Атестаційної комісії України

09.01.2008 №1
Якщо проект документа необхідно погодити з кількома підприємствами, установами, організаціями, складають „Аркуш погодження”, про що роблять відмітку в самому документі на місці грифа погодження: „Аркуш погодження додається”.

25. Візи документа (реквізит 25)вказують на згоду або незгоду певних посадових осіб з його змістом. Візами оформлюють внутрішнє погодження документа у межах підприємства, установи, організації — автора цього документа. Візувати документи можуть лише ті посадові особи, до компетенції яких належить вирішення питань, порушених у цих документах; найчастіше — керівники юридичних, фінансових та економічних служб.

Віза складається з таких елементів: назва посади особи, яка візує документ, її особистий підпис, розшифрування підпису (ініціал(и) і прізвище) та дата візування:
Начальник юридичного відділу

(підпис) А.Д. Цаплієнко

16.01.2008
Візу розташовують нижче реквізиту "Підпис". У разі якщо на лицьовому боці аркуша не вистачає місця для візи, то її дозволяється проставити на зворотному боці останнього аркуша документа.

Складові елементи візи, звичайно, крім особистого підпису, можуть бути заздалегідь надруковані виконавцем чи друкаркою на проекті документа або написані власноруч посадовою особою безпосередньо під час візування.

Зауваження і пропозиції до змісту документа, у разі їх наявності, викладають на окремому аркуші, про що на самому проекті документа роблять відповідну відмітку:
Зауваження і пропозиції додаються

Начальник відділу кадрової роботи

(підпис) Г.М. Баковецький

22.01.2008
Якщо при візуванні з'ясовується, що проект документа потребує істотного доопрацювання відповідно до зауважень і пропозицій, то після доопрацювання він підлягає повторному візуванню.

Коли візують документ, який має направлятися за межі підприємства, установи чи організації, то візу ставлять тільки на тому примірнику документа, що залишається за місцем видання.

26. Відбиток печатки (реквізит 26) проставляють на документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати коштів і матеріальних цінностей.

Відбитком печатки на документі засвідчують підпис відповідальних осіб. Тому відбиток проставляють таким чином, щоб він охопив кілька літер назви посади осіб, які підписали документ:

Фінансовий директор

Головний бухгалтер

Місце для проставляння відбитку печатки може бути заздалегідь визначено на документі. Його позначають двома великими літерами – М.П. Наприклад:

Генеральний директор

М.П.

Головний бухгалтер

Печатка, яка відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Відбиток печатки має бути чітким й добре читатися.

27. Відмітку про засвідчення копії (реквізит 27) розташовують нижче реквізиту „Підпис”. Вона складається з таких елементів: словосполучення Згідно з оригіналом (без лапок), назва посади особи, яка засвідчує копію, її особистий підпис, розшифруван­ня підпису (ініціал(и) і прізвище) та дата засвідчення:
Згідно з оригіналом

Секретар (підпис) П. П. Коломієць

14.01.2008
Цей реквізит проставляють на копіях документів, у тому числі й ксерокопіях, з метою засвідчення їх відповідності оригіналові.

У деяких випадках для надання копії юридичної сили її засвідчують відбитком печатки. Наприклад, при підготовці пакету документів для подання до Пенсійного фонду з метою нарахування або перерахування пенсії працівникові підприємства, установи, організації, інспектор відділу кадрів повинен обов’язково засвідчити копію з розпорядчого документа про зарахування працівника на посаду та копію з трудової книжки відбитком печатки:
Згідно з оригіналом

Інспектор відділу кадрів (підпис) О. Л. Паламаренко

14.01.2008

28. Прізвище виконавця і номер його телефону (реквізит 28) розміщують на лицьовому боці останнього аркуша документа в нижньому лівому куті без відступу від межі лівого берега:

Андрієвський 447 12 14

У зв’язку з тим, що наявність цього реквізиту передбачає звернення до виконавця у разі необхідності уточнень або роз'яснень щодо змісту документа, бажано, крім прізвища і номера телефону, вказувати ім'я та по батькові виконавця. Це сприятиме встановленню контакту. Наприклад:

Поиск по сайту: