 |
|
|
Архитектура Астрономия Аудит Биология Ботаника Бухгалтерский учёт Войное дело Генетика География Геология Дизайн Искусство История Кино Кулинария Культура Литература Математика Медицина Металлургия Мифология Музыка Психология Религия Спорт Строительство Техника Транспорт Туризм Усадьба Физика Фотография Химия Экология Электричество Электроника Энергетика |
Вибір завдання до розділу № 2
Продовження табл. 3.2
У цьому розділі потрібно зазначити (описати) особливості написання тих документів, які наведені в контрольній роботі (згідно з табл. 3.2), а саме: – визначення документа та до яких видів відноситься даний документ (наприклад: інформаційні, розпорядчі, організаційні, кадрові, господарські чи претензійні і т.д.); – класифікація на групи (види) (наприклад: протокол може бути стислим, повним та стенографічним… і пояснити… і т.д.); – особливості складання тексту (наприклад: текст наказу складається з двох частин – констатаційної та розпорядчої, а саме… і т.д.); – перелік реквізитів цього документа. Підпункти цього розділу представляють собою назви документів, після яких іде пояснення. Вся необхідна інформація знаходиться в даному комплексі, нижче перед зразками документів. Телеграми, складені на підприємстві, візують, підписують, датують та засвідчують печаткою відповідно до загальних вимог щодо оформлення службових листів. Телеграма може бути написана ручкою, надрукована на друкарській машинці чи набрана на комп’ютері, без викреслень та виправлень, у такій послідовності:
Усі відомості, зазначені в нижній частині телеграфного бланка, друкують малими літерами, лише перше слово – з великої. Ці відомості в рахунок слів не включаються, каналами зв’язку не передаються і відправником не оплачується. У разі оформлення телеграми на чистому аркуші паперу, нижню частину відокремлюють суцільною лінією. Повна адреса включає найменування адресата, найменування вулиці, номер будинку, пункт призначення (місто або населений пункт), назву країни (для міжнародних телеграм). Номери будинків, корпусів, квартир можна писати літерами або цифрами, які, в свою чергу, розділяються словами „будинок”, або „буд”, „корпус”, або „кор”, „квартира”, або „кв”. назви номерних вулиць або підприємств передаються літерами. Слова „проїзд”, „проспект”, „квартал”, „провулок” слід писати повністю. У телеграмах, адресованих підприємствам, замість детальної адреси і повної назви адресата можна використовувати їх умовні чи скорочені позначення, які мають бути зареєстровані підприємством зв’язку. При цьому умовна адреса повинна складатися з одного легкого для прочитання слова не більше як із 6 літер, наприклад: ОРІОН, МАЛЬВА, АЙСТРА, тощо; скорочена адреса – з одного слова не більше як із 15 літер, наприклад: АВТОТЕХСЕРВІС, ПРОМБУДМОНТАЖ, НАФТОГАЗПРОМ тощо. Не допускається вживання умовних і скорочених адрес, що складаються з власних назв (назв міст, інших населених пунктів, річок тощо). Існує кілька варіантів написання адреси з використанням умовного або скороченого позначення:
Знаки, в тому числі розділові, в телеграмах можна подавати як відповідними позначками (табл. 3.3), так і словами, повністю або скорочено (за бажанням відправника). Таблиця 3.3
У групах цифр крапка, кома, двокрапка, тире, плюс подаються відповідними позначками. Пишуться тільки словами: № – номер або НР; ! –знак оклику; % –відсоток. На підприємствах телеграми складають у двох примірниках. Перший примірник подають у відділенні зв’язку, а другий (копію) підшивають до справи. ___________________________________________________ ТОВ „Розалія” Директор (підпис) М.С. Терещук 16.03.2009 Як правило, телефонограму складає, оформлює й передає секретар-референт або інший працівник підприємства за дорученням керівництва. Оформлюють телефонограму на спеціальному чи трафаретному бланку або на чистих аркушах паперу формату А 5 в одному примірнику із зазначенням таких реквізитів:
Козаку Г.В. ТЕЛЕФОНОГРАМА Київ генерального директора (підпис) Р.М.Байденко Референт Луценко Секретар Дорошенко тел. 498-88-99 тел. 489-00-01
Підписує телефонограму керівник підприємства або відповідальний виконавець. Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список адресатів із зазначенням номерів їх телефонів. Текст телефонограми має бути лаконічним, чітким, стислим. Бажано, щоб його обсяг не перевищував 50 слів, при цьому слід уникати слів, які рідко вживаються або складно вимовляються. Літери у прізвищах, які погано сприймаються на слух, передають словами. Наприклад, прізвище Глібко передають так: „Ганна, Леонід, Іван,Богдан, Костянтин, Ольга”. Передаючи телефонограму, слід дотримуватися такої послідовності:
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА –це службовий документ, що містить виклад певного питання з висновками та пропозиціями автора. У доповідній записці автор може:
Залежно від адресата доповідні записки бувають внутрішні і зовнішні. Внутрішню доповідну записку адресують керівникові (підприємства або структурного підрозділу), якому безпосередньо підпорядковується працівник-автор записки. Зразок внутрішньої доповідної записки: (НАЗВА СТРУКТУРНОГО ПІДРОЗДІЛУ) Директору_________ (назва підприємства) (прізвище, ініціали) м. Чернігів документальної ревізії у магазині „....” Прошу Вас призначити документальну ревізію товарних операцій магазину за період з 01.01.2009 до 29.01.2009. Начальник відділу (підпис) (розшифрування підпису) (посада, підпис, ініціали та прізвище виконавця) (дата)
Зовнішні доповідні записки адресують керівникам органів вищого рівня. Зразок зовнішньої доповідної записки: вул. Струтинської, 12, м. Рівне, 33012, тел. 62-02-02 код ЄДРПОУ 12123522, р/р 26003202535654 в Укрексімбанку м. Рівне
Начальнику Державної податкової інспекції у м.. Рівному Сидорчуку В.В. доповідна записка Про відновлення операції
Головний бухгалтер (підпис) В.Ю. Богдан Як правило, їх оформлюють на загальному бланку підприємства, при цьому реквізит „назва структурного підрозділу підприємства” не зазначають. Незалежно від того, хто є автором зовнішньої доповідної записки, підписати її має право тільки керівник підприємства. Проте, за необхідності, на документі може бути зазначено прізвище та номер телефону безпосереднього виконавця. ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА– це службовий документ, що містить пояснення змісту окремих положень іншого документа або причин якоїсь дії, вчинку, ситуації. За призначенням пояснювальні записки поділяються на дві групи. До першої групи належать пояснювальні записки, які є, так би мовити, супровідними відносно основних документів (планів, звітів тощо). Вони мають зберігатися у справі разом з основними документами. До другої групи належать записки, у яких наводятьпояснення з приводу подій, пригод, вчинків та поведінки окремих працівників. Зразок пояснювальної записки: Начальнику АТП №____ (прізвище, ініціали) (прізвище, ім’я, по батькові) Пояснювальна записка 20.02.2009 Пояснювальна записка може бути оформлена на чистому аркуші паперу від руки і адресована керівникові підприємства або структурному підрозділу, у якому працює автор записки. Складає і підписує пояснювальну записку працівник, який має безпосереднє відношення до подій, причини яких пояснюються в записці. Дата пояснювальної записки є дата її підписання, а не дата пригоди, що сталася. СЛУЖБОВІ ЛИСТИ – це один із способів обміну інформацією і оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності організацій. Службові листи застосовують для розв’язання численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, з’ясування, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги та ін. текст службового листа повинен висвітлювати лише одне питання. Головна мета службового листа – спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. рекомендується у тексті листа уникати категоричних виразів із вживанням конструкцій на зразок “напевне”, “як і раніше”, “як відомо”, “якщо можливо” та ін. Тон листа повинен бути нейтральним. Реквізити службового листа:
Зразок службового листа:
вул. Приходька, 75,м. Рівне, 33000, тел. (0362) 22-11-22; 9-40_________________________________________________________ на № ____ від _________ Рівненської облдержадміністрації п. Іванчуку І.І. Про надання інформації Майбутні спеціалісти готуються до виконання обов’язків в управліннях та відділах обласних, районних та міських органів державного управління і місцевого самоврядування. Прошу Вас надати інформацію студенту V курсу (денна форма навчання) Лисаку Богдану Івановичу для підготовки дипломної роботи на тему “Організація взаємодії органів регіональної влади та підприємницьких структур у процесі управління інвестиційною діяльністю на прикладі Рівненської області”. СЛУЖБОВІ ЗАПИСКИ за своїм призначенням ближчі до службових листів, ніж до доповідних і пояснювальних записок. За допомогою службових записок здійснюється листування між структурними підрозділами у межах одного підприємства. Залежно від змісту службова записка може мати інформаційний, ініціативний або звітний характер і містить повідомлення, пропозицію, прохання або відповідь. Для оформлення службових записок кожний структурний підрозділ підприємства може заздалегідь виготовити спеціальний бланк службової записки, у якому буде зазначено його назву та назву виду документа, а також зафіксовано обмежувальні позначки для реквізитів „Дата документа”, „Реєстраційний індекс документа”, „Посилання на реєстраційний індекс і дату документа”, на який дають відповідь”, „Адресат” а „Заголовок до тексту”. Зразок службової записки: та кадрової роботи управління На №_____від_______ СЛУЖБОВА ЗАПИСКА Про виготовлення візитних карток Начальник управління (підпис) (розшифрування підпису) його внутрішнього телефону) Службові записки доцільно впроваджувати тільки на великих підприємствах, що мають складну структуру й у штаті яких працює понад 200 осіб. Проходження службових записок має фіксуватися у відповідних реєстраційних формах. ПРОТОКОЛ –це службовий документ, в якому фіксується хід обговорення питань і рішення, ухвалені на з’їздах, конференціях, зібраннях, нарадах, засіданнях колегіальних органів. Обов’язковому протоколюванню підлягають засідання колегіальних органів (колегій, дирекцій, рад, правлінь тощо), які постійно діють на підприємствах. Під час засідання постійний секретар або спеціально призначена особа веде протокол. За обсягом фіксованих даних протокол може бути:
