Описание и документирование процессов организации

После того, как определены основные и вспомогательные процессы ОУ, составляется реестр (табличное описание) процессов ОУ (таблица 1).

Таблица 1 – Пример реестра типовых процессов и видов деятельности ОУ

Пример заполнения таблицы 1 представлен в Приложении 1.

Идентификационный номер процесса (вида деятельности), приводимый в последнем столбце таблицы 1, является уникальным именем этого процесса в СК ОУ, на которое можно ссылаться в соответствующих спецификациях процесса, документированных процедурах (ДП), Положениях, Регламентах, рабочих инструкциях и других документах СК, связанных с этим процессом [1].

Какую информацию должен отражать идентификационный номер процесса, каждая организация решает сама.

Так, например, для ТГУ идентификационный номер процесса (рисунок 3) будет содержать номер структурного подразделения, которое отвечает за осуществление процесса (в зависимости от владельца процесса), и номер процесса, назначаемый в соответствии с месторасположением в иерархии процессов (в зависимости от метода их схематического описания).

Рисунок 3 – Идентификационный номер процесса (в ТГУ)

Идентификация процессов осуществляется централизовано Отделом менеджмента качества при разработке документации процесса.

Также любой процесс организации может быть описан графически (рисунок 4) .

Рисунок 4 – Графическое описание процесса.

Процесс представляется в виде блока. Входящая стрелка, присоединенная к блоку слева, обозначает входы процесса. С ее помощью описывают ресурсы (что перерабатывается в рамках процесса). Соответственно, выходящая стрелка, присоединенная к блоку справа, обозначает выходы процесса. С помощью этой стрелки обозначается продукция, производимая в рамках процесса.

Входы и выходы процесса могут быть как материальными, так и нематериальными (например, информационными) объектами. Примерами входов и выходов являются: материалы, компоненты, комплектующие изделия, информация и т.п.

Рисунок 5 – Пример графического описания процесса

Входящая стрелка, присоединенная к верхней грани блока, представляет процедуру, регламентирующую условия выполнения процесса (как следует выполнять процесс). Этот вид стрелки также называют «управлением».

Входящая стрелка, присоединенная к нижней грани блока, представляет механизмы, т.е. те ресурсы, за счет которых (или чем) входы будут преобразовываться в выходы. Так, например, механизмами могут быть оборудование, финансовые средства, персонал, производственное помещение и др. Подробнее об описании процессов см. пункт 5.

Поиск по сайту: