Створення підсумкових запитів, що виконують розрахунки за всіма значеннями одного поля з використанням підсумкової функції.
Запити, що виконують розрахунки по всім записам для будь-якого числового поля, називаються підсумковими запитами. У підсумковому запиті може розраховуватися сума значень або величина середнього значення по всім коміркам поля, може знаходитися максимальне чи мінімальне значення даних у полі, може також виконуватися інша підсумкова функція.
Задача. Нехай підприємство з продажу автівок реалізує автомобілі трьох категорій: легкові, пасажирські та вантажні. Задача полягає у підготовці підсумкового звіту, з допомогою якого можна визначити середню ціну авто у кожній з категорій, а також відслідкувати динаміку змін при оновленні асортименту чи постачальників.
1. Запустіть програму Microsoft Access.
2. У вікні Microsoft Access виберіть створену раніше базу Автоторгівля у списку Последние, або, якщо вона відсутня у списку, натисніть Открыть другие файлы і знайдіть шлях до бази Автоторгівля.
3. На панелі Таблицы виберіть таблицю Авто на продаж.
4. На панелі Все объекты Access, що знаходиться у лівій частині екрану, правою кнопкою мишки клікніть на Авто на продаж. В списку, що відкрився, виберіть Конструктор і відкрийте таблицю у режимі проектування – таким чином ми створимо додаткове поле Категорія, у якому будуть зберігатися дані про приналежність авто до тієї чи іншої категорії.
5. Виділіть перше поле (Марка) і клікніть клавішу Insert. Цим самим у початок структури таблиці ми помістили нове поле. Дайте йому ім’я – Категорія і задайте його тип – Короткий текст.
6. Закрийте вікно Конструктора і підтвердіть зміну структури таблиці.
7. Відкрийте таблицю Авто на продаж і наповніть її, ввівши для кожної категорії необхідні модельні дані. Введіть довільні ціни на авто кожної категорії (інші поля, тобто Об’єм мотора і Примітки, для формування запиту не потрібні, тому їх можна не заповнювати).
8. Закрийте таблицю Авто на продаж.
9. Перейдіть на вкладку Создание і клікніть на значку Конструктор запросов. У діалоговому вікні Добавление таблицы виберіть таблицю Авто на продаж, на основі якої будемо створювати підсумковий запит. Закрийте вікно Добавление таблицы.
10. У бланк запиту, за взірцем, введіть такі поля з таблиці Авто на продаж: Категорія, Марка, Ціна.
11. Для поля Ціна встановіть сортування «по возрастанию».
12. На вкладці Конструктор клікніть на кнопці Итоги (значок Σ). У нижній частині бланку відобразиться рядок Групповые операции. На базі цього рядка проводяться підсумкові розрахунки. Всі поля, відібрані для запиту, отримують у цьому рядку значення Группировка.
15. Для поля, за яким виконуємо групування записів (у нашому випадку – Категорія), у рядку Групповые операции залиште значення Группировка. Для інших полів, клікнувши на цьому рядку, отримаємо кнопку зі списком, що розкривається, у якому можна вибрати підсумкову функцію для розрахунку значень у даному полі.
16. Для поля Ціна виберіть підсумкову функцію Avg (середня вартість авто у категорії).
17. Для поля Марка виберіть підсумкову функцію Count (кількість авто, у вибраній категорії).
18. Закрийте бланк запиту за взірцем і збережіть під іменем Середня ціна авто. Запустіть запит і переконайтеся у правильності його роботи.
19. Закрийте всі об’єкти і бази даних. Закінчіть роботу з Microsoft Access.