Організація представницьких заходів як елементи системи ПР

Формуванню доброзичливого ставлення до фірми (організації), поширенню про неї вигідних відомостей, налагодженню контактів сприяють різноманітні пред­ставницькі заходи. У ПР-практиці одним із найвикористовуваніших заходів є презентації (лат. рrаеsеntatio) — офіційне представлення нових проектів, програм, об’єктів тощо. Підготовка її починається з визначення мети і завдань. Після цього розробляють її логічну послідовність, визначають час початку, загальну трива­лість заходу, окреслюють коло учасників, враховуючи журналістів, формують робочу команду, яка повинна забезпечити підготовку і проведення всіх презентаційних заходів.

Успіх презентації залежить від місця її проведення. Цей захід влаштовують у приміщеннях фірми (органі­зації) або в орендованих ресторанах, кафе, клубах, залах готелів. Місце повинно бути зручним, відповідати кількості запрошених.

Ведучим презентації має бути комунікативно підго­товлена особа. Нерідко для цього запрошують акторів, шоуменів. У її програмі доцільно обов’язково передбачити виступ осіб фірми (організації), які добре знають предмет, вміють про нього компетентно розповісти і від­повісти на запитання. Такою особою не обов’язково має бути перший керівник, особливо, якщо він не може ефективно виступати.

Після визначення основних орієнтирів презентації затверджують порядок і тривалість виступів, узгоджу­ють їх теми і зміст, щоб уникнути повторів. Водночас готують експозиційні матеріали.

Відповідно до завдань презентації формулюють клю­човий акцент (фразу) виступів, який мали б запам’ята­ти учасники, моделюють бажану реакцію аудиторії, прогнозують подальші дії. Усе це впливає на підготовку текстів виступів, інформаційних матеріалів, які вруча­ють запрошеним. Ці матеріали не варто поділяти на кате­горії («для преси», «для гостей», «для почесних гостей»), оскільки це негативно впливає на тих, кому дістанеться менш змістов­ний інформаційний пакет.

Одночасно готують приміщення для прийому гостей, закуповують напої, теки, сувеніри. Сувеніри, як правило, позначають логотипом фірми, товарними зна­ками, девізами. Бажано також подбати про одяг висту­паючих, допоміжного персоналу: він має відповідати меті, тональності презентації, характеру аудиторії. Не зайвою буде і репетиція презентації за участю осіб, які мають забезпечити її успіх. Особливо ретельно необхідно про­думати і відпрацювати початок презентації, адже він задає тон, темп, інтонацію всій програмі.

У день презентації організатори повинні заздалегідь прибути на місце її проведення і перевірити готовність до неї, особливо — технічні засоби.

Початок презентації передбачає невеликий і дина­мічний вступ, що має на меті акцентувати увагу на най­важливіших моментах презентації, допомагає налаго­дити зв’язки з аудиторією, відчути її настрій. Його еле­ментами традиційно є:

а) привітання (ведучий висловлює вдячність гостям за участь у презентації зі сподіванням, що вона буде їм цікавою і корисною);

б) представлення аудиторії ведучого і виступаючих;

в) оголошення предмета, мети, завдань презентації, інших особливостей, завдяки яким вона буде корисною для гостей;

г) повідомлення про тривалість презентації, регла­мент та інші умови. Ведучий, прагнучи діалогу з ауди­торією, повинен заохочувати виступаючих до запитань і колективного обговорення. Бажано проінформувати гостей, що наприкінці презентації їм видадуть копії виступів, інших матеріалів, що звільнить їх від додат­кової праці під час вислуховування промовців;

ґ) закінчення презентації. Фінал презентації має бути добре спланованим, з цілеспрямованим акценту­ванням на найважливіших питаннях. Він передбачає:

- коротке резюме найважливіших положень, пов­торення ключових фраз, аргументів, фактів;

- пропозиції щодо того, якими мають бути дії уча­сників після презентації;

- огляд допоміжної літератури з обговорюваної проблеми;

- завершальні слова вдячності.

Розв’язання різноманітних ПР-завдань відбуваєть­ся під час засідань круглих столів, семінарів, конфе­ренцій — зібрань, на яких обговорюють актуальні для фірми, суспільства проблеми. Активно використову­ють семінари для вироблення політичних рішень, налагодження взаємодії представників органів влади з громадськістю.

Після презентації, прес-конференції та подібних заходів традиційно влаштовують фуршет (прийом). Він не лише дає змогу розважитися, а й продов­жити спілкування у неформальній обстановці, налаго­дити контакти, уточнити питання, які не вдалося з’я­сувати раніше, отримати ексклюзивні відомості. Під час фуршету неприпустимо поділяти гостей на категорії, бо зневажливе ставлення до будь-кого з учасників може зіпсувати враження добре організованого і проведеного заходу. Особливо це стосується журналістів. Взаємодію із представниками ЗМІ необхідно налагоджувати на основі поваги до них, визнання значущості їх праці. Запросивши, наприклад, журналістів на презентацію, засідання, нараду, конференцію, семінар, необхідно подбати, щоб вони почувалися там, як і всі інші учасни­ки, мали необхідний доступ до розповсюджуваних мате­ріалів, були оточені належною увагою. Журналіст, який відчуватиме повагу до себе, намагання забезпечи­ти йому сприятливі умови, з адекватною налаштованістю писатиме матеріал про захід, на якому йому довело­ся побувати. В іншому випадку він може загалом зосереди­тися на його недоліках або нічого не написати про нього. А наступні запрошення організаторів можуть бути проігноровані.

Поиск по сайту: