ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ

ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНА ДОКУМЕНТИ. СЛУЖБОВИЙ ЛИСТ. ТЕЛЕГРАМА. ТЕЛЕФОНОГРАМА.

ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ

Організаційно-розпорядчі документи(ОРД)– це управлінська документація, що слугує засобом здійснення і регулювання процесів в управлінні. Документи, які належать до ОРД можна умовно поділити на такі групи:

· організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

· розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

· довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, довідки тощо);

· з кадрових питань(заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики);

· особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За назвою розрізняють:

· накази;

· протоколи;

· положення;

· розпорядження;

· вказівки;

· інструкції;

· правила;

· статути;

· звіти;

· ордери;

· плани;

· службові листи;

· заяви тощо.

За видами документи поділяють на:

· типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов’язковий характер;

· трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні заощаджується час;

· індивідуальні, які створюються кожного разу наново. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

За складністю документи бувають:

· прості, що містять інформацію з одного питання;

· складні, що містять інформацію щодо двох і більше питань. Слід урахувати, що прості документи легше обробляти, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі документи:

· внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи) і не виходять за його межі;

· зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

· термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»;

· нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяють на:

· службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

· офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:

· звичайні;

· для службового використання (ДСК);

· таємні;

· конфіденційні та інші.

За юридичною силою розрізняються:

· справжні (істинні) документи, що оформлюються в установленому законом порядку за всіма правила. У свою чергу, справжні документи бувають чинні та не чинні. Документ стає не чинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;

· фальшиві (підроблені) документи, в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

· оригінали – перші та єдині примірники офіційних документів;

· копії – документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригінала).

Встановлено два види організаційно-розпорядчих документів (ГОСТ 6.38-90):

· для службових листів;

· загальний (для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень, постанов, вказівок та інших організаційно-розпорядчих документів).

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляр-зразка.

Формуляр-зразок– це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732-94).

Реквізити– це сукупність обов’язкових даних у документі. Без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

У разі оформлення організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:

1. державний герб;

2. емблема організації;

3. зображення нагород;

4. код підприємства;

5. код документа;

6. назва Міністерства чи відомства;

7. назва підприємства(організації, установи, фірми);

8. назва структурного підрозділу;

9. індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку у банку;

10. назва виду документа;

11. дата;

12. індекс (вихідний та номер документа);

13. посилання на індекс і дату вхідного документа;

14. місце складання чи видання;

15. гриф обмеження доступу до документа;

16. адресат;

17. гриф затвердження;

18. резолюція;

19. заголовок до тексту;

20. позначка про контроль;

21. текст;

22. позначка про наявність додатка;

23. підпис;

24. гриф погодження;

25. візи;

26. відбиток печатки;

27. позначка про звірення копії;

28. прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконання);

29. позначка про виконання документа й направлення його до справи;

30. позначка про перенесення даних на машинний носій;

Поиск по сайту: