Учебный вопрос: Организация контроля и проверки исполнения

Командиры воинских частей систематически контролируют состояние служебного делопроизводства и порядок работы со служебными документами.

Один раз в год (в январе-феврале) состояние делопроизводства в воинской части проверяется комиссией, назначаемой приказом командира воинской части.

В состав комиссии включаются военнослужащие и служащие данной воинской части, хорошо знающие требования настоящих Правил, способные глубоко проверить вопросы организации и ведения служебного делопроизводства.

Члены комиссии перед проверкой инструктируются начальником штаба воинской части.

Комиссия проверяет выполнение требований настоящих Правил, наличие текущих и архивных дел, документов и изданий с ограничительной пометкой «Для служебного пользования», бланков строгого учета, печатей и штампов (где нет подразделений секретного делопроизводства), наличие служебных документов, не подшитых в дела, и выборочно проверяет наличие подшитых служебных документов из числа наиболее важных.

Проверка наличия производится путем сверки книг и журналов учета с фактическим наличием документов, а также отметок в этих книгах и журналах об уничтожении или отправке документов с актами и реестрами.

К началу работы комиссии все учтенные служебные документы должны быть сданы в делопроизводство, подшиты в дела или перерегистрированы в книгах и журналах учета нового года.

В книгах и журналах прошлого года делается отметка с указанием новых учетных номеров.

О результатах проверки командиру воинской части представляется акт. К акту прилагается перечень не подшитых в дела документов.

Рассмотрение и организация исполнения

Служебных документов

Поступившие служебные документы докладываются командиру воинской части и рассматриваются, как правило, в день поступления, а документы с отметками «Срочно» и телеграммы - немедленно.

Служебные документы доводятся до исполнителей в кратчайший срок.

Решения и поручения (в дальнейшем - поручения) по исполнению служебных документов пишутся на свободных от текста полях этих документов. Поручение по исполнению служебного документа дается в форме резолюции командира. В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: указание исполнителю (исполнителям), содержание действий, срок исполнения, личная подпись должностного лица, дата резолюции. Писать поручения на тексте служебных документов запрещается.

Поручение по исполнению служебного документа дается, как правило, одному должностному лицу.

Если поручение дается нескольким должностным лицам, то указывается должностное лицо, ответственное за своевременное и качественное исполнение документа в целом.

Если в поручении ответственное лицо не указано, то за исполнение документа в целом ответственным является должностное лицо, указанное в поручении первым, которое обязано организовать исполнение документа в установленный срок. Соисполнители должны представить все необходимые материалы и несут ответственность за своевременное и качественное исполнение поручения.

Если срок исполнения служебного документа в поручении или самом документе не указан, документ должен быть исполнен в срок не более месяца, с пометкой «срочно» - в течении 10-ти дней, «весьма срочно» и телеграмма - не более 2-х дней.

При установлении сроков исполнения командир должен учитывать время, необходимое на доставку и исполнение приказов, распоряжений, указаний и поручений.

Доклады, предложения, заключения и проекты служебных документов, представляемые в связи с поручениями, адресованными нескольким должностным лицам, должны быть согласованы с ними, а также с другими заинтересованными должностными лицами.

Должностные лица, получившие проект служебного документа на согласование, обязаны рассмотреть этот документ без задержки с учетом общего срока исполнения документа.

Отказ от согласования не допускается.

К докладам, предложениям, заключениям и проектам служебных документов, представляемым во исполнение поручений, прилагается материал с оригиналом поручения, во исполнение которого подготовлен документ.

В тех случаях, когда в поступившем документе запрашивается о разъяснении того или иного вопроса или испрашивается разрешение на проведение какого-либо мероприятия, а также по другим аналогичным запросам и ходатайствам, командир, которому адресован такой документ, ответ на него может дать на этом же документе в виде краткой резолюции. Такой документ считается исполненным и подлежит возвращению отправителю за входящим номером без сопроводительного письма.

Если командир, которому адресован документ, не имеет прав на решение поставленного вопроса, он направляет его по команде или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение этого вопроса.

Если в документе наряду с вопросами, относящимися к компетенции должностного лица, которому адресован документ, затрагиваются вопросы, подлежащие разрешению в другом учреждении, то из него делается выписка (снимается копия), которая направляется по принадлежности, о чем уведомляется должностное лицо, представившее документ.

Поиск по сайту: