января 2008 года установлены предельные нормативы суточных, которые не нужно включать в доход командированного работника и облагать НДФЛ. А именно до 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и до 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

· стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);

· оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;

· оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;

· стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;

· сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы, связанные с проездом к месту командировки и обратно, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 12 ст. 264 НК РФ).

Сумма расходов по проезду командированного работника, оплаченная организацией, налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом,а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается (п. 3 ст. 217, п. 1 ст. 238 НК РФ, п. 4 постановления Правительства РФ от 2 марта 2000 г. N 184, п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС России, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. N 765).

Сумма НДС по расходам, связанным с проездом, принимается к вычету при условии, что пункты отправления и назначения находятся на территории России.

Кроме того, сумма НДС должна быть выделена в проездном документе (билете) отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не требуется, так как билет является бланком строгой отчетности.

Аналогично принимается к вычету и сумма НДС при оплате в поезде постельных принадлежностей, если она включена в цену билета.

Если же стоимость постельных принадлежностей в цену билета не включена, а подтверждается иными документами, счет-фактура обязателен.

Бухгалтерия обязана проверить авансовый отчет в течение 5 рабочих дней.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на а-п счете 71. сальдо данного счета отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации (тогда оно Дт-ое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (тогда сальдо Кт-ое).

Авансовый отчет, который предоставляет подотчетное лицо в бухгалтерию необходимо утвердить руководителем организации. Обычно перед командировкой сотруднику выдают деньги в подотчет авансом, и на основе РКО в учете делается запись:

При оплате подотчетным лицом любых видов кредиторской задолженности на основании счета-фактуры делается проводка:

Если подотчетное лицо приобретает материалы для хозяйственных нужд или несет расходы, которые подтверждены счетом-фактурой с выделением НДС, то в учете будет сделана проводка:

Если подотчетное лицо в установленные сроки не предоставило подтверждающих понесенные расходы документов, то данную сумму возможно, согласно ТК РФ, вычесть из его з/пл в учете это отражается следующими проводками:

Неизрасходованные деньги работник должен вернуть в кассу:

Поиск по сайту: