ТЕХНОЛОГИЯ РЕАЛИЗАЦИИ PR-КАМПАНИИ

Стратегия – использование боя в целях войны (с); использование ресурсов и PR-технологий

3.11.2011

Всегда нужна сувенирка. Для проведения мероприятия необходим конференц-зал, выставочные комплексы и т.д. Хорошо, если гостей максимально избавить от возможных проблем (например, предоставить постоянное питание). Партнерами также могут быть поставщики алкоголя. Каждые 1,5 часа предлагать гостям кофе-паузу. Нельзя забывать о физиологии: сначала физические потребности, затем потребность в общении, а затем уже вопрос самореализации.

8.11.2011

Необходимо заранее четко разделить зоны ответственности. Прежде, чем начать любой взаимодействие, нужно оценить свои ресурсы и потребности.

Быстро не качественно

не в России

дорого долго Дешево

Качественно

Необходимо найти соотношение цены и качества, все пересчитывать и укладываться в бюджет. При отборе поставщиков/партнеров необходимо навести о них справки. Лучше договариваться о поставке приблизительно за 2 дня до deadline.

Оценка собственных ресурсов:

1.наши возможности (что можем сделать мы для предприятия); можно завести блокнот для каждого мероприятия;

2.просмотреть технику, какая есть у нас;

3.персонал должен знать свои функции: четко выполнять их;

4.знать полную информацию.

Необходимо просчитать все. Время каждого коллеги имеет цену.

!!!10% БЮДЖЕТА ВСЕГДА ОТКЛАДЫВАТЬ НА КРИЗИСНЫЕ СИТУАЦИИ!!!

Некоторые вещи можно выносить на аутсорсинг. Если мероприятие требует особой важности, то лучше обратиться в специальное агентство. С ним необходимо оговорить политику конфиденциальности:

- качество;

- быстрота;

- низкая стоимость.

Эти параметры нужны для оценки услуги.

Распределение обязанностей: по проектам (у разных мероприятий – разные менеджеры и разные подчиненные); по функциям (один тип работы).

Может потребоваться временный персонал, например для:

1.регистрации участников;

2.упаковки корреспондентов;

3.подписания приглашений;

4.обзвона клиентов.

Временный персонал мотивируется только финансово. Они могут быть и профессиональны специалистами. Их услуги могут стоить очень дорого. Временным персоналом должен быть руководитель, который отвечал бы за результаты работы.

10.11.2011

БЮДЖЕТ PR-КАМПАНИИ

Бюджет – основополагающий документ в СО. Необходимо четко определить ЦЕЛЬ, а затем все рассчитать. Существует ШЕСТЬ ПОДХОДОВ к формированию бюджета:

1.такой же, как в прошлом году;

2.процент с оборота;

3.как скажет начальство (самый неэффективный; в маленьких компаниях);

4.нулевой бюджет (ориентированный на отдельные проекты, отдельные задачи, когда вы уже все разработали, потом попросили деньги);

5.ориентирование на бюджет конкурентов;

6.ориентирование на будущее (к нему надо стремиться):

- установить Что и Как хочет достичь руководство компании от 1 до 3х лет;

- идентифицировать сильные и слабые стороны компании;

- идентифицировать сферу бизнеса вашей компании (целевая аудитория, тенденции);

- распределить по категориям виды деятельности компании;

- провести анализ затрат и выгод в будущей деятельности;

- выбрать самые важные цели и подготовить PR-план на текущий год;

- подготовить бюджет, основанный на стоимости выполнения важнейших для компании задач.

Бюджет формируется из целей и задач компании, которая поможет их достижению.

Составление бюджета по СО:

a) дает возможность узнать Во сколько обойдется проведение PR-кампании;

b) узнать, какую кампанию можно провести на эти средства;

c) составление задач;

d) установить порядок расходов и случаи их повышения;

e) после завершения программы анализируются потраченные средства (рационально или нет).

Элементы бюджета:

1.труд (оплата всего обслуживающего персонала);

2.расходы на обслуживание офиса:

- фиксированная плата за аренду;

- налоги;

- страховка;

- отопление;

- электричество;

- телефонная связь;

- другие расходы.

3.материалы (затраты на все технические средства: бумага, печать, стенды, фото, слайды, аудио, видео);

4.прочие расходы (проживание в отеле, использование микрофонов, кофе-брейк).

СО берет деньги за время сотрудников, а не за материалы, как рекламные агентства.

Например, 12 встреч*2 часа*$=24 000.

Стоимость 1 = 1 000 руб.

12 сообщений * час * $ - стоимость часа = 6 000 руб.

30 мин – 1 сообщение.

Итого: 3 000 $ в год.

Считать по тому, сколько функций выполняет сотрудник.

11.11.2011

СПОНСОРСТВО И БЛАГОТВОРИТЕЛЬНОСТЬ

Со спонсорами статус мероприятия вырастает в разы. Проблема поиска средств для организации или каких-либо проектов сейчас актуальна. Сбор средств для организации – это профессиональное занятие. Этому надо учиться. Эта профессия имеет свои тонкости. Требует полной отдачи сил. Лучше, если этим будет заниматься конкретный человек, который будет на этом специализироваться. Обычно, спонсор поддерживает один проект или одну организацию, то, как правило, 3-4 года.

Два подхода к поиску средств:

1. спонсоринг - sponsorship – поручительство, поддержка – это подбор или организация события (или иного объекта спонсирования), ведение и контроль события, проведение и/или контроль рекламной кампании и PR-кампании, гарантированное осуществление проекта и учета интересов спонсора. Деловые причины быть спонсорами:

- участие в благотворительных акциях, мероприятиях и т.д. улучшает репутацию фирмы, показывает, что это легальная признанная организация, надежно стоящая на ногах;

- показатель надежности;

- участие в благотворительности, особенно в небольшом городе, что фирма или банк заботятся о городе и его жителях. Это снимает агрессию по отношению к компании и к частному бизнесу вообще как со стороны людей, так и со стороны властей;

- благотворительная деятельность мирит с любым руководством и позволяет пройти во власть, в частности, в законодательную;

- благотворительность это, в том числе, и реклама. Фирма будет на слуху не только благодаря роликам и рекламным щитам;

- участие в решении социальных проблем улучшает внутренний климат в коллективе. В организацию идут работать порядочные и квалифицированные люди.

Спонсорство означает доверие к предприятию. Все обязательства требует строгого исполнения. Спонсоры бывают:

- технические – те, которые предоставляют услуги, оборудование;

- информационные – различные СМИ;

- финансовые – считаются те, кто дает какие-то деньги или оплачивает часть расходов.

Традиции спонсорства:

- генеральный;

- официальный;

- золотой;

- платиновый;

- информационный.

Верхние позиции должны быть единственными. Когда много спонсорство, то лучше размещать их логотипы не сразу.

Спонсорский пакет – все документы:

1) литературное описание проекта или акции (статья с деталями): значение его, направление рекламы и PR;

2) программное описание проекта: место проведения, сценарий, время, авторы, организаторы, участники;

3) поддержка проекта: наименование и поддержка государственных структур;

4) бюджет проекта;

5) спонсорские градации: титульный – полностью, генеральный спонсор – 50%, официальный – 25%, информационный спонсор, бартерный спонсор – помощь в товарах/услугах.

6) Спонсорская реклама и PR;

7) Прогноз спонсорского эффекта (количество людей, целевая аудитория).

Письмо-запрос: надежная форма обращения. Должно быть именным, кратким: почему именно к Вам, суть проекта, задачи, методы, стоимость, ожидаемые результаты. Заявка: может быть на 1 страницу или несколько. Может быть в форме письма или другого форменного документа. Структура заявки:

1)Титульный лист;

2)Краткая аннотация: суть заявки, занимает 0,5/1 страницу: Включает: 1-2 предложения, отвечает на вопросы:

- кто будет выполнять проект;

- кому он нужен;

- что будет в результате;

- сколько потребуется денег.

3)Введение:

- сведения об организации-заявителе;

- кто подает заявку;

- кто будет выполнять проект;

- почему заявитель/исполнитель такой (вызвать доверие к заявителю).

4)Постановка проблемы:

- почему есть эта необходимость вы проекте;

- как поставленная проблема соотноситься с целями и задачами организации-заявителя.

5)Цели и задачи: представление о том, какие будут итоги. Цель: во имя чего предпринимается проект. Задачи: конкретные эффекты. Задачи и результаты поддаются количественной оценке.

6)Методы. Здесь указывается мероприятие, которое нужно провести для достижения результата. Схема организации работы по проекту: что? кто ответственный? как (последовательность)? какие ресурсы?

7)Оценка и отчетности. Как предполагается оценить эффективность проекта, как будет контролироваться процесс выполнения проекта.

8)Дальнейшее представление. Как расширить и поддержать далее.

9)Бюджет (список всех ресурсов) для проведения планируемых мероприятий. Сколько требуется денег от спонсора? Из каких источников будут получать другие средства?

10)Приложения: все дополнительные материалы (КРАТКИЕ).

Документы, которые используются при составлении заявки:

1)материалы, описывающие организацию:

- пресс-релиз;

- промо-проекты;

- устав;

- статьи.

2)результаты, аудит, проверки;

3)письмо из налоговой (налоговые льготы);

4)подтверждение статуса неприбыльной организации;

5)список членов совета;

6)календарный/рабочий план (указание последовательности);

7)список рабочих обязанностей;

8)схема организации работы (кто кем управляет и т.д.);

9)биографические данные участников (резюме);

10)письма поддержки.

2. фандрайзинг – сбор средств: целенаправленный систематический поиск спонсорских или иных средств для осуществления социально значимых проектов, программ, акций, поддержки социально значимых институтов. Может осуществляться как бизнес, благотворительная деятельность и спонсорская деятельность. Может принимать самые различные формы. В России средства охотно выделяются (по убывающей):

- на социальную помощь (включая социальную медицинскую реабилитацию);

- на помощь детям;

- на культуру и искусство;

- на медицинскую помощь;

- на экологию;

- на социальные услуги;

- на образование;

- на защиту прав граждан.

При этом на реализацию проекта средства выделяются охотнее, чем на долгосрочную перспективу.

Легче искать деньги на конкретный проект, чем на поддержание жизни организации.

Спонсорство предполагает обязательства с обеих сторон.

18.11.2011

СПЕЦИАЛЬНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ PR-КАМПАНИИ

Специальное мероприятие – мероприятие, направленное на достижение конкретного результата по конкретному случаю. Чтобы был информационный повод, чтобы постоянно о себе напоминать

1ый характерный признак псевдособытия: не будучи случайным оно планируется, устраивается и инициируется. Это не крушение поезда, а интервью.

2ой: оно устраивается заранее. Причем исключительно ради того, чтобы о нем сообщили или чтобы о нем повторили.

3ий: связь с реальной ситуацией двусмысленна.

К широко используемым специальным событиям относятся:

- дни, вечера, недели, месячники;

- торговые шоу, ярмарки, фестивали;

- встречи, семинары, конференции, съезды;

- симпозиумы;

- годовщины, юбилеи, знаменательные даты;

- награды, приветствия, встречи.

При подготовке мероприятия: важно помнить, чтобы все соответствовало. Мероприятие – частный случай ритуалов и церемоний. Любое мероприятие будет сравниваться.

Если программа не соответствует традиционным взглядам, то вряд ли ее поддержат. Мероприятия – это частный случай ритуалов и церемоний. У каждого участника есть свои определенные ожидания. Поэтому их придется оправдать. При выборе формата нужно следовать традициям, которые уже сложились на рынке или в профессиональном сообществе. У будущих участников есть стереотипы, и есть определенные страхи. Любое мероприятие будет сравниваться с теми, которые участник уже посетил. Отказ от мероприятия может быть по следующим причинам:

1. боязнь отсутствия полезности;

2. потеря времени;

3. потеря денег;

4. плохой сервис;

5. технические проблемы;

6. скучный сценарий;

7. несогласованность действий организаторов;

8. оскорбительно дешевые подарки.

От организатора ожидают:

1. внимания;

2. четкого выполнения обязательств;

3. быстрого реагирования;

4. предвосхищения запросов;

5. отсутствие накладок;

6. детальные отчетности;

7. продуманные концепции.

Для того, чтобы соответствовать требованиям участников необходимо позаботиться о первом и последнем впечатлении. Отдельные экскурсии для желающих. Чтобы соответствовать требованиям участников нужно позаботиться о первом и последнем впечатлении. Можно отдельным этапом провести экскурсию. Здесь нужен специальный человек, который смог бы рассказать многое, ярко и интересно. Необходимо, чтобы мероприятие воспринималось всеми органами чувств. Для ярких церемоний – яркий свет. Хорошая поддержка - телеэкран (ролик, лазерное шоу). Сэкономить на персонале можно, установив указатели, раздать схему и т.д. Зал можно оформить в корпоративных цветах. Если на мероприятии будут баннеры, то нужно с мелким логотипом и крупным логотипом. Именной бейдж – важен! Это как украшение, декоративный элемент. Он должен легко читаться с 1-2 м. Иногда имя важнее, чем компания. Акустику помещения нужно проверять заранее. Нужно, чтобы не было шума, посторонних звуков. Подбор музыкального оформления также важен. Хорошо запоминается под классическую музыку. Под ритмическую музыку – двигаться. Латино-американская заставляет улыбаться. В перерыве можно включать джазовую музыку. Конец и начало кофе-брейка нужно сигнализировать. На мероприятия часто приглашают прессу. Можно проводить пресс-тур, день открытых дверей, пресс-мероприятие.

25.11.2011

Поиск по сайту: