Для службового користування

Прим. З
або
Таємно

Прим. 2
Наявність реквізиту обумовлює особливий порядок обліку, зберігання і використання документів.

16. Адресат (реквізит 16) містить сукупність точних і повних даних згідно з якими документ має бути доставлений за призначенням.

Адресатом документа може бути ор­ганізація, її структурний підрозділ або конк­ретна посадова особа чи громадянин.

Реквізит "Адресат" максимально може ма­ти такі складові частини:

• 
  назва організації-адресата;
• 
  назва структурного підрозділу;
• 
  назва посади одержувача;
• 
  прізвище та ініціал(и) одержувача;
• 
  поштова адреса.

Цей реквізит друкують, як правило, розміром шрифту 14 пунктів. Кожну зі складових частин "Адресата" розташовують з нового рядка без розділових знаків (крапок, ком тощо). Відстань між рядками має становити півтора інтервалу. Довжина рядка обмежується правим текстовим берегом і не перевищує 78 мм (див. Додатки 1, 2).

Якщо лист адресують організації (чи її структурному підрозділу), то назву подають у називному відмінку:
ТОВ "Укрпромтех"
Відділ постачання і збуту
Якщо лист адресують посадовій особі із зазначенням організації та структурного підрозділу, в якому вона працює, то назву організації і назву структурного підрозділу подають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата — у давальному:

АКБ "Акварель"

Фінансове управління

Провідному спеціалісту

Майданову Ю. М.
У разі адресування листа керівникові організації або його заступникові назва організації входить до складу назви посади адресата:
Генеральному директору

Спільного українсько-

Російського

підприємства "Дружба"

Василевській М. О.
Якщо лист адресують багатьом однорідним установам, то адресата зазначають узагальнено:
Головам правлінь

Акціонерних

і комерційних банків
До реквізиту "Адресат" може входити поштова адреса. Складові частини поштової адреси оформлюють відповідно до "Правил надання послуг поштового зв'язку.

Наприклад:
Редакція журналу

"Секретар-референт"

Пр-т Свободи, 23, оф. 1101

Київ, 02094

Директору Національного

Науково-дослідного

інституту охорони праці
17. Гриф затвердження документа (реквізит 17). Затвердження – це особливий спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів.

Документи затверджують посадові особи (як правило, керівники підприємств, установ, організацій), до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах. Нормативно-правові акти (статути, положення, інструкції, правила, регламенти тощо) мають затверджуватися відповідними розпорядчими документами (рішеннями, розпорядженнями, наказами тощо) підприємств, установ, організацій, що видали цей акт.

Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа.

Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова управління

АКБ "Макс-Комерцбанк"
(підпис) П.Ю.Станицький

12.01.2008

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджуваного документа у називному відмінку.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ директора заводу

імені Г.Т.Сидорчука
03.02.2008 № 137
Гриф затвердження розташовують у правому верхньому куті першого аркуша документа з відступом від межі лівого берега на 104 мм. Як свідчить практика, документи, які підлягають затвердженню, доцільно оформлювати на кутових бланках (див. Додаток 2)або на чистих аркушах паперу формату А4. Насамперед це пов'язано з тим, що гриф затвердження має бути розташований вище реквізиту "Назва виду документа", оскільки затверджується сам документ (акт, інструкція, план, звіт тощо), а не текст документа. На поздовжніх бланках зробити це практично неможливо через відсутність відповідного місця для грифа затвердження у правому верхньому куті бланка (див. Додаток 1).

18. Резолюція (реквізит 18) —це напис на документі, зроблений керівником підприємства, установи чи організації, що містить вказівки щодо виконання документа. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, термін виконання, особистий під­пис керівника, дата:

Іванченку М. С.

Підготувати відповідь

До 26. 01.2008

(підпис)

Поиск по сайту: