Информатика на службе информации

Информатика - гигантский инструмент для накопления, обработки огромного количества данных, которые могут быть переведены или нет на язык цифр. Для того, чтобы охватить размер значительного прогресса, который совершается непрерывно, рассмотрим случай базы данных.

Когда-то упорядоченные системы состояли из тех или иных упорядоченных составляющих, независимых друг от друга. Это представляло серьезную проблему для неотложного консультирования и получения информации. Было, например, довольно затруднительно отсортировать и подобрать две составляющие. Чаще всего происходило дублирование данных. А в результате вы оказывались наедине с необычайно обширной базой, а получение оперативной информации еще более затруднялось. Требовалась корректировка всех составляющих во избежание риска допущения многочисленных ошибок. Короче говоря, необходима безопасная и удобная в использовании система.

В семидесятые годы появились базы данных, или на языке специалистов, системы управления базами данных. Составляющие были связаны между собой таким образом, что можно было получить полный комплект, не содержащий избыточной информации. Передача оперативной информации на основе составляющих, представляемых немедленно через другие составляющие.

Благодаря связи создание составляющих из состава составляющих, например, "продукции", автоматически оперативно передавалось в массивы "конкуренты" и "технология", Такие исследования значительно облегчили работу. Недостатком системы управления базами данных является необходимость разработки машинного слежения для получения данных.

Для преодоления этого препятствия была задумана в конце семидесятых реляционная база данных. Ее принцип основан на дискретности внутри логической формы базы и таким образом данные накапливаются физически.

Именно сама машина отныне управляет связями для того, чтобы пользователь мог сконцентрироваться полностью на результатах исследований, а не на способе извлечения данных. Развитие языков сделало возможным манипулирование с большими системами.

Ключевые положения

Информативность и все то, что можно отнести к выражению "технология информации" совершенно не занимается информацией, а исключительно сигналом и его обработкой.

Информативность, несмотря ни на что, является мощным инструментом накопления и обработки качественно важных данных, которые могут быть облечены в цифровую или текстуальную форму.

Южнокорейский опыт

По возвращении с работы, как всегда нагруженный деловыми бумагами, Жан Мартен с удивлением услышал раздающиеся из гостиной оживленные голоса. Его жена Николь позвала его из гостиной:

- "Выпей с нами аперитив. У нас в гостях Доминика".

Его племянница Доминика только что возвратилась из Южной Кореи, где она проходила стажировку на одном из французских предприятий. Жена протянула ему стакан, который он поднял за здоровье племянницы, отсутствовавшей 4 года.

- Расскажи, что ты там так долго делала? Ведь срок твоей стажировки в фирме "Generale de Commerce" не должен был превышать 1 года.

- Знаешь, - ответила племянница, - фирма "Generale de Commerce" является одним из крупнейших предприятий, занимающихся сбытом французских товаров корейцам. Четыре года назад наши коммерсанты были очень встревожены, так как им постоянно казалось, что их южнокорейские клиенты знакомы с их товарами лучше, чем они сами. Узнав об этом, парижская дирекция приняла решение изучить организацию информационной деятельности на южнокорейских предприятиях. Так как в торговом училище я в качестве специализации изучала технологию информационной деятельности, то эту работу поручили мне. Через год полученные мной результаты оказали такое большое впечатление на руководство, что они попросили меня продолжать работу. По результатам стажировки я написала дипломную работу, с которой ты можешь ознакомиться.

После ужина дядя и племянница продолжили разговор. Жан Мартен с ликованием листал страницы рукописи Доминики. Наконец у него появилась возможность ознакомиться изнутри с постановкой информационной деятельности в южнокорейских фирмах, которые являются возможно даже более эффективными, чем японские, и, главное, более доступными.

Удобно устроившись в одном из кожаных кресел гостиной, Доминика приступила к изложению своих приключений в Стране Утренней Свежести:

- Я была прикомандирована к службе развития коммерческих контактов. Благодаря этому, я неоднократно присутствовала на различных приемах и конференциях, что позволило мне познакомиться с руководителями двух крупнейших южнокорейских фирм: "Samsung Company Ltd" и "CC Kykje Trading Company Ltd". Из разговора с ними я вскоре с удивлением узнала об очень большом сходстве организации информационных систем в этих двух фирмах. В обоих случаях занимающиеся информацией службы подчинены органу стратегического планирования. При этом каждая из этих служб состоит из двух групп: одна несет ответственность за стратегическую информацию, а другая занимается информацией, связанной с текущей деятельностью фирмы. Сходство между двумя фирмами настолько велико, что в обоих случаях соответствующие службы носят одинаковые названия, а предоставляемые ими отчеты имеют одинаковую структуру.

Впоследствии я узнала, что причиной такого сходства является деятельность Э.К. Юна, бывшего офицера разведслужбы. В 70-е годы он поступил на работу в фирму "Samsung", которая является самым крупным промышленным концерном Южной Кореи. Ему было поручено создание системы стратегической информации для департамента международной торговли. Впоследствии созданная им система была внедрена во всех департаментах и подразделениях фирмы.

В 1981 г. Э.К. Юн ушел из фирмы "Samsung" и основал свою собственную консультационную фирм у "BIRI" (Business Intelligence and Research Institute). 3адача новой фирмы заключалась в содействии южно-корейским предприятиям в деле создания и совершенствования систем информационного обеспечения.

Созданная Э.К. Юном модель была принята более чем тридцатью крупными южнокорейскими фирмами. Подготовкой специалистов для всех этих информационных служб занималась фирма "BIRI". Кроме того, фирма Э.К. Юна организовала клуб пользователей, который служит местом обмена опытом с тем, чтобы даже самое незначительное усовершенствование в этой области было доступно всем.

Жан Мартен начал многое понимать. Наконец он уяснил причину успеха так называемых азиатских драконов: признание того факта, что информация является незаменимым и жизненно важным сырьем.

В этот момент Николь принесла собеседникам чай из женьшеня и удалилась спать. Она уже привыкла, что их гостиная нередко превращается в некое подобие вечернего факультета Института Управления.

- Дорогой дядюшка, - продолжила Доминика, увлеченная темой разговора и обрадованная идеальным слушателем - вот история фирмы "Samsung", которая в какой-то степени является историей промышленного и коммерческого успеха Южной Кореи.

Фирма "Samsung" была основана в 1938 предпринимателем по имени Ли Бьюн-Чул, одним из самых богатых в мире людей. В 1987 г. фирму возглавил его сын Ли Кун-Хи.

Фирма "Samsung" начала свою деятельность с торвли сахаром и шерстью. В 60-е годы она резко расширила сферу своей деятельности (банковское дело, страховой бизнес, средства массовой информации, бумажная промышленность, производство сельскохозяйственных удобрений) и превратилась в самую крупную фирму Южной Кореи. В 70-е годы она еще больше расширила сферу своей деятельности (химическая промышленность, стройиндустрия, судостроение, полупроводники, электроника, связь, прецизионные приборы и инструменты и т.д.). В 1989 г. торговый оборот концерна "Samsung" превысил 30 млрд. долларов США, а на его предприятиях было занято более 15000О человек.

Фирма "Samsung Company Ltd" является международным дочерним предприятием концерна "Samsung". З-й период с 1975 г. по 1983 г. ее торговый оборот увеличился с 243 до 260О млн. долларов США, т.е. более, чем на 1000%. А теперь вспомни, что Э.К. Юн начал свою деятельность в 70-е годы. Это далеко не случайное совпадение.

В период моего знакомства с фирмой в ней было занято примерно 5ООО человек, она имела 57 филиалов в различных регионах мира и вела торговые операции со 120 странами. Доля внутреннего рынка в ее деятельности составляла менее 4%, а все остальное приходилось на импортно-экспортные операции. Таким образом, концерн "Samsung" еще в большей степени ориентирован на внешний рынок, чем японские предприятия "Soho Shoshа".

Из бесед с руководящими работниками фирмы я поняла, что информация является для них наиважнейшей ценностью, а успех в очень большой степени определяется способностью ее собирать и анализировать.

- Мы противостоим очень жесткой конкуренции в условиях постоянно изменяющегося окружающего мира. Поэтому нам необходима предельно актуальная и точная информация. Для нас это чрезвычайно важно, заявил мне вице-президент фирмы. А директор по планированию добавил: "Нам необходимо иметь информацию еще до того, как она станет достоянием широкой гласности. Если правительству какой-либо ближневосточной страны требуются строительные материалы, то для подготовки предложений с наиболее оптимальными ценами мы должны как можно точнее оценить возможности конкурентов. После публикации объявления о конкурсе поставщиков делать это будет уже слишком поздно". Директор по финансам дополнил своего коллегу следующим образом: "Как и у любой торговой фирмы, у нас очень узкие возможности для финансового маневра (низкая норма прибыли). Мы вынуждены постоянно следить за ситуацией на финансовых рынках с целью получения максимально дешевых денег. Так, 6 месяцев назад учетная ставка по кредитам на 3 года составляла 11%. Нам следовало принять решение, но мы этого не сделали. В настоящее время учетная ставка повысилась до 12,5%. Я считаю, что в этом случае мы потерпели большую неудачу на уровне анализа информации".

- А как конкретно организована работа служб информационного обеспечения? - спросил Жан Мартен.

- Две группы, деятельность которых полностью посвящена информационному обеспечению, именуются соответственно "PI" (Planning International - Международное Планирование) и "RI" (Recherche et Information - Исследование и Информация).

Группа "RI" (Исследование и Информация) специализируется в области открытой, в основном текстовой информации: публикации, банки данных, целенаправленное изучение поставщиков, покупателей, конкурентов и т.п. В основном, работа этой группы нацелена на долгосрочную перспективу: экономические, социальные, культурные и политические тенденции развития, динамика и эволюция рынков и товаров и т.д.

Группа "PI" (Международное Планирование) занимается исключительно текущими делами. Свое информационное сырье она получает от многочисленных представительств. Главным образом, это информация по рынкам и конкурентам. Работа этой группы заключается в обработке и организации этой информации таким образом, чтобы она могла оперативно использоваться лицами и инстанциями, принимающими оперативные и тактические решения.

Как организована работа этой группы?

- Организация работы группы "PI" основана на географическом принципе. Три подразделения этой группы курируют соответственно Азию, Ближний Восток и Америку. Каждому руководителю зонального подразделения подчинены 3 работника. Руководитель несет ответственность за оценку, анализ и передачу отчетов, поступающих из представительств фирмы, расположенных в курируемом им регионе. Четвертое подразделение группы занимается синтетической обработкой и рассылкой отчетов руководящим работникам генеральной дирекции, а также заинтересованным отраслевым дирекциям и филиалам фирмы. Всего в группе "PI" занято 17 человек. Возглавляет группу специалист с очень большим опытом. Он начал свою карьеру в качестве руководителя текстильного подразделения фирмы, а затем возглавил американский филиал. Только через 8 лет работы в фирме он был переведен в группу "PI". До назначения на должность руководителя группы ему пришлось проработать еще 2 года в качестве руководителя различных зональных подразделений группы.

- Чем конкретно занимается группа "PI"?

- Все сотрудники фирмы, имеющие отношение к практической деятельности "на местности", вносят свой вклад в работу этой группы. Так, зарубежные представительства фирмы с числом сотрудников более 5 человек обязаны ежедневно предоставлять отчет под наименованием "DI" (Daily Information - Ежедневная Информация). Представительства фирмы с числом сотрудников менее 5 человек обязаны представлять такой отчет не реже 3 раз в неделю. Одно из самых важных неписаных правил заключается в том, что каждый работник должен ежедневно сообщать своему руководителю не менее одного информационного сообщения. Все эти правила практически никогда не нарушаются. Так, даже во время революции в Иране и в разгар бомбардировок Бейрута поступление отчетов ни разу не прерывалось. Таким образом, в группу "PI" ежедневно поступает в среднем 40 отчетов "DI". На основании этих отчетов координационное подразделение группы "PI" ежедневно составляет сводку наиболее важных сообщений, Этот документ направляется всем руководящим работникам фирмы, которые должны обеспечить его эффективное использование и в тот же день распространить в своих подразделениях.

Кроме того, группа "PI" составляет еще один сводный аналитико-синтетический отчет, который размножается в ограниченном количестве пронумерованных и отпечатанных экземпляров. Этот отчет направляется только Руководящим работникам высшего ранга и по прочтении уничтожается.

Пример сводного аналитико-синтетического отчета, который мог бы быть составлен в период Ирано-Иракской войны, выглядит следующим образом: "Если Ирак заказал указанное количество тканей для пошива обмундирования, то это означает увеличение призыва в армию с последующим расширением и усилением военных действий. Вследствие этого закупки товаров невоенного назначения еще более снижаются. Рекомендуем повышенную бдительность и осторожность по отношению к любым дополнительным заказам на строительные материалы, химические товары и удобрения, по которым у нас уже были случаи задержки оплаты".

Руководящие работники, выезжающие с инспекцией на места, также обязаны регулярно направлять отчеты в группу "PI", которая включает их в ежедневные сводки. В обычный год имеет место примерно 600 таких поездок, в результате чего группа получает примерно 3000 страниц отчетов о зарубежных командировках.

- Действительно ли все эти документы прочитываются?

- Отличный вопрос! Вначале возникали проблемы. Многие руководящие работники и специалисты предъявляли претензии к качеству этих сводок, которые стремились удовлетворить всех и не удовлетворяли никого. Поэтому в каждом отраслевом подразделении фирмы из добровольцев были созданы координационные информационные группы. Для добровольцев это - дополнительная работа, но также - гарантия продвижения по службе. Все, что связано с информацией, проходит через них. Они собираются 2 раза в день: в середине рабочего дня для ознакомления с поступившей ежедневной сводкой и в конце - для подготовки информации, отправляемой в центр. Каждый вечер они подают сводку собранной за день информации директору своего отраслевого подразделения, который знакомится с их предложениями и вносит свои комментарии перед отправкой информации в центр. Для последнего это - отличная возможность прямого ознакомления с информацией, поступающей с мест. Такое оригинальное решение позволило привести поставляемую информацию в соответствие с потребностями каждого отраслевого подразделения фирмы.

Под большим впечатлением от услышанного Жан Мартен продолжает разговор с племянницей.

- Расскажи мне в работе группы "RI".

- Группа "RI"-"Исследование и Информация" была создана первой, так как вначале фирма "Samsung" ограничивалась сбором информации, опубликованной в прессе. В настоящее время в этой группе занято 15 человек. Руководителем группы является бывший журналист с более чем 10-летним опытом работы в прессе. Вот как он определяет задачи группы:

1. Комплексное наблюдение за экономической ситуацией в Южной Корее и на основных рынках (США, Европейское Сообщество, Ближний Восток и т.д.).
2. Наблюдение за южнокорейским экспортом (новые товары, фирмы, краткосрочная и среднесрочная политика правительства в области стимулирования экспорта).
3. Анализ политического риска по различным странам.
4. Сбор политической и военной информации по основным рынкам, в частности по Ближнему Востоку и Южной Америке.
5. Наблюдение за деятельностью торговых фирм и корпораций, являющихся конкурентами фирмы "Samsung" на мировом рынке. Речь может идти о фирмах из Гонконга, Тайваня, Сингапура или Японии, а также о новых американских и западноевропейских фирмах, которые уже заставили о себе заговорить.
6. Проведение исследований по специальному запросу руководства.
7. Широкое распространение информации с охватом всех заинтересованных руководящих работников и специалистов.

Связь с заинтересованными лицами осуществляется разным образом, с помощью еженедельного информационного бюллетеня "Facts et Information" (Факты и Информация), а также двух выходящих два раза в месяц информационных бюллетеней, первый из которых посвящен экономическим и политическим вопросам, а второй является обзором прессы и новинок специальной литературы. Эти бюллетени получают все руководящие работники и специалисты, которые должны обеспечить их прочтение своими подчиненными.

Кроме того, группа "RI" издает ежемесячник "Indices Economiques" (Экономические показатели), который содержит ключевые статистические и экономические показатели по 90 странам. Этот ежемесячник издается карманным форматом с тем, чтобы все руководящие работники и специалисты могли постоянно носить его с собой.

И наконец группа "RI" издает два раза в год обзор состояния основных рынков сбыта фирмы. Этот документ находится на рабочем столе всех руководящих работников высшего ранга точно так же, как последнее издание "Indices Economiques" находится у них в кармане. Сверх того, в обязанности группы "RI" входит заведование так называемым Залом данных, то есть архивным центром фирмы "Samsung". Здесь хранятся все издания, книги и периодика, а также копии всех внутренних отчетов и докладов, включая отчет о командировках, встречах, совещаниях, и все остальное, имеющее отношение к истории фирмы.

- Является ли такая деловая разведслужба действительно эффективной?

- Свидетельством этого является успех фирмы "Samsung" и всей Южной Кореи в целом.

- А как это выглядит конкретно?

- Приведу два примера. Прежде всего, каким образом фирме "Samsung", как и другим южнокорейским предприятиям, удалось преодолеть без особых потерь период экономического спада, поразивший мировую экономику в начале 80-х годов? Для того, чтобы в этом разобраться, нам необходимо вернуться в конец 70-х годов. В тот период южнокорейские промышленные предприятия и экспортные фирмы занимали самые благоприятные позиции на международных рынках. Это было связано с наличием дешевой, но высококачественной рабочей силы. В условиях экономического бума на Ближнем Востоке и преодоления второго нефтяного кризиса в США и Западной Европе фирма "Samsung" процветала. И именно в этот момент группа "RI" направила в генеральную дирекцию доклад, явившийся сигналом тревоги: появились признаки падения цен на нефть, начал ухудшаться политический климат на Ближнем Востоке, а на Западе, как показал внимательный анализ, начали проявляться первые признаки экономического спада.

Этот доклад послужил отправкой точкой для коренного пересмотра всей стратегии деятельности фирмы. Президент фирмы принял решение о проведении большой коллективной работы, заключающейся в прогнозе состояния рынков на ближайшие 10 лет и в выработке плана действий на ближайшие 5 лет. Департамент планирования, группа "RI" и группа "PI" провели работу по сбору информации и экспертных оценок по 100 странам, рассматриваемым в качестве жизненно важных для фирмы рынков на ближайшие 10 лет.

Стратегический план действий, названный "Перспектива-90", учитывал 3 типа рынков: развитые, стратегические и потенциальные. Фирма рассчитывала получить более 50% своего дохода за счет сбыта небольших партий товаров с высокой добавочной стоимостью на развитых рынках. (Япония, США и ЕС). На так называемых стратегических рынках (Саудовская Аравия, Нигерия, Индия, Индонезия и Малайзия) следовало проводить политику расширения своего присутствия путем укрепления своих филиалов и торговых миссий, а также за счет расширения сети коммерческих контактов.

Уже в то время анализ показал, что после повышения в Южной Корее уровня заработной платы традиционные товары, такие, например, как текстиль, утратят свою конкурентоспособность. Следовало максимально долго эксплуатировать возможности сбыта таких товаров в качестве источника наличных средств для инвестирования в новые товары с более высокой добавочной стоимостью (электроника, промышленное оборудование и т.д.). В 1982 г., когда эта новая стратегия деятельности была уже готова к практическому осуществлению, фирма столкнулась с кризисными явлениями, предсказанными в 1980 г. в докладе группы "RI": ближневосточный рынок разрушался, США и ЕС вступали в период экономического спада и т.д. За год прибыли фирмы сократились на 30%. Без своевременного предупреждения, проведения соответствующей подготовительной работы фирма могла бы обанкротиться. Программа "Перспектива-90" придала деятельности фирмы новый динамизм, что позволило успешно преодолеть кризис.

Другой пример. В 80-а годы лос-анжелесский филиал фирмы "Samsung" включил в свою ежедневную сводку новостей заметку из местной газеты о возможности полного прекращения деятельности американских производителей струнных музыкальных инструментов, так как они оказались не в состоянии противостоять зарубежной конкуренции. Если не будет введена регламентация импорта, то в США прекратится производство гитар, которые являются одним из символов американской культуры. Лос-анжелесский филиал выполнил свою работу, хотя и посчитал эту информацию малозначительной. Однако дирекция восприняла это сообщение как информацию первостепенной важности. Принимая во внимание чрезвычайно эмоциональное отношение американцев к гитаре, следовало ожидать скорого введения таможенных барьеров. Поэтому фирма приняла решение о немедленной отправке в свой лос-анжелесский филиал всего наличного запаса струнных музыкальных инструментов. Год спустя высокие таможенные пошлины сделали импорт струнных музыкальных инструментов в США практически невозможны. Однако фирма "Samsung" уже очистила все свои склады и таким образом получила от этой операции максимальную выгоду.

По завершении этого долгого разговора уставшая Доминика отправилась спать. Что касается Жана Мартена, то он настолько был возбужден, что предпочел остаться и еще раз обдумать все услышанное. Он взял лист бумаги и написал:

Из окружающей среды на предприятие поступает информация двух типов: текущая ежедневная информация, поступающая, главным образом, от внутренней сети и за счет использования привилегированных контактов, и долгосрочная конъюнктурная информация, поступающая от службы документации и изучения.

Информация первого типа служит для оперативного и тактического управления деятельностью предприятия, а информация второго типа - для стратегического управления.

Такое разделение информации соответствует разделению информационных каналов на каналы "Текст" и "Фирма". Текущая информация поступает по каналу "Фирма" и, частично, по каналу "Коксультант" к "Беседа". Долгосрочная информация поступает главным образом по каналу "Текст" с использованием иногда каналов "Консультант" для проведения стратегических исследований и "Беседа" для обобщений высшего уровня (научных и т.п.). Природа и механизмы функционирования этих каналов настолько различны, что предприятие оказывается вынужденным содержать две отдельные системы сбора информации. Целевая стратегическая информация собирается и обрабатывается персоналом с подготовкой преимущественно университетского типа. Целевая оперативная и тактическая информация собирается и обрабатывается персоналом, находящимся в прямом контакте с непосредственным полем деятельности фирмы на местах.

Между этими двумя организационными структурами должны быть установлены связи, так как информация, вырабатываемая одной из них, может оказать влияние на другую.

Жан Мартен отправился спать в безмятежном расположении духа.

Поиск по сайту: