Регистрация документов

Все документы в организации должны быть зарегистрированы:

v Исходящие/входящие документы;

v Трудовые договоры;

v Договоры с поставщиками;

v Протоколы совета церкви/ епархиального собрания – это разные органы управления, и поэтому вы должны вести учет раздельно;

v Книги регистрации протоколов;

v Реестры приказов;

v и т.д.

Регистрацию документов можно вести в компьютере, по окончании года распечатывать и прикладывать к соответствующей папке документов.

Обязательные реквизиты протокола

Обязательные реквизиты в протоколе религиозной организации:

v Наименование организации;

v Номер протокола;

v Дата протокола;

v Наименование коллегиального органа;

v Время начала и окончания собрания;

v Место проведения собрания;

v Наименование делегатов собрания;

v Полный перечень присутствующих;

v Приглашенные;

v Повестка дня;

v Избрание председателя, секретаря собрания (лицо, осуществляющее подсчет голосов);

v Проголосовало (за, против, воздержались);

v Решили;

v Подпись председателя и секретаря собрания.

(Образец протокола в приложении к Методическому пособию).

Номенклатура дел

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Строки в номенклатуре дел – заголовки папок. В конце года составляется номенклатура дел на будущий год и через год в конце года уточняется.

В организации заводится специальный регистр-папка, который так и называется «номенклатуры дел с 15.12.2011 г. по __________ г.». Таким образом, руководитель и любое заинтересованное лицо может понять, какие документы в какие годы в организации составлялись.

(Образец номенклатуры дел в приложении к Методическому пособию).

Сроки хранения документов

Каждый документ в организации имеет свой срок хранения. Для того, чтобы разобраться в вопросе какой документ и сколько его хранить Приказ от 25 августа 2010 г. N 558 об утверждении «перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

В данном приказе есть все виды документов.

Основные термины

Все основные термины по делопроизводству содержатся в ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Рассмотрим некоторые из них:

Делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

Архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Официальный документ:Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

Автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавший документ.

Юридическая сила документа:Свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

Заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Составитель: юрист Люсико Адамия.

Корректор: Ирина Архипова.

Поиск по сайту: