Ефективність управління соціально-економічними процесами визначається надійністю інформаційного забезпечення процесу управління. Цьому сприяють інформаційні системи.
Інформаційна система - це система, яка призначена для збирання, передачі, обробки, зберігання і подання інформації, необхідної для процесу управління, за допомогою якої здійснюється комунікація між суб'єктом і об'єктом управління.
В основі інформаційної системи – інформаційні моделі, які описують і регламентують інформаційні потоки в управлінні за допомогою певних алгоритмів і процедур фіксування та оброблення інформації. До її елементів належать управлінський персонал, працівники підприємства, носії інформації, канали зв'язку, обчислювальні машини.
Основними складовими інформаційної системи є:
1) Контингент висококваліфікованих працівників, до якого можна віднести: інженерно-технічний персонал, обслуговуючий персонал, керівники і менеджери всіх ланок і рівнів управління;
2) Інформаційні ресурси – це інформація, яка використовується в управлінській діяльності;
3) Матеріальні ресурси: носії інформації і технічні засоби збору, зберігання, передачі та обробки інформації;
4) Канали циркулювання інформації – це засоби передачі інформації (Інтернет, промова, листи, електронні засоби зв’язку і т.п.).
Інформаційні системи класифікують за різними ознаками. За станом централізації обробки інформації їх поділяють на централізовані та децентралізовані. Прикладом централізованої інформаційної системи може бути концентрація обробки даних бухгалтерського обліку. Основні операції бухгалтерського обліку для роздрібних торгових підприємств виконує центральна бухгалтерія. Прикладом децентралізованої інформаційної системи можуть бути автоматизовані робочі місця спеціалістів. За широтою охоплення розрізняють комплексні та локальні інформаційні системи. Комплексні системи забезпечують інформацією всю систему управління, локальні — частину системи або окремі функції управління.
На будь-якому підприємстві існують три головні інформаційні системи: фінансова, кадрова і матеріального забезпечення. Основою фінансової системи є рух грошових коштів підприємства. Кадрова система займається інформацією про людей. Інформаційна система матеріального забезпечення використовується для даних, що відбивають надходження сировини і товарів на підприємство.
На сучасному підприємстві використовуються такі інформаційні системи, як:
Ø інформаційно-аналітичні системи, які забезпечують збереження і пошук інформації, полегшують систематизацію накопичених відомостей;
Ø інформаційно-довідкові системи здійснюють розрахунки, що дають змогу керівнику контролювати стан справ. Ці системи забезпечують можливість одержання щоденних звітів про рівень виробництва, запасів, прибутків, обсяг реалізації продукції;
Ø інформаційно-консультативні системи здатні давати керівникові відповіді на запитання, що потребують аналізу. Ці системи використовують широке коло методів від найпростішої арифметики до надскладних математичних моделей.
Інформація, яку інформаційна система надає споживачеві, є одним з ресурсів, що дає можливість підвищити ефективність його роботи. Інформаційні потреби споживача мають задовольнятися якомога повніше. До споживача інформація повинна доводитися в необхідних обсягах, у зазначені строки і в зручній для сприйняття формі. Таке використання інформаційних ресурсів створює передумови для зменшення витрат матеріальних, трудових і фінансових ресурсів. Найважливішим напрямом удосконалення інформаційних систем є автоматизація процесів обробки інформації за рахунок широкого застосування електронної обчислювальної техніки.
ІІІ Контрольні питання для самоперевірки:
1. Розкрийте сутність інформації, класифікацію видів інформації, що використовується в управлінні виробничо-господарськими організаціями.
2. Назвіть інформаційні потоки, які відбуваються в системі менеджменту.
3. Розкрийте сутність поняття «агрегування інформації».
4. Які операції та процедури характерні для обробки інформації в менеджменті?
5. Розкрити сутність інформаційної системи процесу управління.
6. Які види інформаційних систем використовують організації? Охарактеризуйте їх.