Протокол оформлюють на загальному чи спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу формату А4 з відтворенням таких обов’язкових реквізитів:
08. – 10.06.2009 30.06. – 02.07.2009 30.12.2008 – 02.01.2009 Заголовок до тексту протоколу має містити назву виду колегіальної діяльності (засідання, нарада, збори) та назву колегіального органу в родовому відмінку. Наприклад: „Наради у заступника голови облдержадміністрації”, „Загальних зборів трудового колективу підприємства”. Текст протоколу складається із вступної та основної частин. Увступній частинізазначають прізвища та ініціали голови, секретаря, присутніх постійних членів колегіального органу і запрошених осіб, а також порядок денний. Після слова „Присутні” спочатку за алфавітом записують усіх присутніх на засідання постійних членів колегіального органу, а потім-запрошених осіб із зазначенням, за потреби, їх місць роботи і посад. У протоколі розширеного засідання, де багато присутніх, склад їх зазначають кількісно, а список із прізвищами додають до протоколу, про що роблять відповідний запис. У порядку денному зазначають питання, винесені на розгляд колегіального органу, прізвища та ініціали доповідачів, а в разі потреби-вказують їх посади. Питання розташовують в порядку їх важливості, складності і часу, передбаченого на обговорення. Найпростіші питання, як правило, зазначають останніми. Кожне питання нумерують. Якщо на розгляд виносять багато питань, дозволяється не включати порядок денний у текст протоколу, а зробити посилання: „Порядок денний засідання додається”. Основна частинапротоколу складається з розділів, що мають відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумерують арабськими цифрами і структурують за такою схемою: СЛУХАЛИ–ВИСТУПИЛИ–ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ). Ці слова друкують великими літерами без відступу від межі лівого берега аркуша. Після них ставлять двокрапку. Після слів „СЛУХАЛИ” й „ВИСТУПИЛИ” з абзацу зазначають прізвища та ініціали доповідачів і учасників обговорення. Потім ставлять тире і викладають зміст доповіді від третьої особи однини. Питання до доповідача і його відповіді протоколюють у порядку їх надходження. Якщо текс або тези доповідей чи виступів додаються окремо, то після прізвища з ініціалами роблять запис:„Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається”. З кожного питання порядку денного приймають рішення, яке фіксують нижче слова „ВИРІШИЛИ” („УХВАЛИЛИ”) з абзацу. Рішення, що охоплюють кілька питань, поділяють на пункти, які нумерують арабськими цифрами. У кожному пункті має бути конкретно визначено: кому доручається, що саме та в який термін має бути виконане. Стиль протокольних рішень-розпорядчий, лаконічний, виключає неоднозначні трактування. За необхідність у протоколі зазначають результати голосування тих чи інших питань, що були підставою для прийняття рішень. Остаточно оформлений протокол підписують голова і секретар колегіального органу. Зразок протоколу: (НАЗВА ПІДПРИЄМСТВА) м. Дніпропетровськ Голова – Богдан М.С. Секретар – Кальченко О.П. Присутні: Волошко В.М., Данченко К.Ф., Губрій І.Л., Ковалевська Т.Д., Яцько Б.Ю. Про результати перевірки стану організаційно-розпорядчої документації підприємства (доповідач – заступник директора підприємства Волошко В.М.). Волошко В.М. – Відповідно до розпорядження директора підприємства від 31.05.2009 № 87 комісією у складі: ... було проведено перевірку стану організаційно-розпорядчої документації. Комісією виявлено ряд суттєвих недоліків в обробленні, обліку та зберіганні цих документів. За результатами перевірки комісія підготувала доповідну записку про стан організаційно-розпорядчої документації підприємства (див. Додаток). ВИСТУПИЛИ: Яцько Б.Ю. – На підприємстві не сформовано служби діловодства як окремого структурного підрозділу. Відповідальність за організацію діловодства покладалася на секретарів директора підприємства, які не мали необхідного досвіду роботи з документами і тричі змінилися за п’ять років існування підприємства. Відсутність контролю за організацією роботи з документами у діловодстві й призвело до такого стану. За цей період більш-менш нормально велася лише кадрова документація. Богдан М.С. – Прошу Вас, Богдане Юрійовиче, як кваліфікованого фахівця, що має досвід у роботі з організаційно-розпорядчими документами, взяти під контроль організацію служби діловодства на підприємстві.
Додаток: доповідна записка про стан організаційно-розпорядчої документації підприємства на 2 арк. в 1 прим. Секретар (підпис) О.П. Кальченко До справи № 01-03 Кальченко О.П. 21.06.2009 Довідка, що її скеровано за межі установи, оформлюється на бланку і містить у собі такі реквізити: назву виду документа, адресат, дату, місце укладання, заголовок до тексту, текст, підпис. Внутрішня довідка оформлюється на внутрішньому бланку або на чистих аркушах. Довідки особистого характеру оформлюються на бланках або на чистих аркушах. У таких довідках доцільно починати текст з подання у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. Не рекомендовано вживати звороти типу “цим повідомляємо”, “дійсно проживає”, “дійсно працює”. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, треба користуватися трафаретними бланками, виготовленими друкарським способом, де від руки заповнюють лише окремі частини реквізитів. Зразок довідки: СПІЛЬНЕ ПІДПРИЄМСТВО “РІКО” вул. 16 Липня, 5 м. Рівне, Україна, 33028 ДОВІДКА
Видана Климчик Олені Миколаївні про те, що вона працює в УССП “Ріко” на посаді завідувача канцелярії з 1994 року по даний час. Довідка видана для подання за місцем вимоги. Реквізити довідки:
ЗАЯВИ ПРО ПРИЙНЯТТЯ НА РОБОТУ. Згідно із законодавством про працю при вступі на роботу громадяни подають письмову заяву, де викладають прохання про зарахування на певну посаду до певного структурного підрозділу (організації). Особливості написання деяких реквізитів заяв: а) при адресуванні заяви треба вказувати домашню адресу та своє прізвище та повністю ім’я і по батькові; б) у тексті заяви формулюється прохання (висновок) і дається обґрунтування прохання (доказ). Зразок заяви: Голові правління ЗАТ «СП ВЗПП» Усику К.В. Христюк Ольги Сергіївни, яка мешкає за адресою: вул. Соборна, 26, кв. 2, м. Рівне, 33000 тел. 22-35-37
НАКАЗ – розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції. Накази видають на основі та для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних вказівок вищих органів. Текст наказу складається з констатаційної і розпорядчої частини. Констатаційна частина може бути трьох видів:
В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу. Наприклад, “контроль за виконанням наказу покладаю на … (залишаю за собою).” Текст повинен мати наказову форму викладу розпорядчої частини. Зокрема, пропоновані до виконання дії подаються в інфінітивній формі (зарахувати, здійснити, покласти на…); якщо фактові надається більше значення, ніж особі, то вживається пасивна форма (серйозні порушення виявлено…); активна форма вживається для того, щоб вказати ініціатора певної дії (начальник планового відділу зобов’язаний…). Як виконавці звичайно вказуються організації (структурні підрозділи), службові особи із зазначенням прізвища, ініціалів, посади в давальному відмінку (управлінню, ст. інженерові управління Бондаренку Є.І.). САЛОН КРАСИ ”ЄВА” НАКАЗ
розкладі працівників салону краси “Єва” - один дерматолог; - один секретар; 2. До 25.12.2008 обладнати для цих працівників робочі місця: – для дерматолога – окреме робоче місце у косметичному кабінеті; – для секретаря – окремий стіл, комп’ютер і телефон біля центрального входу у салон; 3. Начальнику відділу Мамчур С.Р. довести чинний наказ до особового складу працівників салону. 4. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.
Кожний пункт наказу нумерується арабськими цифрами, розпочинається назвою виконавця (у давальному відмінку), продовжується – назвою дії (в інфінітиві) та строком виконання (за десятинною системою): 1. Відділові культури та стилістики української мови провести атестацію співробітників до 17.05.2009. Значна за кількістю пунктів розпорядча частина може оформлятися у вигляді таблиці. Зразок наказу, в констатаційній частині якого вказано посилання на ініціативний документ:
Поиск по сайту: |
