Тема 17: Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетные лица – это работники организации, получившие авансом наличные денежные средства на предстоящие расходы (хозяйственные и по служебным командировкам).

Авансовый отчет (АО-1) – это документ первичного учета, подтверждающий расходование выданных авансом подотчетных сумм с приложением оправдательных документов. Авансовый отчет первоначально заполняется подотчетным лицом и представляется им в бухгалтерию для дальнейшей проверки, утверждения руководителем и списания произведенных расходов.

Выдача наличных денег под отчет производится через кассу организации по расходному кассовому ордеру, в котором указывается целевое назначение данной суммы. В бухгалтерии организации должен иметься приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет на хозяйственные расходы. Соответствующим приказом должны быть утверждены и сроки, на которые выдаются такие авансы. Основанием для выдачи средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную командировку.

Не позднее 3 рабочих дней с момента истечения срока, на который выдан аванс, или возвращения из командировки, подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих расходы документов и произвести окончательный расчет. Форма авансового отчета составляется в единственном экземпляре.

Новый аванс выдается только после полного расчета по ранее выданному. Полученный аванс ПЛ может расходовать только по целевому назначению. Передача подотчетных сумм одним ПЛ другому запрещается.

Бланк авансового отчетадвухсторонний. На лицевой стороне подотчетное лицо должно указать наименование организации, номер авансового отчета и дату его заполнения, свои ФИО, отдел, в котором он числится, и табельный номер, если таковой имеется, а также свою должность и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, их расходе, перерасходе или остатке.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются в порядке их записи в отчете. Строка 1а лицевой стороны, формы и графы 6 и 8 оборотной стороны бланка авансового отчета заполняются в случае, если аванс был выдан в иностранной валюте (например, на загранкомандировку), согласно правилам и действующему законодательству.

Дальнейшее оформление авансового отчета осуществляет бухгалтер. В таблице «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне он вносит номера корреспондирующих счетов и суммы, на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. После проверки правильности заполнения авансового отчета, оформления оправдательных документов и целевого расходования средств, бухгалтер должен поставить отметку о том, что отчет проверен и утвержден в соответствующей сумме, заполнить расписку на лицевой стороне бланка и передать ее подотчетному лицу.

Далее на лицевой части бланка авансового отчета ставятся подписи бухгалтера и главного бухгалтера с их расшифровками, при необходимости, вносятся суммы остатка или перерасхода и реквизиты расходных или приходных кассовых ордеров, по которым производится окончательный расчет.

Проверенный авансовый отчет должен быть подписан руководителем организации. После утверждения документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного аванса должен быть оприходован в кассу, перерасходованная сумма выдана подотчетному лицу в установленном порядке.

Пример

Товароведу магазина № 2 ООО «Лето» Ивановой М.К. выдали из кассы 5600 руб. на командировочные расходы. Длительность командировки 8 дней: с 18.04.2010 по 25.04.2010 г. По приезду из командировки Ивановой были представлены следующие документы:

ж/д билеты: г. Мончегорск – г. Москва (№ 15), г. Москва – г. Мончегорск (№28). Цена одного билета 1200 р.

две квитанции по обретению постельного белья (№ 18, № 74). Цена одного комплекта 45 р.

счет за проживание в гостинице (221) на 4 суток по 550 р. в день

командировочное удостоверение (№ 45): 100 р. в сутки.

Остаток внесен в кассу по ордеру № 97 в день предоставления отчета. Отчет принял к проверке бухгалтер Петров К.Д., проверила гл. бухгалтер Агафонова М.Д. и утвердил директор Лангуев С.О. в тот же день. Заполнить авансовый отчет № 9 от 26.04.2010 г.

Поиск по сайту: