Этикет телефонного спілкування

Телефон – найпростіший спосіб спілкування з відривом, переоцінити спілкування телефоном неможливо. Але слід пам'ятати деякі простих правил телефонного поведінки, дотримання яких сприяти успіху.

Коли ж ви розмовляйте з діловим партнером, ви уявляєте фірму, у якій працюєте, це потрібно пам'ятати та поводитися відповідно.

Телефонний етикет.

Розмова телефоном багато в чому від особистої розмови,т.к. співрозмовники одне одного бачить. З іншого боку, телефонна розмова може відбутися несподівано одного з опонентів, це це треба враховувати. Часто одне із співрозмовників може бути один, а, приміром, серед колег чи клієнтів. Не дасть йому возможності говоріть відверто. У разі краще розмову перенести тимчасово, що буде зручно обом співрозмовникам.

Іноді зв'язок може досить хорошою: погана чутність, переривання зв'язку, перешкоди. У разі потрібно розмову як і відкласти на кілька днів. Якщо людина веде розмову і тоді час лунає дзвінок, він повинен віддавати перевагу розмові перед телефонним розмовою.

Існують правила підготовки ділового телефонногоразгорора. Сповідуючи їх, можна навести розмову найбільш продуктивно

Отже, ці прищепила:

1) необхідно помічати на календарі чи нотувати у щоденнику, що й з якого питання планується розмова;

2) накидати приблизний план розмови, щоб щось втратити і не від теми;

3) поруч із планом перелічити всі імена, прізвища, назви, дати й цифри, які можуть знадобитися під час розмови;

4) потрібно вибрати оптимальне час для дзвінка (чи раніше визначене);

5) потрібно дізнатися заздалегідь, хто найбільш компетентний й володіє найкращими навичками у цьому питанні, сюжеті, який вас.

Якщо, як ви телефонуйте, вас попросили назвати причину дзвінка, назвіть її.

Розмова із автовідповідачем: коли ви потрапили на автовідповідач, не губіться, а й демагогії не розводите. Коротко сформулюйте причину дзвінка і забудьте назвати своє ім'я.

Під час розмови через мобільні телефони, як запровадити співрозмовника в справи, необхідно дізнатися, чи здатен він зараз розмовляти.

Якщо телефонуйте ви:

Чекати відповіді стоїть у протягом 4 гудків, Якщо людина не бере трубку, отже ,він зараз немає можливості (дуже зайнятий чи ні дома).

Розмова може бути чітко побудований, принагідно, не іще 3 хвилин.

Телефонувати треба оптимальне час, ніж створювати незручності співрозмовнику.

Телефонувати потрібно у другій половині робочого дня, але з перед його завершенням. Не стоїть телефонувати від початку робочого дня. Але, за рахунком, дзвінок, що стосується ділових питань, буде доречний протягом усього робочого дня.

Не телефонуйте людям додому по службовим справам, винятком є дуже вагома причина чи домовленість.

Не набирайте номер телефону з пам'яті, ніж помилитися. Якщо все ж при наборі номери відбулася помилка, потрібно попросити вибачення за занепокоєння, не ставте питання «Куди я потрапив?», це невежливо.

Розмова потрібно розпочинати з вітання і її уявлення. Якщо потрібно, щоб із кимось з'єднали, потрібно вимовляти фразу не запитально, а ствердно. Можна відразу сказати, хто телефонує мамі й з якого питання, так і не доведеться відповідати на зайві питання. Марно вживати фрази побудовані так «Не міг би Ви…», людська психіка влаштована в такий спосіб, що виникає бажання вирішити таке питання «Не міг би».

Якщо вас просять передзвонити пізніше, це не так отже, що укам поставилися зневажливо, просто співрозмовник в момент дуже зайнятий, чи просто незручно розмовляти (сторонні у приміщенні).

Закінчує розмова той, хто був її ініціатором. Жінка може закінчувати розмова незалежно від цього, вона зателефонувала чи пізно їй було зроблено дзвінок.

Якщо потрібно перервати розмова, можна зробити з допомогою спеціальних фраз: «Отже, ми з'ясували всі питання. Я тримати із Вами зв'язок, бувайте здорові.», «Отже, вирішили…», «Спасибі за приділену увагу, большє нє буду забирати в Вас час…».

Якщо вже ви телефонуйте з іншого міста, назвіть його, потім себе, і потім установа, від якої телефонуйте.

Якщо потрібний вам людина нині різноманітні дома, назвіть всі свої дані для запису і скажіть, коли зателефонуйте. Враховуйте різницю в часу, коли телефонуйте з іншого міста.

Якщо телефонують вам.

Трубку потрібно опановувати, якомога швидше,т.к. дзвінок телефону відволікає оточуючих від своїх справ. Перш ніж, як зняти слухавку, краще усміхнутися, це змусить голос звучати приємно, в інтонації звучатимуть позитивні нотки, це одразу налаштує співрозмовника більш приємний лад.

Коли берете трубку найкращим чином спочатку назвати фірму, чи офіс, де ви працюєте, потім привітатися.

Не пристойно класти трубку, даючи зрозуміти, що ви задіяні, це свідчить низький рівень соціальної культури.

Важливо ознайомитися з тембром голоси, інтонацією, швидкістю і гучністю промови,т.к. під час розмови телефоном вся навантаження припадає саме на голос.

Краще коротенько записувати зміст розмови, ніж переплутати нічого й не забути.

Якщо під час розмови щось його перериває, попросіть почекати на лінії передзвонити трохи згодом.

Якщо дзвінок пролунав під час особистої розмови, вибачитеся перед співрозмовником, зніміть трубку і попросіть передзвонити трохи згодом.

Є низка висловів, яких коштує уникати є таке телефонної розмови:

1) «Не знаю» - цей відповідь підірве довіру до вас і вашої фірмі;

2) «Ви повинні…» - ваш клієнт нічого вам ні. Краще сказати «Краще було б…», «У разі Вам слід…» тощо.

3) «Ні» на початку пропозиції ускладнить пошук найкращого рішення. Краще перенести неґативну частину насамкінець пропозиції.

Треба вміти правильно закінчувати телефонна розмова, наприклад, фразою «Приємно із Вами поговорити» чи «Спасибі за дзвінок».

Поиск по сайту: