Контроль над исполнением служебных документов

В воинских частях должен быть установлен контроль над исполнением служебных документов.

Контроль над исполнением служебных документов является одной из основных обязанностей всех должностных лиц и имеет целью обеспечить повышение персональной ответственности каждого должностного лица за порученное дело, своевременное и качественное решение вопросов, изложенных в служебных документах.

Обязательному контролю подлежат Акты Президента и Правительства Республики Казахстан, приказы и поручения Министра обороны и председателя Комитета начальников штабов – первого заместителя Министра обороны Республики Казахстан, а также служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных поручений (мероприятий).

Контроль осуществляется над исполнением служебных документов, как поступающих из вышестоящих органов военного управления, так и направленных в подчиненные воинские части.

Служебные документы, подлежащие контролю, учитываются по журналу (карточке) контроля над исполнением служебных документов, в котором должны быть отражены дата, регистрационные номера, вид и краткое содержание документа, поручение должностного лица, срок исполнения, фамилия исполнителя, отметка об исполнении и другие необходимые данные (формы № 13, 14 приложения 6).

На служебных документах, подлежащих контролю, в правом верхнем углу первого листа ставится штамп «Взято на контроль» согласно образцу № 20 (приложение 5).

Служебный документ считается исполненным, когда изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена. На исполненном документе должна быть отметка исполнителя с указанием, каким номером (входящим, исходящим или инвентарным) исполнен документ, дата исполнения и номер дела, в которое документ должен быть подшит. Эта отметка делается на обороте последнего листа документа и свидетельствуется подписью исполнителя. О снятии с контроля делается отметка в журнале (карточке) контроля.

Командир воинской части лично осуществляет контроль над исполнением служебных документов.

При невозможности исполнения служебного документа в установленный срок должностному лицу, установившему срок, представляется за 2-3 дня до истечения срока доклад с указанием причин задержки, принимаемых мер и срока, необходимого для исполнения (доработки) документа.

Непосредственное ведение работы по контролю над исполнением служебных документов возлагается на лиц, назначаемых приказами соответствующих командиров.

Лица, осуществляющие контроль над исполнением служебных документов, обязаны:

1) постоянно контролировать исполнение служебных документов и иметь необходимые сведения о ходе их выполнения;

2) упреждать возможность невыполнения поручений в установленные сроки, докладывать обо всех случаях задержки исполнения соответствующим командирам;

3) ежеквартально обобщать работу по исполнению документов, исполнительскую дисциплину, в том числе и в подчиненных воинских частях, разрабатывать мероприятия по усилению контроля исполнения и вносить командирам предложения об улучшении этой работы.

Состояние контроля над исполнением служебных документов проверяется два раза в году (по состоянию на 1 января и 1 июля) специально назначаемыми комиссиями. Результаты проверок отражаются в актах.

В каждой воинской части ведется журнал учета объявления приказов и других служебных документов личному составу и должностным лицам по форме № 15 (приложение 6).

В департаментах (управлениях) из числа заместителей начальников департаментов (управлений) назначаются лица, ответственные за контроль исполнения поручений.

Департаменты (управления), ответственные за исполнение актов Президента Республики Казахстан, в двухдневный срок со дня их поступления в Министерство обороны (день поступления – это день когда документ поступил в Департамент документационного обеспечения) составляют план организационных мероприятий по их реализации для последующего представления на утверждение Премьер-Министру Республики Казахстан.

При отсутствии конкретных сроков исполнения контрольных документов департаменту (управлению) – исполнителю отводятся следующие сроки:

1) по исполнению личных поручений Президента – не более двух недель, если иное не установлено Президентом;

2) по исполнению контрольных поручений Президента и руководства Администрации Президента Республики Казахстан с резолюциями к ним Премьер-Министра, его заместителей и Руководителя Канцелярии Премьер-Министра – не более 20-ти дней со дня поручения Президента и/или руководства Администрации Президента Республики Казахстан, если в поручениях не установлены иные сроки;

3) по исполнению поручений других должностных лиц – не более месяца, если иной срок не установлен в поручении.

Поручения, имеющие в тексте пометку «Весьма срочно» исполняются в трехдневный срок со дня получения исполнителем, а с пометкой «Срочно», «Ускорить» – в десятидневный срок со дня получения документа.

При подготовке документов, осуществляемой несколькими департаментами (управлениями) или несколькими должностными лицами, исполняемый документ доводится до них одновременно в копиях, при этом ответственным за его исполнение является департамент (управление) или должностное лицо, указанное в поручении первым, если иное не установлено поручителем.

Доклад о выполнении такого поручения и проект ответа автору обращения представляется должностным лицом, ответственным за исполнение, по согласованию с соисполнителями, если в поручении не содержится иных указаний. В отдельных случаях департаменту (управлению), ответственному за исполнение, может быть направлен оригинал исполняемого документа.

Департаменты (управления) – соисполнители поручения обязаны вносить свои предложения департаменту (управлению), осуществляющему свод, не позднее, чем за три дня до истечения установленного срока исполнения, если иное не установлено соответствующим поручением.

Если поручение не может быть выполнено в установленный срок, то начальник департамента (управления), ответственного за исполнение поручения, обязан письменно сообщить о причинах задержки и в установленном порядке ходатайствовать о продлении срока исполнения. Продление срока допускается не более двух раз.

Срок исполнения документа может быть продлен тем руководителем, который давал поручение. Для продления сроков исполнения контрольных документов департаменты (управления) - исполнители, кроме того, одновременно готовят проекты писем о продлении сроков в Администрацию Президента, Парламент или Канцелярию Премьер-Министра Республики Казахстан с приложением копии приказа о наказании виновных лиц.

Срыв установленных сроков исполнения контрольных документов или их некачественное исполнение является дисциплинарным проступком. По фактам срыва сроков и/или некачественного исполнения контрольных документов приказами соответствующих руководителей, ответственных за исполнение, в установленном порядке назначаются служебные расследования, по результатам которых виновные должностные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности.

Ответственность за своевременную и качественную реализацию приказов и директив Министра обороны, председателя Комитета начальников штабов и их поручений несут персонально начальники департаментов (управлений), которым поручено исполнение.

Снятие с контроля или принятие решения об изменении сроков исполнения осуществляется должностным лицом, дававшим поручение, на основании мотивированного письма.

В целях обеспечения своевременного исполнения контрольных документов департаменты, главные управления и управления Министерства обороны и Комитета начальников штабов представляют в Департамент документационного обеспечения Аппарата Министра обороны:

1) до четверга текущей недели информацию о ходе или исполнении контрольных документов, срок исполнения которых истекает к исходу четверга, и проводят их сверку;

2) к 25-му числу ежемесячно, по произвольной форме, информацию о результатах работы по подготовке законопроектов, иных нормативных правовых актов и об исполнении контрольных документов за текущий месяц с указанием мер, принятых в отношении лиц, виновных в несвоевременном исполнении контрольных документов.

3) Кроме того, каждый понедельник ответственные по департаментам, главным управления и управления МО КНШ должны прибывать для сверки контрольных документов.

Поиск по сайту: