ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

Переважна більшість документів, що відправляються із установ та спрямовуються до них, є інформаційно-довідковими. Вони міс­тять повідомлення про наявний стан справ у закладах, який є під­ставою для прийняття розпорядчих документів. Вони носять допо­міжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої доку­ментації, не обов'язкові для виконання на відміну від інших. Повідомлення, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

До довідково - інформаційних документів належать:

1.відгуки;

2.акти;

3.доповідні;

4.довідки;

5.звіти;

6.записки (доповідні, пояснювальні)

Акти

Акт — документ правової чинності, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти або події.

Акти складають після ухвал, при передаванні товарно-грошових цінностей однією особою іншій, після прийняття завершених бу­дівельних об'єктів, при проведенні випробувань нової техніки, при нещасних випадках, при зміні керівництва та інших подіях.

За необхідності акт затверджується вищою організацією або ке­рівником підприємства.

Акт оформляється комісією, що її створює керівник підприєм­ства та затверджує відповідним наказом.

Акти поділяються на:

· законодавчі – рішення щодо законів, указів, постанов;

· управлінські – підтвердження факсів, подій, вчинків, пов’язаних з діяльністю установ, підприємств, організацій, окремих осіб.

Реквізити акту:

· автор документа (назва підприємства, організації);

· дата, номер, місце складання;

· гриф затвердження;

· заголовок;

· підстава (наказ керівника організації);

· склад комісії;

· присутні;

· текст;

· відомість про кількість примірників акту, їх місцезнаходження;

· перелік додатків до акту;

· підписи членів комісії та присутніх (у разі необхідності).

Структура тексту:

1. Вступ (підстави для складання акту, перераховані члени комісії, їх завдання);

2. Постановча частина (суть і характер проведеної роботи, установлені факти, пропозиції, висновки);

Акти складають у трьох примірниках:

1-й примірник направляють до вищої організації;

2-й примірник – керівникові організації;

3-й примірник – до справи.

Відгуки

Відгук — документ, у якому висловлюються думки спеціаліста (колективу) з приводу якої-небудь роботи (наукової праці, що по­винна бути надрукована в журналах, наукових збірниках тощо), а також висновки про різні наукові, навчальні роботи, звіти тощо.

Реквізити відгуку:

· назва виду документа (відгук);

· заголовок;

· текст;

· підпис;

· дата;

· пе­чатка.

Довідки

Довідка — документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій.

Реквізити довідки:

· назва відомства, установи (адресат);

· назва виду документа (довід­ка);

· дата;

· місце укладання;

· заголовок до тексту;

· текст;

· підпис;

· пе­чатка.

Службова довідка повинна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відо­мостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть на­водитися таблиці, приєднуватися додатки.

Доцільно починати текст довідки особистого характеру з подання тексту у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості.

Доповіді

Доповідь — документ, у якому викладаються певні питання, даються висновки, пропозиції.

Призначена для усного (публічного) прочитання та обговорення.

Групи:

· Звітні (узагальнення стану справ, ходу роботи за певний час).

· Поточні (повідомлення про хід роботи).

· На політичні, наукові теми тощо.

Структура тексту:

I. Вступ, зазначаються підстави, причини, що зумовили появу документа.

II. Описова частина, де аналізується справжній стан справ, на­ водяться аргументи, даються посилання тощо.

III. Підсумкова частина містить висновки, пропозиції.

Записки

Доповідна записка — документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з повідомленням про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Групи:

· Звітні.

· Інформаційні.

· Ініціативні.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці, комп'ютері.

Реквізити:

· адресат;

· прізвище;

· ініціали посадової особи та назва посади;

· наз­ва виду документа (доповідна записка);

· заголовок (стислий зміст тексту);

· текст;

· додаток (якщо є);

· підпис;

· дата.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зов­нішню оформляють на загальному бланку установи з підписом ке­рівника.

Пояснювальна записка з'ясовує зміст певних положень основ­ного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини певного факту, вчинку, події.

Пояснювальна записка поділяється на групи:

· службові – текст відтворюється на бланку;

· особисті – текст відтворюється на аркуші паперу з відтворенням реквізитів та за підписом автора.

Оформлюється аналогічно доповідній записці.

Звіти

Звіт – це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи.

Звіти поділяються на групи:

· статистичні (цифрові) – оформлюються на бланках.

· текстові – оформлюються на звичайному папері за встановленою нормою.

Реквізити звіту:

· назва документу (звіт);

· період, за який складається звіт, назва установи, організації, підприємства;

· текст;

· підпис;

· дата складання звіту;

· індекс документа;

· гриф затвердження

Текст звіту викладається послідовно за пунктами виконання планових завдань. У кінці звіту дається пояснення причин повного чи часткового невиконання плану, викладаються перспективи його виконання.

3. СЛУЖБОВІ ЛИСТИ

Лист – це узагальнена назва різних за змістом документів, що є засобом спілкування між установами і виділяються по способу передачі інформації (тобто пересилаються по пошті). Листування поділяється на службове та особисте. Службові документи надходять від імені установ організацій або посадових осіб, що Ії представляють.

Службові листи — загальна назва великої групи управлінських документів, що служать засобом спілкування з установами та при­ватними особами.

Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. На них припадає чимала частина вхідної й вихідної документації. Функціональне призначення службових листів як елемента ділової комунікації полягає у досягненні згоди між двома та більш партнерами (організаціями, установами, фірмами, окремими особами тощо).

Службовий лист – самий поширений спосіб передачі інформації між установами та підприємствами, що відокремлюються завдяки способу передачі інформації.

Лист повинен складатись з одного питання, так як це значно полегшує та прискорює обробку документа. Проте, у службових листах допускається також порушувати кілька питань. Та в цей час слід ураховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше. Тому все ж доцільніше оформити кілька листів. Декілька питань в одному листі можна порушувати тоді, коли вони взаємопов’язані. Головна мета службового листа — спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясніс­тю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується у тексті лис­та уникати категоричних виразів. Тон листа повинен бути ней­тральний.

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа (перевагу надають кутовому розташуванню основних реквізитів) або на чистому аркуші паперу формату А4 або А5 ( у такому разі залишають місце для відбитка кутового чи повздовжнього штампа адресанта).

Службовий лист містить в собі такі реквізити:

· назва й адреса організації — відправника листа;

· номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді;

· номер і дата лис­та;

· назва й адреса одержувача листа;

· заголовок листа;

· текст;

· перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

· підпис;

· гриф погодження;

· візи (оформлюють у разі потреби на примірнику адресанта);

· відбиток печатки (проставляють у разі потреби);

· прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконавця);

· позначка про виконання документа й направлення його до справи (оформлюють від руки після виконання документа);

· позначка про перенесення даних на машинний носій;

· позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа).

Якщо службовий лист надсилають за межі України (у країни колишнього СРСР), то доцільно підготувати його російською мовою. Бланк має бути двомовний, допускається російсько-український варіант.

Службові листи застосовують для розв'язання численних опе­ративних питань, що виникають в управлінській діяльності: за­пити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, повідомлення, з'ясування, нагадування, підтверджен­ня, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги і т. ін.

Якщо лист пишеться на бланку, то він містить: емблему (якщо вона є), назву відомства й структурного підрозділу, адресу, номер листа, телеграфний шифр, номер розрахункового рахунку, трафаретизовані частини тексту.

Групи:

1. Лист-запит (ініціативний)

2. Лист – відповідь.

Якщо лист є відповіддю, то той, хто її складає, вказує дату і номер ініціативного листа на бланку при остаточному оформленні листа.

Існує багато різновидів службових листів. Так як вони повинні відтворювати будь-які види управлінської та виробничої діяльності. Листи класифікують за назвами та за необхідністю відповіді на них.

Листи, що потребують відповіді: лист прохання, лист звернення, лист пропозиція, лист запит, лист вимога, лист претензія.

Листи, що не потребують відповіді:лист відповідь, лист попередження, лист нагадування, лист відмова, лист розпорядження, лист повідомлення, супровідний лист, гарантійний лист, інформаційний лист, циркулярний лист.

Супровідний лист— документ, який інформує адресата про на­правлення до нього доданих до листа документів. Починають лист словами: «Надсилаємо», «Направляємо», «Повертаємо», «До­даємо» і т. ін., а далі — заголовки та пошукові ознаки (дата і но­мер) документа, що направляється.

Формуляр-зразок:

Направляємо Вам на рецензування рукопис «Програми курсу «Органі­зація діловодства». Програма пропонується як типова для всіх технікумів діловодства. Відгук просимо надіслати до 18 листопада 2006 р. Додаток: на 12сторінках в одному примірнику

Лист-запрошенняпропонує адресатові взяти участь у яко­мусь заході. Адресується як конкретній особі, так і закладам. Зміст — характер запланованого заходу, терміни проведення, умови участі.

Формуляр-зразок:

Навчально-методичне об'єднання (НМО) 22—23 червня 2006 р. прово­дить широке обговорення моделі спеціаліста «Діловод-організатор документаційного забезпечення управління». Оскільки спеціалісти такого про­філю працюють на підприємствах та в установах галузі, просимо Вас взяти участь у роботі НМО, висловити свої пропозиції щодо удосконалення нав­чального плану.

Засідання відбудеться у приміщенні Будинку офіцерів за адресою: Площа Перемоги, буд. 32, актовий зал. Початок роботи о 12 год. Приїжджі учасники забезпечуються гуртожитком та харчуванням.

Голова Ради НМО професор, доктор іст. наук В.В.Остапенко

Інформаційний лист— повідомляє адресатові про певний факт чи захід.

Формуляр-зразок:

Видавництво «Книжковий клуб» пропонує Вашій увазі книги, що будуть видані в 2007 р.:

Книги можна придбати у видавництві «Книжковий клуб» (вул. Щорса, 15) або за­мовити за адресою: 252103, м. Київ-103, вул. Щорса, 15, відділ реалізації.

Замовлені книги надсилаються післяплатою після їх виходу в світ. Теле­фон для довідок: 111-22-33. Відділ реалізації

Чекаємо на ваші замовлення.

Рекламний лист— різновид повідомного листа, направляється певному адресатові та містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів.

Мета такого листа — спонукати адресата скористатися певними послугами. У таких листах адреса зазначається окремо.

Лист-повідомлення близький до листів-запрошень. Складаєть­ся як відповідь на запит.

Починається словами: «Повідомляємо», «Ставимо Вас до відома» і т. ін. Далі — факти.

Формуляр-зразок

Заступнику керівника

Підприємства Косію Р.Б.

п. Урбана Н.О.

Повідомляємо про нашу згоду на перенесення терміну закінчення роботи на об’єкті по вул. Порика, 6 на Міжшкільний Навчально-виробничий Центр. Роботи по виконанню будівельно-ремонтних робіт будуть виконані не пізніше ніж до 12.05.2008р.

За угодою від 200 _р. № _

на квартал 200 р.

Заступник керівника підприємства (підпис) Косій Р.Б.

Лист-підтвердження — містить повідомлення про отримання якого-небудь відправлення (листа, телеграми, товару тощо), про те, що раніше складений документ лишається у силі (наприклад, до­говір, інструкція і т. ін.).

Починаються такі листи словами, утвореними від дієслова «під­тверджувати» .

Формуляр-зразок:

Адресат

Підтверджуємо отримання Ваших пропозицій, викладених у листі №524/141 від 01.02.2007. Рішення ради з цих питань буде прийняте 03.02.2007 р. та повідомлене Вам.

Посада (підпис) Розшифрування підпису.

Такі листи є обов'язковою частиною ділових стосунків.

Лист-нагадування — містить вказівку про наближення або закін­чення терміну певного зобов'язання або проведення заходу. Такі листи, як правило, починаються словами «нагадуємо».

Формуляр-зразок:

Адресат

Нагадуємо Вам, що згідно з договором №11/45 від 01.02.2007р. Ви маєте закінчити роботу над рекламним проектом до 01.05.2007р.

Просимо повідомляти про подальші зміни.

Посада (підпис) Розшифрування підпису

Гарантійний лист— документ, що забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань.

У ньому, як правило, гарантується оплата чи надання чогось (місця роботи, проведення досліджень і т. ін.). Виклад тексту повинен бути чіткий та виразний.

Гарантійний лист може починатися з імені та по батькові особи, до якої звертаються. Форма 3-ї особи вживається лише тоді, коли гарантійного листа адресовано до певної організації або підприєм­ства.

Формуляр зразок:

Фірмовий бланк Директору або штамп ВАТ»Металопостач»

Скорбюку А.А.

Просимо Вас надати послуги у вигляді постачання металевих конструкцій.

Зобов’язуємося сплатити. Наш розрахунковий рахунок №1111112233 відділення банку Укрсоцбанк

Директор (підпис) А.В.Варич

Головний бухгалтер (підпис) В.Б.Остапенко

Печатка

Ініціативний лист— це лист, що вимагає відповіді.

Такі листи висловлюють прохання, пропозицію, запит до адре­сата у розв'язанні певних питань. Тематика таких листів не обме­жена.

Формуляр-зразок:

Адресат

При розгортанні робіт з реставрації історично цінних будівель інституту виявилося неможливим поетапне проведення реставрації з продовженням навчального процесу в деяких приміщеннях.

Просимо Вас надати допомогу (посприяти) у виділенні орендних примі­щень площею 120 кв. м для перенесення всіх навчальних занять на час рес­таврації будівель. Посада (підпис) Розшифрування підпису

Лист-відповідь— за змістом залежний від ініціативного листа, оскільки тема тексту вже задана та залишається висловити рішення з приводу поставленого запитання: чи всі прохання можуть бути задоволені, якою мірою, в які терміни. Відмова повинна бути ва­гомо доведена.

Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами.

Працівники служби документування повинні намагатися скорочувати обсяг документообігу, тобто кількість документів, що надійшли до організації і створені нею за певний період, а отже, обґрунтовано братися за складання документів цієї групи. Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли не можливо вирішити питання в усному спілкуванні.

Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти й події слід висловлювати об’єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло але достатньою мірою повно. У службових листах можна порушувати декілька питань, але в тому випадку коли вони взаємопов’язані.

Текст листа складається з двох логічно пов’язаних частин: вступною та основною. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів.

В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо.

Залежно від призначення службового листа й від того, на чому автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташування логічних частин тексту може бути різним.

Якщо враховувати невпинне зростання потоку інформації, то для активації її сприйняття рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази й підстави викладати нижче.

Службові листи з нескладних питань, що були обговорені заздалегідь, можуть містити лише основну частину. Службові листи надсилають, аби спонукати адресата до дії, роз’яснити йому щось, переконати його в чомусь. Це досягається завдяки чіткості викладання й змістовності тексту. Для більшості службових листів характерна повторюваність одних і тих самих зворотів. Наприклад, починати службові листи можна такими зверненнями: «Шановний Андрію Олексійовичу!», «Пане Омелянчук!», «Шановні панове!».

Продовжують більшість листів такими словами й словосполученнями: «Відповідно до…», «Як відомо…», «Ймовірно…», «Прошу…», «Просимо…».

Уживають також дієприслівникові звороти: «Враховуючи…», «Незважаючи на…», «Розглянувши зауваження…» тощо.

Якщо лист-відповідь має посилання на індекс і дату вхідного документа, то в тексті документа його повторювати не слід.

ФАКС

Нині дедалі ширше застосовують оперативні засоби зв’язку, в тому числі – факсимільний зв’язок. За його допомогою передають телефонограми.

Фактично факс є ксерокопією переданого документа. Здебільшого цей зв’язок використовується як засіб листування між діловими партнерами, фірмами, організаціями.

Факс– службовий документ, одержаний за допомогою спеціального апарата (телефакса) телефонними каналами зв’язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Телефаксом можуть передаватися будь-які документи та додатки до них: таблиці, креслення, схеми, рисунки, фотокартки тощо. Проте, здебільшого цей зв’язок використовується як засіб листування між діловими партнерами, фірмами, організаціями. Факс оформлюють так само, як і службовий лист.

Факс – це поширений, але не менш доступний спосіб передачі інформації, ніж телефон або телеграф. Тому одне й те ж саме місце відправлення (місце призначення) може бути адресою різних авторів (адресатів). У цьому полягає особливість реквізитів факсів.

Обов’язкові реквізити факсу такі:

· місце відправлення;

· адресат;

· телефон місця відправлення;

· дата і час відправлення;

· кількість сторінок.

Вони подаються англійською мовою або українські слова записуються латинськими літерами. Текст факсу пишеться без скорочень.

Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат (телефакс) – це зазначення відправника (його коду), дата і час передавання документа; номер телефакса (апарата), з якого передано інформацію, кількість сторінок.

Відправник (адресат) має одержати підтвердження (CONFIRMATION REPORT) про те, що адресат одержав інформацію. В цьому підтвердженні (залежно від класу апарата) можуть зазначатися: код фірми–одержувача, номер телефакса одержувача, дата, час, та тривалість передавання, кількість одержаних сторінок (Р), результат (RESULTS). Головною є графа RESULTS, в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок (збоїв) проставляється «ОК», якщо були збої то «NG» (negative).

Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію і при значені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що його використовують для факсів дуже тонкий.

Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки й не передають на зберігання до архіву.

Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки. Службове листування з іноземними фірмами щодо найважливіших питань зберігають не менше 10 років.

Формуляр-зразок:

ПОВЗДОВЖНІЙ ШТАМП

20.02.2008 №06-07/123 Головному редактору

На 01-02/147 від13.02.2008 газети «RIA» пану Мельничук О.С.

Про розміщенні реклами фірми

ВАТ «Вінницягаз»

Шановний Олександр Станіславович!

Пропонуємо Вам розмістити у Вашій газеті наступне рекламне оголошення:

Відкрите Акціонерне Товариство «Вінницягаз» просить усіх абонентів з’явитися на звірку після перерахунку по ціні за фактично використаний газ у 2007році.

Наша адреса: м.Вінниця, вул. Шмідта, 32

Довідково-інформаційна служба 22-22-22

ТЕЛЕГРАМА

Телеграма– це службовий документ, що становить буквенно - цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку (телеграфом). Особливості телеграфного зв’язку полягають у швидкості передавання повідомлень та їхній документальності.

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки “не”). Не допускається переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший, робити виправлення. У разі потреби розділових знаків застосовують позначення:

КРПК (ТЧК – рос. мовою) – крапка;

КМ (ЗПТ – рос. мовою) – кома;

ЛПК (КВЧ – рос.мовою) –лапки;

НР – номер;

ДВК (ДВТ – рос.мовою) – двокрапка.

Знаки мінус «-«, плюс»+», відсоток»%» пишуть словами, однозначні числа – переважно словами, багатозначні цифрами.

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках - перший передають до відділення зв’язку, другий - підшивають у справу.

Оформляючи службову телеграму, зазначають:

· назва виду документа (ТЕЛЕГРАМА);

· категорія телеграми (ТЕРМІНОВА, МІЖНАРОДНА, УРЯДОВА);

· вид телеграми (ДВІ АДРЕСИ, ВІДПОВІДЬ ОПЛАЧЕНО);

· телеграфна адреса одержувача;

· номер документа, на який дають відповідь;

· текст;

· вихідний номер телеграми;

· скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму;

· посада особи, яка підписала телеграму;

· поштова адреса та назва підприємства – відправника телеграми;

· підпис;

· дата підписання телеграми;

· відбиток печатки підприємства - відправника.

Тести телеграм друкують без абзаців. Вони мають бути стислими й недвозначними.

Службові телеграми оформлюють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 у двох примірниках.

Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді.

У телеграмах відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці – вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму.

Ту частину телеграми, яку передають телеграфом, друкують великими літерами через 2 інтервали.

Зворотну адресу друкують малими літерами (перше слово з великої). Реквізити 23 (підпис) і 26 (відбиток печатки) оформлюють відповідно до ГОСТ 6.38-90.

У разі оформлення телеграми на чистому аркуші паперу частину, що не передається

Поиск по сайту: