Помощничек
Главная | Обратная связь


Археология
Архитектура
Астрономия
Аудит
Биология
Ботаника
Бухгалтерский учёт
Войное дело
Генетика
География
Геология
Дизайн
Искусство
История
Кино
Кулинария
Культура
Литература
Математика
Медицина
Металлургия
Мифология
Музыка
Психология
Религия
Спорт
Строительство
Техника
Транспорт
Туризм
Усадьба
Физика
Фотография
Химия
Экология
Электричество
Электроника
Энергетика

Регистрация внутренних документов



Дата и индекс документа Кто подписал Краткое содержание Отметка об исполнении
       

 

 

Образец регистрационной карточки:

Лицевая сторона карточки

 

1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31
Корреспондент
Дата поступления и индекс документа Дата и индекс документа
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа

 

Оборотная сторона карточки

Контрольные отметки
 
Фонд № _______________Опись №______________ Дело №________________

 

Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать такие же графы, как в регистрационном журнале. Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром журнала (“пролистыванием”) или по разным “ключам” (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).

Обложка дела оформляется в соответствии с ГОСТ 17914-72. На обложке дела постоянного хранения указывают: наименование и подведомственность учреждения, наименование структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре дел, номер тома, заголовок, дату (год), количество листов, срок хранения или отметку "хранить постоянно". Надписи на обложках дел производят светостойкими чернилами или тушью.

 

ЗАО “КОНТИНЕНТ” Секретариат ДЕЛО № 1-5 Документы о поставке строительных материалов фирме “Акол” (заголовок дела) 1998 год (год) на _______ лист. Хранить 3 г. ст.1018 ТП

Если дело оформляется в папках импортного производства, то нужно учитывать, что такая папка предназначена для многократного использования, поэтому все необходимые сведения о документах дела в краткой форме фиксируются на сменяемом листке-вкладыше, который помещается в специальный "карман" на корешке обложки. Такие "карманы" могут иметь разные размеры: от небольшой ячейки в верхней части корешка до полного формата корешка папки.

До передачи в архив дела хранят по месту их формирования. За сохранности документов и дел несут ответственность руководители подразделений и отвечающие за делопроизводство сотрудники.

Дела хранят в специальных запирающихся шкафах. Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел, которую помещают на внутренней стороне дверцы шкафа. Каждое дело имеет на корешке индекс по номенклатуре дел.

Дела могут быть выданы для работы сотрудникам по распоряжению руководства. На дело, выданное для внутреннего пользования, заводят карточку-заменитель. Сторонним организациям дела выдаются по акту.

Изъятие документов из дел производится с разрешения руководителя. Вместо документа в деле оставляют заверенную копию документа и акт с указанием причин выдачи подлинника.

По окончании календарного года дела должны быть подготовлены к передаче на хранение в ведомственный архив.

 

Форма номенклатуры включает 5 граф:

Индекс дела Заголовок дела Количество дел (томов, частей) Срок хранения и статьи по перечню Примечания
01-01 Устав института   Пост. Ст.37  
01-02 Положения о структурных подразделениях   Пост. Ст.38  
01-03 Штатное расписание   Пост. Ст.52  

В первой графе проставляется индекс дела. Он состоит из двух частей – обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения.

Во второй – названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется графа третья.

В четвертой графе указывают срок хранения дел и соответствующую статью из "Перечня документов с указанием сроков хранения".

В графе "Примечания" можно отметить ответственных за дела, факт передачи дела в другое структурное подразделение и т.д.

Доверенность

Город Астрахань, Девятое сентября две тысячи третьего года.

Я, нижеподписавшийся, Николаев Николай Николаевич, проживающий в г. Астрахань, ул. Речная, д. 1, кв. 10, настоящей доверенностью уполномочиваю Михайлова Олега Олеговича, проживающего в г. Астрахань, Рыночная пл., д. 30, кв. 3, управлять и распоряжаться всем моим имуществом, в чем бы оно ни заключалось и где бы ни находилось, заключать все разрешенные законом сделки по управлению и распоряжению имуществом: покупать, продавать, дарить, принимать в дар, обменивать, закладывать и принимать в залог жилые дома и другое имущество, производить расчеты по заключенным сделкам; принимать наследство или отказываться от него; получать причитающееся мне имущество, деньги (вклады), ценные бумаги, а также документы от всех лиц, учреждений, предприятий, организаций, в том числе из отделений Сбербанка и других банков РФ; отделений связи и телеграфа по всем основаниям; распоряжаться счетами в Сбербанке и других банках РФ; получать почтовую, телеграфную и всякого рода корреспонденцию, в том числе денежную и посылочную, вести от моего имени дела во всех государственных учреждениях, кооперативных и общественных организациях, а также вести мои дела во всех судебных учреждениях со всеми правами, какие предоставлены законом истцу, ответчику, третьему лицу и потерпевшему, в том числе с правом полного или частичного отказа от исковых требований, признания иска, изменения предмета иска, заключения мирового соглашения, обжалования решения суда, предъявления исполнительного листа ко взысканию, получения присужденного имущества или денег.

Доверенность выдана сроком на ТРИ года.

Подпись

 

 




Поиск по сайту:

©2015-2020 studopedya.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.