У посібнику наведено вимоги до створення й оформлення організаційно-розпорядчих, інформаційних, фінансово-розпорядчих та кадрових документів.
Запропоновано різноманітні зразки документів, які відображають особливості написання та оформлення реквізитів. За допомогою наведених тестів, запитань та завдань до самостійної роботи студенти зможуть підготуватися до складання екзамену чи заліку.
Посібник становить інтерес для викладачів і студентів економічних спеціальностей та всіх, хто цікавиться діловодством.
ЗМІСТ
Передмова ………………………………………………………….....
4
1.
Робоча програма навчальної дисципліни …………….…..……..
5
2.
Зміст дисципліни та методичні рекомендації до її вивчення …..
17
Тема 1.
Вступ. Призначення та класифікація документів.…
17
Тема 2.
Стиль сучасного ділового письма ………………….
19
Тема 3.
Державний стандарт оформлення документів та їх реквізитів …………… . . . . ……………………………
22
Тема 4.
Інформаційні документи ……………………………...
41
Тема 5.
Розпорядчі документи ………………………………
43
Тема 6.
Документація з особового складу…………………..
44
Тема 7.
Фінансово-облікова документація ........………………
47
Тема 8.
Господарсько-договірна та господарсько-претензійна документація…………………………………………...
49
3.
Методичні вказівки до складання і оформлення контрольної роботи для студентів заочної форми навчання ………………....
54
Розділ 1. Теоретичні положення ……………………………..
54
Розділ 2. Зразки документів …………………………….…….
55
Розділ 3. Особливості складання документів……………..…..
58
4.
Теми рефератів для виконання самостійної роботи……….……
92
5.
Завдання науково-дослідного характеру…………………..…….
94
6.
Види навчальної роботи та принципи їх оцінювання…………..
96
7.
Засоби діагностики знань студентів ………………………...…..
98
7.1.
Тести для самоконтролю знань студента. ..……………
98
7.2.
Контрольні вправи ..………………………………..…..
112
7.3.
Питання на екзамен ……………………………...……..
114
8.
Література………………………………………………..……….
118
П Е Р Е Д М О В А Головна мета навчальної дисципліни „Діловодство” полягає в ознайомленні студентів з основними правилами складання документів, основами організації діловодства, теорією і практикою документування адміністративної та фінансово-господарської діяльності підприємств і організацій.
Основне завданнянавчальної дисципліни:
вивчення основних понять курсу;
набуття практичних навичок відтворення реквізитів організаційно-розпорядчої документації;
формування вмінь грамотного складання основних документів, які використовуються в управлінській діяльності;
формування системи знань про сучасний діловий документ, який використовується в процесі управління;
вивчення підходів до створення різноманітних форм управлінської документації;
аналіз і виявлення типових помилок-недоліків, які трапляються під час складання документів.
Головною передумовою входження України до єдиного європейського освітянського простору є впровадження кредитно-модульної системи організації навчального процесу, яка передбачає посилення ролі самостійної роботи студентів, використання тестового контролю знань.
Навчальний посібник комплекс розрахований на студентів економічних спеціальностей, а також фахівців, спеціалістів і службовців, які цікавляться питаннями діловодства.
Мета та завдання навчальної дисципліни Навчальна програма розрахована на студентів, які навчаються за освітньо-кваліфікаційними програмами підготовки бакалаврів.
Програма побудована за вимогами КМСОНП та узгоджена з орієнтовною структурою змісту навчальної дисципліни, рекомендованою Європейською Кредитно-Трансферною Основною метою викладання дисципліни „ДІЛОВОДСТВО” є ознайомлення студентів з основними з правилами складання документів, основами організації діловодства, теорією і практикою документування адміністративної, фінансово-господарської та кадрової діяльності підприємств і організацій.
У результаті вивчення курсу студент повинен:
- знати основні вимоги до складання та оформлення документів;
- вміти застосовувати теоретичні знання з особливостей оформлення документів для складання інформаційних, розпорядчих, організаційних, господарсько-договірних, господарсько-претензійних, кадрових та обліково-фінансових документів.
ЗМІСТОВИЙ МОДУЛЬ 1.
Теоретичні вимоги до документів.
Державний стандарт оформлення реквізитів документів Тема 1. Вступ. Призначення та класифікація документів Поняття про документ, його роль та місце в управлінні. Класифікація документів. Поняття про діловодство.
Тема 2. Стиль сучасного ділового письма Поняття про стиль сучасного ділового письма. Вимоги до змісту документів: достовірність, точність, повнота, стислість та переконливість. Правила написання тексту документів. Логічна структура тексту: вступ, доказ, закінчення, порядок їх розташування. Основні функції документів. Варіанти розташування реквізитів на бланках документів. Розміри берегів документів. Формати листків паперу призначеного для складання документів. Тема 3. Державний стандарт оформлення документів та їх реквізитів Сучасні вимоги до оформлення змісту документів. Форми документації. Перелік та правила оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих документів: зображення Державного герба України та герба Автономної Республіки Крим; зображення емблеми організації; зображення нагород; код організації; код форми документа; назва організації вищого рівня; назва організації; назва структурного підрозділу або територіального відділення, філії, посадової особи; довідкові дані про організацію; назва виду документа; дата документа; реєстраційний індекс документа; посилання на реєстраційний індекс і дату документа; місце складання або видання документа; гриф обмеження доступу до документа;адресат; гриф затвердження документа; резолюція; заголовок до тексту документа; відмітка про контроль; текст документа; відмітка про наявність додатків; підпис; гриф погодження документа; візи документа; відбиток печатки; відмітка про засвідчення копії; прізвище виконавця і номер його телефону; відмітка про виконання документа і направлення його до справи; відмітка про наявність документа в електронній формі; відмітка про надходження документа до організації; запис про державну реєстрацію документа.
ЗМІСТОВИЙ МОДУЛЬ 2.
Види документів та особливості їх складання Тема 4. Інформаційні документи Поняття про інформаційні документи. Службові листи та їх різновиди: супровідні листи, лист-запит, лист-відповідь, характеристика змісту листів: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, з’ясування, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги тощо. Доповідні і пояснювальні записки: внутрішні, зовнішні, звітні, інформаційні та ініціативні. Основні вимоги до написання телеграм, телефонограм та довідок, особливості їх складання. Документи колегіальних органів: протоколи (стислі, повні та стенографічні) та стенограми. Тема 5. Розпорядчі документи Поняття про розпорядчі документи. Особливості складання та види наказів: накази що стосуються особового складу; накази з констатаційною частиною, яка складається зі вступу, доведення та висновків, накази з констатаційною частиною, яка посилається на розпорядчий документ організації вищого рівня; накази без констатаційної частини. Характеристика структурних частин наказів: констатаційна та розпорядча. Розпорядчі документи центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування: ухвали, постанови, розпорядження (загальні, часткові).
Тема 6. Документація з особового складу Поняття про документи з особового складу. Заяви: вимоги до написання деяких реквізитів заяв. Накази з особового складу як кадрові документи, особливості їх складання. Основні складові частини характеристики. Вимоги до написання автобіографії: вичерпність та лаконізм викладу інформації. Особливості оформлення трудових книжок. Вимоги до складання трудових договорів та термін їх укладання: на невизначений строк, на визначений строк, на час виконання певної роботи (на виконання разової роботи).
Тема 7. Фінансово-облікова документація Поняття про фінансово-обліковудокументацію. Основні документи, що відносяться до фінансово-облікової документації: акт, лист-відмова, відомість, гарантійний лист, заява-зобов’язання, заявка, квитанція, накладна.Структурні частини та вимоги до складання актів. Оформлення відкриття рахунків в банку. Особливості написання заяви-зобов’язання. Переписка про відмову від акцепту рахунків – платіжних вимог. Тема 8. Господарсько-договірна та господарсько-претензійна документація Поняття про господарсько-договірну документацію. Основні документи, що відносяться до господарсько-договірної документації. Вимоги до написання та основні види договорів: постачання, купівлі-продажу, закупівлі сільськогосподарської продукції, позики, наймання житлового приміщення тощо. Поняття про господарсько-претензійну документацію. Основні документи, що відносяться до господарсько-претензійної документації: протоколи розбіжностей, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви. Основні вимоги до складання протоколів розбіжностей та передумови їх складання. Комерційні акти – особливості їх написання та основні реквізити. Форма та види претензійних листів. Правила написання та основні реквізити позовних заяв.
2. ЗМІСТ ДИСЦИПЛІНИ
ТА МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ ДО ЇЇ ВИВЧЕННЯ
Тема 1. Вступ. Призначення та класифікація документів Управління суспільством, галуззю національної економіки чи підприємством являє собою з погляду технології процес отримання, обробки і передачі інформації. Переважна частина інформації, яка використовується в управлінні, фіксується. Це обов’язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в сучасних умовах отримувати, зберігати і передавати інформацію можна, лише зафіксувавши її попередньо.
Документ (з лат. “спосіб доказу”, “повчальний приклад”) – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини.
Документи розрізняють на папері, перфокарті, фото- і кіноплівці, диску, дискеті та ін.
Сукупність документів, оформлених відповідно до певних правил і які використовуються в управлінській діяльності, називаються управлінською документацією.
Діловодство – це діяльність із створення документів та організації роботи з ними. Організація роботи з документами означає створення умов, які забезпечують рух, пошук та зберігання документів у діловодстві.
