Документообіг, порядок обробки та заповнення документів

Під документообігом розуміють рух бухгалтерських документів від моменту їх заповнення (складається на даному підприємстві або одержується зі сторони) до періоду їх використання для бухгалтерських записів і передачі в архів.

Первинні документи з місця їх складання передаються в бухгалтерію, де вони перевіряються і опрацьовуються. Передачу окремих документів (по руху матеріальних цінностей, грошових коштів) здійснюють під розписку, яка оформляється окремим документом (реєстром) або робиться у зведеному документі по обліку даних об’єктів (матеріальний звіт, звіт касира).

Перевірка документів здійснюється по суті, формі (юридична) і правильності арифметичних підрахунків.

При юридичній перевірці встановлюють правильність всіх необхідних реквізитів, правильність їх заповнення, дотримання правил виправлення помилок.

Арифметична перевірка полягає у підтвердженні виконання арифметичних дій в документів.

При перевірці документів за суттю з’ясовують достовірність здійснених операцій, їх законність.

При виявленні помилок юридичного характеру документ повертається на доопрацювання або повторне складання.

При виявленні арифметичної помилки у документі робиться виправлення.

У випадку виявлення незаконності здійснення операцій, підробку підписів, документи повинні бути переданні головному бухгалтеру для вживання необхідних заходів.

Після перевірки документів проводиться їх розцінка (таксування), групування і зведення, контировка.

Розцінка (таксування) документів здійснюється в тих випадках, коли в них проставлені тільки кількісні (натуральні) показники, що викликає необхідність відобразити операції в грошовій оцінці, тобто визначити і вказати в документі суму.

Групуваннядокументів проводиться по кожному об’єкту в залежності від змісту господарських операцій. Контировка документів полягає в зазначенні бухгалтерських рахунків. Контировка може здійснюватись по кожному первинному документу або по даних зведеного документу.

Оброблені документи підлягають оперативному обліковому погашенню, суть якого полягає в тому, що первинні документи, які пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: при ручній обробці - дату запису в обліковий реєстр, а при автоматизованій - відтиск штампу оператора, відповідального за їх обробку. (Наприклад: погасити прибутковий касовий документ означає поставити на ньому штамп або написати від руки "Отримано" із зазначення дати).

Усі бухгалтерські документи в залежності від їх класифікації мають різні терміни зберігання.

Зберігання документів є поточним і постійним.

Поточне зберігання документів проводиться в бухгалтерії підприємства до завершення ревізії фінансово-господарської діяльності органами ДПА.

Постійне зберігання документів проводиться у власних архівах підприємства в терміни визначені законодавством (головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України).

Видача документів з архіву може проводитись тільки за рішенням головного бухгалтера.

Первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська

звітність, створені у формі електронного документа, повинні

зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу

перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не

повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних

документів на папері. !!!!

Вилучення документів може бути здійснене за постановою органів дізнання, попереднього слідства, прокуратури, судів, державної контрольно-ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства.

З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються із зазначенням підстав і дати вилучення.

У разі пропажі або знищення бухгалтерських документів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства. Копія акту надсилається вищестоящій організації, податковій службі в 10 - денний термін.

Поиск по сайту: